Ali vaše podjetje res potrebuje toliko tiskalnikov?

Nekatere se uporabljajo vsak dan, druge le občasno, tretje pa so priključene zgolj zato, ker “še vedno delujejo”.

Takšno stanje običajno ni posledica načrtnega odločanja, ampak se oblikuje skozi leta. Ob širitvi podjetja se kupi nova naprava, ob okvari stare se poišče najugodnejša zamenjava, posamezni oddelki pa si pogosto izberejo rešitev, ki v tistem trenutku najbolje ustreza njihovim potrebam. Po desetih ali petnajstih letih tako nastane tiskalniško okolje, ki ga sestavlja množica različnih naprav brez enotne strategije.

Na prvi pogled to morda ni težava. Tiskanje deluje, uporabniki imajo napravo v bližini, delo poteka nemoteno. Toda ko podjetje začne podrobneje analizirati stroške in organizacijo dela, hitro ugotovi, da veliko število naprav prinaša precej več stroškov in administracije, kot bi pričakovali.

Stroški, ki jih pogosto nihče ne spremlja

Ko govorimo o stroških tiskanja, večina najprej pomisli na toner ali papir. V resnici pa to predstavlja le del celotne slike.

Vsaka dodatna naprava pomeni tudi redno vzdrževanje, servisne posege, zalogo potrošnega materiala, porabo električne energije in čas, ki ga IT služba porabi za nameščanje gonilnikov, odpravljanje napak ter pomoč uporabnikom. Če podjetje uporablja več različnih proizvajalcev, se zaplete še nabava, saj je treba naročati različne tonerje, spremljati več servisnih partnerjev in upravljati različne uporabniške vmesnike.

Pogosto ostanejo skriti tudi posredni stroški. Zaposleni izgubljajo čas zaradi počasnega tiskanja, čakanja na servis ali iskanja ustreznega tonerja. Dokumenti se tiskajo na napačnih napravah, uporabniki pa se morajo privajati različnim načinom uporabe posameznih modelov.

Čeprav posamezen strošek ni velik, se njihov skupni učinek skozi leto hitro pozna.

Več naprav ne pomeni nujno boljše dostopnosti

Veliko podjetij še vedno verjame, da ima vsak oddelek svojo napravo zato, ker je tako delo hitrejše. V praksi pa sodobne multifunkcijske naprave omogočajo bistveno večjo zmogljivost kot pred nekaj leti.

Namesto desetih ali petnajstih manjših tiskalnikov lahko potrebe več uporabnikov brez težav pokrije nekaj strateško postavljenih multifunkcijskih naprav. Te so hitrejše, zanesljivejše, omogočajo napredno skeniranje dokumentov, varno tiskanje in enostavno povezovanje z informacijskimi sistemi podjetja.

Takšna konsolidacija ne pomeni, da bodo zaposleni hodili po dokumente v drugo stavbo ali izgubljali čas. Nasprotno. S pravilnim načrtovanjem postavitve naprav ostanejo vse ključne funkcije uporabnikom enako dostopne, podjetje pa pridobi bistveno bolj pregledno in učinkovito tiskalniško okolje.

Dobra kombinacija za sodobno pisarno

Pri prenovi tiskalniškega okolja ni cilj zamenjati vseh naprav z enakim modelom. Pomembneje je, da posamezna naprava ustreza dejanskim potrebam uporabnikov.

Za delovne skupine, ki večino časa tiskajo dokumente formata A4, pripravljajo ponudbe, pogodbe ali drugo poslovno dokumentacijo, predstavlja zelo dobro rešitev Ricoh IM C401F. Gre za kompaktno barvno multifunkcijsko napravo, ki združuje hitro tiskanje, kakovostno skeniranje, kopiranje in sodobne možnosti povezovanja z mobilnimi napravami ter oblačnimi storitvami. Zaradi svoje velikosti jo je mogoče postaviti neposredno v pisarniške prostore, kjer zaposlenim zagotavlja hiter dostop brez nepotrebnega zasedanja prostora.

Kadar podjetje potrebuje tudi izpise večjih formatov, tehnično dokumentacijo, načrte ali večje količine tiskanja, pa se kot osrednja naprava odlično obnese Ricoh IM C3010(A). Samostoječa A3 multifunkcijska naprava omogoča hitro obdelavo večjih količin dokumentov, napredno skeniranje, avtomatsko obdelavo dokumentacije in številne funkcije, ki jih manjši tiskalniki preprosto ne ponujajo.

Prav kombinacija ene ali več zmogljivih A3 naprav na skupnih lokacijah ter več A4 multifunkcijskih naprav v posameznih delovnih skupinah se je v številnih podjetjih izkazala kot najbolj učinkovita rešitev. Uporabniki imajo napravo vedno v razumni bližini, podjetje pa bistveno zmanjša število različnih naprav in poenostavi njihovo upravljanje.

Analiza pokaže dejansko sliko

Pred odločitvijo o zamenjavi opreme je smiselno najprej analizirati obstoječe stanje. Šele takrat postane jasno, katere naprave so preobremenjene, katere večino časa mirujejo in kje nastajajo največji stroški.

V številnih primerih analiza pokaže, da podjetje uporablja precej več naprav, kot jih dejansko potrebuje. Hkrati razkrije tudi navade uporabnikov, količine tiskanja, potrebe po barvnem izpisu in možnosti za digitalizacijo dokumentnih procesov.

Na podlagi teh podatkov je mogoče pripraviti načrt postopne optimizacije, brez nepotrebnih investicij ali motenj pri vsakodnevnem delu. Cilj ni zgolj zmanjšati število naprav, temveč ustvariti pregledno, varno in stroškovno učinkovito okolje, ki bo podjetju služilo še vrsto let.

Manj naprav, več nadzora

Sodobne multifunkcijske naprave že dolgo niso več namenjene zgolj tiskanju. Predstavljajo pomemben del digitalnega delovnega okolja, zato je smiselno nanje gledati kot na poslovno infrastrukturo in ne kot na posamezne pisarniške pripomočke.

Podjetja, ki se odločijo za konsolidacijo tiskalniškega okolja, običajno ne pridobijo le nižjih stroškov. Pridobijo tudi enostavnejše upravljanje, boljšo informacijsko varnost, manj prekinitev pri delu in večjo preglednost nad celotnim procesom tiskanja.

Vprašanje zato ni več, koliko tiskalnikov ima podjetje, ampak ali so ti res postavljeni tam, kjer ustvarjajo največjo vrednost.

Več na www.vibor.si