Zakaj podjetja potrebujejo pametnejše skeniranje dokumentov? Ricoh SD serija spreminja pravila igre

Kljub hitri digitalizaciji pa številna podjetja še vedno vsakodnevno delajo z velikimi količinami papirne dokumentacije – od pogodb, računov, dobavnic, kadrovskih dokumentov do podpisanih obrazcev in arhivskega gradiva.

In prav tukaj se pogosto začne težava: počasno skeniranje, zagozden papir, ročno popravljanje dokumentov, nepravilno obrnjene strani in izgubljen čas zaposlenih.

Nova generacija multifunkcijskih naprav Ricoh SD (Smart Digitization) želi ta problem rešiti drugače.

To ni več “navaden skener”

Ko govorimo o multifunkcijskih napravah, večina podjetij še vedno pomisli predvsem na tiskanje in kopiranje. Toda Ricoh SD serija je bila zasnovana predvsem kot napreden center za digitalizacijo dokumentov.

Njena največja posebnost je revolucionarni straight-path scanner oziroma raven prehod papirja skozi napravo. Zakaj je to pomembno?

Klasični skenerji papir pogosto obračajo po ukrivljeni poti, kar povzroča zatikanje, poškodbe občutljivih dokumentov ali težave pri mešanih formatih. Ricoh SD naprave uporabljajo raven prehod dokumentov, zaradi česar lahko brez težav skenirajo tudi zahtevnejše materiale: račune na tankem papirju, kuverte, prepognjene dokumente, NCR obrazce, občutljiv termični papir in celo plastične kartice.

Za podjetja to pomeni manj ročnega dela in precej manj težav pri zajemu različnih vrst dokumentacije.

Hitrost, ki zaposlenim dejansko prihrani čas

Veliko podjetij danes izgublja ogromno časa pri administraciji. Dokumente je treba skenirati, poimenovati, razvrstiti in poslati naprej v proces.

Ricoh SD serija omogoča izjemno hitro obojestransko skeniranje – do 200 slik na minuto, hkrati pa lahko naprava obdela velike količine dokumentov brez stalnega nadzora uporabnika. Naprave imajo podajalnik do 300 listov, kar pomeni, da zaposleni ne stojijo več ob napravi in čakajo, da se proces zaključi.

V praksi to pomeni manj izgubljenih ur pri administrativnih opravilih in več časa za naloge z večjo dodano vrednostjo.

Mešani dokumenti? Brez ročnih nastavitev

Ena večjih težav v podjetjih je skeniranje različnih velikosti dokumentov. Računi, A4 pogodbe, manjši listki, dobavnice ali osebni dokumenti pogosto zahtevajo ročne nastavitve.

Ricoh SD serija uporablja inteligentno avtomatizacijo: sama prepozna velikost dokumenta, popravi zamik (skew correction), pravilno obrne dokument in pripravi ustrezno digitalno datoteko — brez dodatnega ročnega popravljanja.

To je posebej pomembno za računovodstva, kadrovske službe, logistiko, zdravstvo, javni sektor in podjetja z večjo količino vhodne dokumentacije.

Zakaj je to pomembno za podjetja?

Vprašanje danes ni več, ali skenirati dokumente, ampak kako hitro jih pretvoriti v uporaben podatek.

Pametnejše skeniranje pomeni:

• hitrejše procese in manj administracije
• manj ročnega vnašanja podatkov
• manj napak pri obdelavi dokumentov
• hitrejši dostop do informacij
• boljšo sledljivost dokumentacije
• lažjo povezavo s sistemi za digitalno hrambo in upravljanje dokumentov

Ricoh SD naprave omogočajo tudi povezovanje s poslovnimi procesi, oblačnimi storitvami in sistemi za upravljanje dokumentacije, zato dokument po skeniranju lahko samodejno pristane v pravi mapi, procesu ali odobritvenem toku.

Digitalizacija ni več luksuz, ampak konkurenčna prednost

Podjetja, ki še vedno ročno obdelujejo velike količine dokumentov, pogosto sploh ne opazijo, koliko časa in stroškov izgubljajo vsak dan.

Nova generacija naprav, kot je Ricoh SD serija, kaže, da multifunkcijska naprava danes ni več le tiskalnik v pisarni, ampak postaja pomembno orodje za pospeševanje digitalne transformacije podjetja.

Kajti v sodobnem poslovnem okolju ni največja prednost to, kdo ima več dokumentov – ampak kdo zna informacije hitreje spraviti v uporabo.