Strategije, orodja in še več … Vse, kar morate vedeti o ekipni kolaboraciji? (3. del)

Da je kvalitetna ekipna kolaboracija kompleksen proces, smo pokazali v prvih dveh delih članka. Dotaknili smo se različnih strategij, kako ekipo, ne glede na to, na katerem področju dela, ali o kakšnem projektu govorimo, pripeljati do končnega cilja, ki je uspešna ekipna kolaboracija. Na trgu pa obstaja kar nekaj zanesljivih orodij, ki nam sodelovanje precej olajšajo, ali pa ga preprosto dvignejo na višjo raven. V zadnjem delu članka se bomo tako sprehodili skozi 15 orodij, ki vsaka po svoje lahko doprinesejo k boljši ekipni kolaboraciji.

1. del članka je dostopen tukaj: Strategije, orodja in še več … Vse, kar morate vedeti o ekipni kolaboraciji? (1. del)

2. del članka je dostopen tukaj: Strategije, orodja in še več … vse, kar morate vedeti o ekipni kolaboraciji? (2. del)

Vprašajmo se, koliko elektronskih sporočil dnevno izmenjamo s svojimi sodelavci? Koliko časa porabimo, da informiramo ekipo glede vseh cilje in trenutnega stanja projekta? Če ste ob odgovorih na vprašanja naleteli postali zaskrbljeni, potem je morda čas, da razmislite o uporabi kolaboracijskih orodij. Tehnologija kolaboracije je v porastu, od komunikacijskih do projektnih orodij, tehnologija nam dandanes nudi vse, kar potrebujemo. Vsako leto se na trgu znajde kar nekaj novih kolaboracijskih orodij, medtem ko se obstoječa vseskozi izboljšujejo.

S pomočjo portala HubSput smo za vas pripravili nekaj strategij, kako pripraviti ekipo za boljšo kolaboracijo (v prvih dveh delih smo jih podrobneje opisali).

1. Komunicirajte vizijo, vrednote in cilje podjetja znova in znova;
2. komunicirajte vaša pričakovanja od kolaboracije;
3. definirajte in komunicirajte ekipne cilje;
4. izpostavite (in še prej prepoznajte) veščine in prednosti posameznih članov ekipe;
5. vzpostavite skupnost na delovnem mestu;
6. vzdržujte odprto in iskreno komunikacijo;
7. spodbujajte kreativnost;
8. delite znanje, informacije in vire;
9. bodite vzor;
10. premostite meje pisarne;
11. praznujte in nagrajujte uspešno ekipno delo;
12. investirajte v kolaboracijska orodja.

V tem delu pa se, kot rečeno, osredotočamo na orodja za ekipno kolaboracijo. Tukaj je 15 kolaboracijskih orodij, s katerimi lahko zadostite potrebam vsakršne ekipe.

Komunicirajte s svojo ekipo

Ljudje ne moremo sodelovati, če med seboj ne komuniciramo. Poglejmo si nekaj najboljši opcij, če iščemo komunikacijsko kolaborativno orodje.

1. Flowdock

Flowdock je skupinska in zasebna pogovorna platforma. Najbolj zanimiva lastnost Flowdocka je ekipni “predal”, kjer najdemo obvestila različnih kanalov, kot so Twitter, Asana in ostalih.

2. GoToMeeting

GoToMeeting je spletna videokonferenčna programska oprema, ki uporabnikom omogoča organizacijo sestankov in deljenje ekranov. Je ena najbolj popularnih videokonferenčnih orodij za milijone uporabnikov.

3. Slack

Slack verjetno ni potrebno posebej predstavljati, saj je gre za eno najbolj popularnih orodij tudi v Sloveniji. Predstavljate si ga lahko kot katerokoli drugo aplikacijo za pošiljanje sporočil, kot je na primer Facebook Messenger. Je središče za komunikacijo v vaši ekipi in mesto, kjer posameznik lahko poišče pomembne informacije. Uporabnikom omogoča široko paleto lastnosti, med drugim tudi instantno komunikacijo, prenašanje datotek in iskanje v zgodovini sporočil. Poleg širokega nabora lastnosti je Slack znan po integracijskah z drugimi platformami, kot sta Trello in Intercom.

4. WebEx

Cisco se lahko pohvali z orodjem WebEx, ki nudi personalizirane videokonferenčne sobe, kjer lahko uporabniki organizirajo sestanke. WebEx lahko uporabljamo za ekipno kolaboracijo, webinarje, izobraževanja in podporo uporabnikom.

Vodenje projektov in organizacija opravil

Verjetno najbolj pomembna kategorija kolaboracijskih orodij so ravno tista, s katerimi uspešno vodimo projekte.

Kakšna je razlika med uspešnim in neuspešnim projektnim vodenjem? Nedvomno bolj zapletena, kot bi si želeli. Kar 59 % delavcev namreč meni, da je komunikacija v njihovem podjetju (predvsem med vodjo projektov in drugimi zaposlenimi) precej zamudna. Poglejmo si torej nekaj vodilnih aplikacij za uspešno vodenje projektov ter njihove glavne lastnosti.

5. Asana

Eno najbolj razširijenih orodij za vodenje projektov je Asana. Omogoča nam, da uporabnikom dodeljujemo naloge, dodajamo sledilce projektov in spremljamo roke. Asana je uporabna tudi kot “to-do” aplikacija, ali koledarska aplikacija, s katero nam nobena aktivnost projekta ne uide. Programska oprema vas vodi pri izpolnjevanju teh zahtev ne glede na to, ali gre za izvedbo vaše trženjske akcije, doseganje ciljev podjetja ali razvoj izdelka. Najboljša je pri majhnih podjetjih, ki prehajajo na bolj zapletene projekte. Z Asano lahko povežete tudi veliko drugih aplikacij za uspešno vodenje projektov, delo v ekipi in komunikacijo.

6. Dapulse

Dapulseje kolaboracijsko orodje, ki nam pomaga pri komunikaciji, postavljanju opravil in dodeljevanju le-teh. Največja prednost dotičnega orodja pa je odlični vizualni dizajn, katerega uporabnik hitro osvoji in brez težav vodi različne projekte. Ta programska oprema poenostavlja način delovanja skupin z obvladovanjem delovnih obremenitev in izboljšanjem komunikacije. Z uporabo vizualnega časovnega okvira pomaga pri upravljanju načrtov, zato člani z lahkoto nadzorujejo svoje naloge.

7. ProofHub

ProofHub je celostno delovno orodje, ki nam omogoča odlično kolaboracijo in vodenje projektov. Robusten videz in preprosta uporaba – sploh obstaja kaj boljšega? Sistem je zasnovan tako, da obsega vse, kar vaše podjetje potrebuje za uspešen nadzor nad projekti. Na tej platformi lahko organiziramo datoteke, načrtujemo in spremljamo potem projektov, prav tako pa lahko komuniciramo in diskutiramo s koleg ali zunanjimi poslovnimi partnerji. ProofHub nam poleg tega omogoča, da ocenimo in potrdimo datoteke preko spletnega “proofing” orodja.

8. Redbooth

Redbooth je še eno v vrsti kvalitetnih orodij za vodenje projektov, ki je zelo enostavno za uporabo. Platforma uporabnikom omgoča načrtovanje in kolaboracijo preko številnih različnih funkcij, od videokonference, do klasičnih tekstovnih sporočil.

9. Trello

Trello je orodje, s katerim lahko v vsakem trenutku preverite v kateri fazi je projekt ali določena dejavnost, delegirate naloge in planirate aktivnosti. Poleg same preglednosti je pomembna tudi terminska opredelitev in členitev velikega projekta na manjše dele. Za ekipno delo je izredno pomembno transparentno delovanje in deljenje relevantnih informacij.

10. Wimi

Wimi nudi uporabnikom njihov lastni, celostni delovni prostor, kjer lahko ekipe spremljajo potek projekta, delijo datoteke in dodeljujejo opravila v koledarju. Administratorji nadzorujejo dostop do posameznih kanalov projekta, podobno kot pri Teamsih. Wimi bazira na oblačni tehnologiji, preko katere poteka sinhronizacija datotek.

11. Milanote

Milanote je aplikacija, ki vam omogoča, da izkoristite digitalno v svoj prid. Da se čim bolj izognete motečim faktorjem in ohranite svojo produktivnost, vam morda pripomore tudi ustaljen urnik. Milanote vam omogoča, da naredite seznam opravil in načrtujete, približno koliko časa boste zanje porabili. Po končanem delu se lahko ozrete nazaj in ocenite, kako uspešno ste ga opravili. Milanote je ena bolj kvalificiranih orodij, katero lahko uporabljamo tudi za bloganje. MIlanote je lahko tudi zanimivo orodje za dizajnerje, ki delajo na daljavo.

Ustvarjajte skupaj

Opravilo ni vedno zgolj stvar posameznika, temveč se pogosto zgodi, da je isto opravilo dodeljeno večim ljudem. Včasih ekipa dela na enem opravilu dalj časa in zato so koristna spodnja orodja:

12. Codingteam

Programerji lahko z uporabo platforme Codingteam na enostaven način sodelujejo pri pisanju kode. Codingteam jim nudi brezplačno programsko opremo, ki na zanimiv in vizualno privlačen način omogoča kvalitetno ekipno kolaboracijo.

13. Igloo

Igloo je neke vrste intranet podjetij, kjer zaposleni lahko komunicirajo in sodelujejo med seboj. Z uporabo Wikijev lahko sodelavci delijo ideje, informacije in tako prenašajo znanje.

14. Google Docs

Z Google Dokumenti lahko pišete in urejate dokumente ter sodelujete pri njihovem ustvarjanju z drugimi ne glede na to, kje ste. Vse to brezplačno. V Google Dokumentih lahko ustvarjate privlačne dokumente z orodji za pametno urejanje in prilagajanje sloga, s katerimi je oblikovanje besedila in odstavkov povsem preprosto. Izbirate lahko med več sto pisavami ter dodajate povezave, slike in risbe. Odprite, ustvarite in uredite dokumente na poljubnem mestu – v telefonu, tabličnem računalniku ali namiznem računalniku – tudi brez povezave. Vse vaše spremembe so samodejno shranjene med vnašanjem. Uporabite lahko celo zgodovino različic in si ogledate stare različice istega dokumenta, razvrščene po datumu in avtorjih sprememb.

15. Quip

Quip je v začetku bila zgolj mobilna aplikacija, zdaj pa je na voljo tudi namizna verzija. Ekipe lahko istočasno sodelujejo na različnih tipih datotek. Spremembe se shranjujejo avtomatsko, kolaboracijo pa dodatno olajšajo lastnosti, ko je pogovor, komentiranje in “to-do” seznami.

Kako izberemo pravo orodje?

Podjetja in tudi posamezniki bi morali izbirati med tisto programsko opremo, ki zadosti njihovim potrebam. Spodaj smo našteli nekaj kriterijev, ki jih lahko uporabimo za identifikacijo najboljše izbire za vašo ekipo ali podjetje:

Iščite orodja s čim več lastnostmi

Nekatera orodja so sicer kvalitetna, vendar se v celoti osredotočajo na en aspekt ekipne kolaboracije. Dobro premislite, kaj potrebujete in kako uporabno je za vas lahko neko orodje. Vedno je boljše imeti kakšno lastnost preveč, kot premalo.

Orodja naj bodo karseda enostavna za uporabo

Brez dvoma je to eden najpomembnejših kriterijev. Če je neko orodje sicer uporabno, vendar se ga dolgo časa učimo uporabljati, ne pride v poštev, še posebej, če govorimo o ekipah, ki hitro rastejo. Če je na voljo demo verzija orodja, se jo splača preizkusiti, posebej pa je potrebno paziti na intuitivni uporabniški vmesnik in karseda enostavno navigacijo.

Bodite pozorni na nastavitve zasebnosti in varnosti

Ekipna kolaboracije ne pomeni, da so vse stvari nujno javne. Pogosto se zgodi, da si člani ekipe želijo povedati določene stvari, ki so zasebne, ali govoriti o delu projekta, ki se ne tiče vseh članov. Zato je pomembno, da ima izbrano orodje možnost zasebnih pogovorov, kajti to je dandanes praktično obvezna oprema kolaboracijskih orodij.

Izkoristite oblačno tehnologijo

Oblačna tehnologija ima mnoge prednosti. Ena največjih je ta, da lahko vedno spremljamo predhodne verzije in aktivnosti na dokumentih, datotekah in projektih. Vse informacije so shranjene v oblaku, kar pomeni, da lahko vsi člani ekipe delajo istočasno, ne glede na to, kje se nahajajo.

Preverite integracije in kompatibilnost

Naš prvi nasvet je bil, da izberete orodje z večjim številom lastnosti kajne? Temu pa ni vedno čisto tako. Občasno najdemo tudi orodja, ki tisto eno stvar delajo vrhunsko. Na tej točki nastopijo integracije. Poiščite tista orodja, ki se lahko integrirajo z ostalimi aplikacijami in programsko opremo. Pomembna pa je seveda tudi kompatibilnost. Na primer, izbrano orodje bi moralo podpirati vse tipe datotek, ki jih v ekipi uporabljate.

1. del članka je dostopen tukaj: Strategije, orodja in še več … Vse, kar morate vedeti o ekipni kolaboraciji? (1. del)

2. del članka je dostopen tukaj: Strategije, orodja in še več … vse, kar morate vedeti o ekipni kolaboraciji? (2. del)