5 razlogov, zakaj investirati v digitalno pisarno

Pa začnimo članek z zanimivim oz. skorajda šokantnim podatkom, ki ga je pred časom objavil The Wall Street Journal. Samo v ZDA pisarniški delavci natisnejo in skopirajo en trilijon listov. Če k temu dodamo še račune in razne druge dokumente, govorimo o številki 1,6 trilijona. Ta isti članek še navaja, da če vse te papirje zložimo enega na drugega, dobimo 18.000-kratno višino Mount Everesta, dosegli pa bi tudi polovico razdalje do lune.

Cilj uvajanja digitalne pisarne je znižanje stroškov upravljanja dokumentov in pospešitev poslovnih procesov, blagodejen pa je tudi učinek na okolje. Živimo v obdobju, ko se zaposleni zavedamo pomembnosti digitalnega poslovnega okolje in ravno to je omogočilo inovativne in učinkovite načine dela, ki med drugim prinašajo večjo zavzetost zaposlenih in agilnost projektnih ekip. Ponavadi je najzahtevnejši del prehoda v pisarno brez papirja odgovor na vprašanje, kako začeti projekt. Že pri zasnovi je treba vključiti vse zaposlene.

1. Prihranek časa

Če uporabljamo poslovne aplikacije, kot so Leave Request, Timesheet, Meeting Room in še nekatere druge, potem lahko do vseh dostopamo preko ene vhodne točke, s čimer močno povečamo našo produktivnost. “Učinkovitejši pretok informacij daje podjetjem dodatno energijo, ki poganja celotno podjetje od znotraj”, so zapisali pri Financah.

2. Prihranek prostora in drugih stroškov

S tem, ko premikamo “pisarno” na telefone in prenosnike, nosimo pisarno v žepu. Do naših delovnih materialov lahko dostopamo kjerkoli smo, prav tako pa se lahko vedno poslužimo kakšne tretje naprave. Raziskava je pokazala, da lahko z uvedbo brezpapirnega poslovanja letno prihranimo tudi več kot sto evrov na zaposlenega. Podjetje s sto zaposlenimi lahko tako prihrani več kot 10 tisoč evrov na leto.

3. Oddaljenost ni več pomemben dejavnik – poslovna agilnost

Kar naenkrat imamo možnost, da delamo od doma, v restavraciji, na letalu, praktično kjerkoli smo. Organizacije morajo razmišljati o tem, kakšen učinek bo to imelo na njihovo poslovanje in pametno vključiti inovativne načine dela. Dokumenti so v večini primerov v oblakih, kar pomeni, da lahko ne glede na geografsko lokacijo uporabljamo dokument 24/7.

4. Izboljšana varnost upravljanja podatkov

Digitalni podatki so praviloma tudi varnejši. Podjetja morajo poskrbeti, da so podatki šifrirani in shranjeni v zasebnem oblaku ali na strežniku podjetja, kjer lahko uveljavijo varnostna pravila in omejijo dostop. Številna podjetja investirajo v produktivnost in tehnologijo, vendar pozabijo na učinkovito integracijo z že obstoječimi aplikacijami. Zgodi se, da inženirji pozabijo na določene varnostne luknje v sistemih, kar lahko seveda nosi neželene posledice.

5. Pozitiven vpliv na okolje

O tem dejavniku verjetno ni potrebno izgubljati besed kajne? Že v uvodu smo nakazali, kakšen problem postaja pretirana raba papirja. Nekatera podjetja se sicer trajnostno lotevajo reševanja tega problema, še vedno pa je teh podjetij premalo, da bi odtehtala največje porabnike papirja.