4 enostavni nasveti za upravljanje dokumentov v srednje velikih podjetjih

Nekatera srednje velika podjetja sledijo disciplinirani strategiji za upravljanje z dokumenti, ampak to je redko pravilo. V vašem tipičnem delovnem dnevu verjetno obdelate podatke v različnih oblikah in formatih, vključno s papirnimi dokumenti, elektronskimi datotekami in nešteto e-pošte. Če je vaše podjetje kot večina podjetij, potem te informacije pristanejo v izoliranih silosih, kot so e-poštni računi, omare in omrežni diski v skupni rabi.

To je v redu – dokler ne boste morali rešiti kakšnega problema. Podatki morajo biti namreč vedno na voljo, da bi lahko odgovorili na vprašanja ter rešili težave in brskanje po nepreglednih silosih ne bo prav prijetno. Ti neučinkoviti postopki za upravljanje dokumentov ovirajo sposobnost vaših zaposlenih za hitre odzive dobaviteljem, sodelavcem in strankam in predstavljajo realne stroške za vaše podjetje.

Potrebujete torej vizijo glede tega kam želite iti in kako tja priti. Najboljši način kako to storiti je dobra strategija upravljanja z dokumenti.

Idealno bi bilo, če bi začeli z identifikacijo vaših bolečinskih točk in področij vašega podjetja, ki imajo največjo potrebo, nato pa izdelali načrt napada. Veliko srednje velikih podjetij pri tem zajadra v »analizo – paralizo«, kot ji pravimo. Spodaj so štirje enostavni nasveti, da se to ne zgodi vam.

1. Osredotočite se na izboljšanje samo enega oddelka, ali celo enega samega procesa: Izberite eno področje za izboljšavo in delajte na njem, dokler ga ne obvladate. Odpravite silose, poenostavite ukrepe in avtomatizirajte procese. Nato uporabite enak pristop pri naslednjih procesih.
2. Prepričajte se, da je vaša rešitev sposobna upravljati vse dokumente in elektronske datoteke, ki jih zahteva vaš proces: Vaš dokumentni sistem mora enostavno sprejeti vsak tip dokumenta. Ko prejmete e-pošto, na primer, bi moralo biti enostavno, da jo hitro povlečete in jih spustite v vaš sistem.
3. Ustvarite porazdeljeno okolje za zajem: Prepričajte se, da lahko ljudje skenirajo dokumente v sistem, kjerkoli so. To je še posebej pomembno, če imate več kot en sedež podjetja. Več skenerjev in mobilnih aplikacij zmanjšuje ovire za neposredno digitalizacijo papirnih dokumentov.
4. Bodite agresivni: Ko boste obvladali en proces ali izboljšati en oddelek, se ne uprite skušnjavi, da bi se ustavili. Graditi na uspehu in se premaknite na naslednji proces.