Skupni stroški lastništva potrošnega materiala

Mala in velika podjetja stremijo k optimizaciji poslovanja in stroškovni učinkovitosti svojih oddelkov. Načini, kako prihraniti nekaj denarnih sredstev pri tiskalniških in kopirnih opravilih, so številni. Občutne prihranke prinaša že sama organizacija opravil in naprav. Gartnerjevi analitiki ocenjujejo, da lahko podjetja s premišljeno organizacijo in standardizacijo tiskalnikov, kopirnih ter faksirnih strojev in multifunkcijskih naprav prihranijo tudi do 30 odstotkov stroškov, povezanih z dokumenti v podjetju. Velik delež stroškov izdelave dokumentov, ki po Gartnerjevi raziskavi stane svetovno gospodarstvo 130 milijard ameriških dolarjev letno, predstavljajo skupni stroški lastništva potrošnega materiala. Za vzdrževanje, upravljanje ter servisiranje 50 milijonov tiskalnikov, kopirnih ter faksirnih strojev naj bi podjetja širom sveta vsako leto porabila okoli 70 odstotkov omenjenega zneska.

Privlačna metoda za ustvarjanje prihrankov pri izdelavi dokumentov je uporaba neoriginalnega potrošnega materiala, predvsem kartuš in tonerjev za kapljične in laserske tiskalnike. Pri Gartnerju pa podjetjem svetujejo, naj bodo pri svoji izbiri nadomestkov zelo pozorna. Vsi prihranki ob nakupu cenejšega substituta se namreč lahko kaj hitro izničijo, če le-ta po kakovosti in zmogljivostih bistveno odstopa od originalnega potrošnega materiala, ki ga ponuja proizvajalec naprave. Stroški servisiranja naprav ter porabljeni stroški dela za odpravo napak nikakor niso zanemarljivi. Gartnerjevi strokovnjaki so v svoji študiji tudi ugotovili, da kakovost izdelave neoriginalnega potrošnega materiala zelo niha med posameznimi proizvajalci nadomestkov. Posledično uporaba nekakovostnih nadomestkov privede do povečanja težav ravnanja z dokumenti (zagozditve papirja v napravah), raziskovalci pa več primerih poročajo tudi o bistveno manjši zmogljivosti od deklarirane (manj izpisanih strani).