Pametna programska oprema za optično prepoznavo znakov (OCR)

Delo naj bo bolj prilagodljivo in učinkovito. Omogočite zaposlenim, da se osredotočijo na naloge z dodano vrednostjo. Bodite bolj odzivni za stranke. Izboljšajte svoj poslovni izid. Ne glede na vaše ambicije vam lahko pomaga digitalizacija in avtomatizacija osnovnih delovnih procesov, ki temeljijo na papirnih dokumentih, s tehnologijo inteligentnega skeniranja in OCR programsko opremo, saj vsakomur omogoča, da vsak dan opravi več dela.

Z rastjo podjetja se lahko izkaže, da so ročni procesi, ki so temeljili na papirnih dokumentih in na katere ste se zanašali v preteklosti, preveč zamudni, nagnjeni k napakam in dragi. Skratka, obstaja nevarnost, da bodo zavirali vaše poslovanje.

Pomislite na primer na upravljanje vhodne pošte – tako fizične kot digitalne. Ali se vam zdi, da traja celo večnost, da se pošta ob prihodu žigosa, sortira in dostavi? Kako (in kako hitro) prejme pošto nekdo, ki dela od doma ali je na službenem potovanju? Ali obstaja zanesljiv postopek za skeniranje časovno občutljivih pošiljk, kot so računi in zahtevki za ponudbe v vaše poslovne sisteme (EPR in/ali CRM)?

Podjetja morajo pridobiti nadzor nad svojimi papirnimi in digitalnimi dokumenti, da bi izboljšala in pospešila svoje procese, zmanjšala stroške obdelave in sprostila svoje zaposlene za opravila večje vrednosti.

Preoblikovanje in optimizacija vsakdana

Inteligentne storitve skeniranja, ki vključujejo optično prepoznavanje znakov (OCR), vam lahko pomagajo pridobiti nadzor nad vsakodnevnimi procesi, ki temeljijo na papirnih dokumentih, na primer nad obdelavo vhodne pošte in obdelavo računov.

Kaj je optična prepoznava znakov (OCR)?

Ko optično preberete in pretvorite dokument v PDF brez OCR, ne morete dostopati do vsebine ali delati z njo. Nasprotno pa uporaba OCR rešitve pomeni, da je digitalizirano vsebino mogoče urejati, po njej iskati in jo uporabljati v strojnih procesih.

Dokumenti, ki jih optično preberete in pretvorite z OCR rešitvijo:

• se lahko enostavno berejo in iščejo, do njihovih podatkov pa lahko dostopajo in jih uporabljajo poslovni sistemi,
• so samodejno poimenovani in vloženi v ustrezno mapo v shrambi v oblaku ali drugi rešitvi,
• so samodejno usmerjeni k pravi osebi, ekipi, poslovnemu sistemu ali delovnemu procesu, kar pomaga pospešiti obravnavo časovno občutljivih dokumentov, kot so računi, dobavnice in zahtevki za ponudbo,
• so brezhibno integrirani v obstoječe sisteme za upravljanje vsebine v podjetju (ECM), načrtovanje virov v podjetju (ERP) ali druge poslovne sisteme za izboljšanje nadaljnjih procesov.

Prednosti digitalizacije temeljnih procesov, ki temeljijo na dokumentih

Ko z inteligentno programsko opremo OCR digitalizirate in distribuirate prejete dokumente v PDF obliki, naredite proces učinkovitejši in stroškovno uspešnejši. Zaposleni prejmejo prejete dokumente (na primer vhodno pošto) takoj, ne glede na to kje so, kar jim omogoča večjo prilagodljivost, ter podpira delo na daljavo in mobilno delo.

Zmanjšate tudi tveganje napak pri poimenovanju in arhiviranju PDF datotek. Z večjo natančnostjo in doslednostjo na tem področju omogočite hitrejše in zanesljivejše iskanje dokumentov, kar zmanjšuje nezadovoljstvo zaposlenih in izgubo časa. Digitalizacija informacij vam pomaga tudi pri njihovi zaščiti, saj vam omogoča večji nadzor nad tem, kdo lahko do česa dostopa.

Če preidete na digitalno obdelavo dokumentov, lahko s tem zmanjšate stroške in čas. Krajši čas obdelave vam lahko pomaga, da postanete bolj odzivni, kar izboljša odnose z dobavitelji in poveča zadovoljstvo strank. Preglednost in sledljivost, ki sta neločljivo povezani z digitalnimi postopki, vključno z e-podpisom, vam omogočata vzpostavitev revizijsko zanesljivih in skladnih arhivov, poenostavitev pogodbenih odnosov in zanesljivo reševanje morebitnih sporov.

Vaše izhodišče za digitalno preobrazbo

Če želite izboljšati vsakodnevne rutinske postopke, ki temeljijo na dokumentih, je digitalizacija dokumentov odličen začetek.

Preoblikovanje teh procesov z OCR rešitvami odpravi vrsto ročnih korakov in opravil, ter tveganje človeških napak. Hkrati lahko digitalne informacije vključite neposredno v svoje poslovne sisteme, s čimer izboljšate nadaljnje postopke in ustvarite dodatno učinkovitost.

Več na www.konicaminolta.si