Odločili smo se. Poslovali bomo brezpapirno! Kaj sedaj?

Ste že razmišljali o tem, kako bi izboljšali učinkovitost upravljanja dokumentacije ter prihranili dragocen prostor in čas? V tem članku vam predstavljamo primerjavo med klasično hrambo in e-hrambo, ki vam bo pomagala sprejeti informirano odločitev.

Izberite pravo rešitev za svoje potrebe

Predstavljamo vam primer podjetja, ki posluje 12 let, ima 30 zaposlenih in letno ustvari dokumentacije za 100 fasciklov. Vsak fascikel vsebuje 400 listov ali dokumentov, kar je skupno 48.000 strani. Poleg tega imajo tudi 40 kadrovskih map. Vse to zahteva neizogiben prostor za hrambo.

Za primerjavo smo preučili ponudbe več ponudnikov digitalizacije arhiviranja, ki ponujajo storitve digitalizacije in elektronske hrambe. Pri simulaciji smo upoštevali ceno z DDV in 50 % popustom in prišli do zanimivih rezultatov:

• Simulacija digitalizacije (max cena): končna cena s 50 % popustom in DDV: 52.531,95 
• Simulacija digitalizacije (min cena): končna cena  s 50 % popustom in DDV: 30.517,75 €
• Simulacija prevzema in hrambe dokumentov 10 let: končna cena s 50 % popustom in DDV: 17.468,30 €

 E-hramba predstavlja sodobno in učinkovito rešitev za upravljanje dokumentacije, ki prinaša številne prednosti, je pa precej dražja od prevzema in hrambe dokumentov.

Tu so nekatere ključne prednosti e-hrambe:

• prostorska optimizacija,
• hitra dostopnost in iskanje dokumentov,
• boljša varnost in zaščita z ustrezno avtentikacijo in gesli, poleg tega lahko vzpostavite tudi varnostne kopije,
• enostavno upravljanje in organizacija, saj lahko dokumente kategorizirate, označite …
• ekološka in trajnostna rešitev, ki prispeva k zmanjšanju porabe papirja.

Izkoristite prednosti e-hrambe, da boste imeli več prostora, hitrejši dostop do dokumentov in boljšo varnost, a še vedno se lahko odločite za klasiko, ki je cenejša ter postopoma prehajate na digitalizacijo.

Pri izbiri med klasično hrambo in e-hrambo je pomembno, da temeljito preučite svoje potrebe in se posvetujete s strokovnjaki. ARHIVSERVIS.SI vam nudi celovito podporo in rešitve, prilagojene vašim specifičnim zahtevam.

Hramba ali e-hramba?

Vsaka strokovno postavljena in vodena hramba zagotavlja optimizacijo vašega poslovanja in predstavlja sodobno rešitev za upravljanje dokumentov, ki omogoča učinkovito in varno poslovanje. S prehodom na zunanjega ponudnika hrambe lahko dosežete večjo produktivnost, zmanjšate stroške papirne dokumentacije ter prihranite prostor in čas.

ARHIVSERVIS.SI (Medarhiv d.o.o. SO.P in Griffin d.o.o.) so preverjeni strokovnjaki na področju digitalne transformacije s celovito ponudbo podpore in rešitev, prilagojenih specifičnim zahtevam podjetij. Spletna akademija 365DIGITAL.SI pa vam omogoča dostop do strokovnega znanja in veščin, ki so ključne pri dvigu kompetenc in pri uspešni implementaciji digitalnih rešitev. Za več informacij o (e)  hrambi se obrnite na info@arhivservis.si.

Specializirani so za digitalizacijo različnih procesov, vključno z digitalizacijo HR in prodajno/nabavnih procesov ter digitalizacijo razvojne in tehnične dokumentacije vse do A0 formata. Njihove storitve so celovite in prilagojene vašim potrebam, kar omogoča učinkovito upravljanje dokumentov ter trajnostno in družbeno odgovorno poslovanje.

Poleg tega vam nudijo pomoč pri izračunu učinka povračila naložbe (ROI) ter izdajo potrdila, ki potrjuje trajnostni in ekonomski učinek uporabe digitalnih rešitev. (P.R.)

Pridružite se Limonadi, sestanku, na katerem boste skupaj s strokovnjaki iz ARHIVSERVIS.SI brezplačno določili vaš trenutni digitalni indeks, preverili digitalne kompetence zaposlenih, skupaj z njimi boste zastavili tudi trajnostno naravnani načrt poslovanja. Kontakt: tanja@arhivservis.si