Nič več ročnega pretipkavanja računov

Računi prihajajo v podjetje na različne načine, bodisi po navadni pošti, prek e-pošte kot e-račun ali dokument PDF bodisi kot e-račun v spletno platformo v oblaku. V izogib morebitnim napakam pri vnosu podatkov je smiselna uporaba poslovnega programa in dokumentnega sistema, ki sta med seboj integrirana.

Računi prihajajo v podjetje na različne načine, bodisi po navadni pošti bodisi prek e-pošte kot e-račun ali dokument PDF, lahko pa ga podjetje prejme tudi kot e-račun na primer v spletno platformo v oblaku bizBox. Zaradi različnih poti in oblik vstopa računov v podjetje se pogosto pojavi vprašanje, kje se dejansko nahajajo ti dokumenti. V izogib morebitnim napakam pri vnosu podatkov je smiselna uporaba poslovnega programa in dokumentnega sistema, ki sta med seboj integrirana. Prek enotne vstopne točke podjetje v sistem uvozi vse račune, ne glede na to, na kakšen način jih je prejelo. Vsi dokumenti so tako na voljo v enaki obliki in je do njih mogoče dostopati zelo preprosto in hitro. Račune v e-obliki je mogoče elektronsko tudi potrjevati, kar pomembno pohitri proces potrjevanja računov. Podjetje se tako izogne izpisovanju računov in upravljanju le-teh v tiskani obliki.

Zakaj podjetja uvajajo skeniranje računov?

Pomembna prednost skeniranja računov je ta, da ni več ročnega pretipkavanja prejetih dokumentov, zaradi česar se zmanjša število morebitnih napak in do 6-krat skrajša čas obdelave računov. Znižajo se stroški dela, saj se storilnost zaposlenih poveča za do 4-krat. Podjetja pridobijo tudi s tem, ko se standardizirajo njihovi procesi obdelave računov, poleg tega pa prihranijo pri prostoru za arhiviranje fizičnih dokumentov. Podjetja zagotavljajo boljšo podporo pri poslovanju s strankami, saj so vsi dokumenti zbrani na enem mestu, zaradi česar lahko bistveno lažje in učinkoviteje nudijo podporo svojim strankam. Bistveni prednosti sta tudi urejen e-arhiv ter revizijska sled od skeniranja računa prek potrjevanja do same hrambe.

SAOP-jeva rešitev iCenter omogoča skeniranje papirnatih računov in uvoz računov PDF ter zajem podatkov, formiranje e-računov in vlaganje le-teh v iCenter. V program je mogoče uvoziti več računov naenkrat, zato ni potrebe po skeniranju vsakega prejetega računa posebej. Za več informacij si oglejte SAOP-jev webinar Zakaj podjetja uvajajo skeniranje računov.