Ko rast postane organizacijski izziv

Rast je za večino podjetij najprej dobra novica. Več strank pomeni več naročil, več projektov in več priložnosti. V praksi pa se prav v tej fazi pogosto začnejo kazati razpoke v vsakodnevnem poslovanju. Procesi, ki so še včeraj delovali povsem dovolj dobro, postanejo nepregledni, informacije se začnejo izgubljati, odločanje pa zahteva vedno več usklajevanja med oddelki.

V srednjih in večjih podjetjih se tako vse pogosteje pojavlja isto vprašanje: ali organizacija raste enako hitro kot njeni procesi.

Ko se prodaja, nabava, finance, skladišče in projektne ekipe povežejo v eno samo poslovno mrežo, se vsaka napaka hitro pozna drugje. Napačen podatek v naročilu lahko pomeni napačno dobavo. Račun, ki čaka na potrditev, lahko zadrži plačilo. Dokument, ki ostane v osebni mapi posameznika, pa lahko postane razlog za nesporazum s stranko ali partnerjem. V tej fazi podjetja pogosto ugotovijo, da pregled nad poslovanjem ni več samoumeven, ampak nekaj, kar je treba zavestno zgraditi.

Uvajanje novih zaposlenih traja predolgo

V manjših ekipah znanje pogosto kroži neformalno. Novi sodelavci se učijo z opazovanjem, s spraševanjem in s pomočjo izkušenih kolegov. Ko podjetje zraste, tak način hitro postane omejitev. Če osnovni postopki niso zapisani, če dokumenti niso na enem mestu in če je delo odvisno od posameznikov, se uvajanje zavleče v tedne. Posledica niso le počasnejši začetki, temveč tudi več napak in večja obremenitev tistih, ki znanje že imajo.

Zaloge začnejo uhajati izpod nadzora

Težave z zalogami so eden prvih zelo oprijemljivih znakov rasti. V praksi to pomeni, da ključnega izdelka zmanjka ravno takrat, ko ga stranka potrebuje, medtem ko se drugje v skladišču kopičijo artikli, ki se ne premikajo. Ročno vodenje ali nepovezane preglednice težko sledijo večjemu številu dobaviteljev, naročil in skladiščnih lokacij. Pregled nad tem, kaj je na voljo in kaj je že rezervirano, postane vprašanje, na katerega ni hitrega odgovora.

Naročila prihajajo iz vseh smeri

Telefon, e-pošta, spletni obrazci, osebni dogovori. V rastočih podjetjih naročila pogosto prihajajo po več kanalih hkrati. Prodaja ima svoj seznam, administracija svojega, skladišče pa še tretjega. Ko stranka pokliče in vpraša po statusu naročila, se začne iskanje informacij med oddelki. Delo se podvaja, odgovori se zamikajo, občutek urejenosti pa se postopoma izgublja.

Podatki niso več na enem mestu

Poročila nastajajo ročno, ključne številke so razpršene med različnimi sistemi, mapami in datotekami. Vodstvo se pri odločanju vse pogosteje zanaša na informacije, ki jih mora najprej nekdo zbrati, preveriti in uskladiti. Tudi takrat ni vedno jasno, ali so podatki še aktualni. Ko podjetje nima enotnega vira podatkov, postane strateško odločanje počasnejše in manj zanesljivo.

Vodenje postane predvsem odzivanje

Morda najbolj neopazen, a hkrati najresnejši znak rasti je sprememba v načinu vodenja. Namesto načrtovanja in dolgoročnih ciljev se vodstvo vse več časa ukvarja z reševanjem vsakodnevnih zapletov. Prioritete se spreminjajo iz dneva v dan, tedni postajajo nepredvidljivi, občutek nadzora nad poslovanjem pa slabi.

Podjetja se v teh situacijah ne znajdejo zato, ker bi delala kaj narobe. Temveč zato, ker obseg poslovanja preraste načine dela, ki so prej zadostovali. Več podatkov, več ljudi in več kanalov zahteva drugačno raven organiziranosti, jasnejše procese in boljšo povezavo med oddelki.

V podjetju Datalab pri srednjih in večjih podjetjih pogosto opažajo, da prav v tej fazi postane ključno vprašanje enotnega poslovnega sistema. PANTHEON Enterprise je zasnovan za okolja, kjer podjetja potrebujejo povezanost med oddelki, pregled nad procesi in zanesljive podatke na enem mestu. Cilj ni le večja učinkovitost v vsakodnevnem delu, temveč predvsem stabilna osnova za nadaljnjo rast in bolj premišljeno odločanje v času, ko se tempo poslovanja vse hitreje povečuje. 

Več najdete na spletni strani www.datalab.si