Kako registracija delovnega časa poveča delovno učinkovitost ?

Organizacije, ki uvedejo registracijo delovnega časa, na eni strani povečajo učinkovitost, prav tako pa izboljšajo interno kulturo zaradi transparentnosti in boljše organiziranosti. Seveda pa je pogoj, da je uveden sistem registracije delovnega časa dovolj prijazen uporabnikom, prilagodljiv za različne poslovne scenarije ter da podpira vse novodobne oblike dela.

Okoli registracije delovnega časa se pogosto pojavljajo določeni dvomi in miti. V tem članku vam bomo predstavili ključne informacije o registraciji delovnega časa ter opisali najboljše prakse ,ki jih danes srečamo pri uvedbi takšnega sistema. Soočili vas bomo s paradoksi pri izbiri in skupaj poiskali najboljše rešitve ter sproti razbili še kakšen mit.

Kratka zgodovina registracije delovnega časa

Na vhodih v podjetija so se  najprej pojavili papirni obrazci za evidenco delovnega časa in zaposleni so ročno s svinčnikom zapisovali ure prihoda in odhoda. To zelo administrativno in zamudno metodo so kmalu zamenjale mehanske ure in žigosne kartice, na katere so zaposleni štempljali datum in uro ob prihodu in izhodu. V zadnjih letih pa so se na vstopnih točkah uveljavili na steno pritrjeni elektronski registracijski terminali, na katerih so se zaposleni evidentirali z identifikacijskimi karticami različnih tehnologij. Na začetku zelo  popularno magnetno tehnologijo so kmalu zamenjale RFID – Radio frekvenčne brezkontaktne kartice. S pojavom mobilnih telefonov pa se je za nekaj časa uspešno uveljavila tudi NFC – Near Field Communication tehnologija.

Digitalna transformacija

Preboj in uspeh pametnih telefonov in aplikacij zanje pa sta situacijo obrnila na glavo. Sedaj se vedno pogosteje pojavlja NFC nalepka ali BLE Bluetooth – žolna   na steni in terminal kar kot mobilni telefon v naši roki. Dovolj je že, da smo s telefonom na pravi lokaciji in že na njem lahko registriramo prihod ali odhod. Pojutrišnjem pa bo verjetno za registracijo delovnega časa že dovolj, da bomo imeli telefon v žepu in nas bo na vhodu zgradba prepoznala, nam brezstično odprla vrata in avtomatično zabeležila našo prisotnost.

Z uporabo mobilnega telefona registracija delovnega časa (v oblaku) enostavno podpira tudi vse novodobne oblike dela, kot so fleksibilno delo, delo od doma, skrajšan delovni čas, delo na posemeznih projektih. Lahko rečemo, da je registracija delovnega časa v zadnjih letih dosegla temeljito digitalno transformacijo, še več, s selitvijo na oblačno infrastrukturo lahko registracija delovnega časa v organizaciji pospeši tudi lastno interno digitalno transformacijo.

Ne samo da administrativna opravila lahko prenesemo v digitalno obliko, temveč se pogosto lahko poslovni model popolnoma preobrne. Marsikateri strošek postane nepotreben in čas za izvedbo se lahko izredno skrajša.

Glavne funkcionalnosti registracije delovnega časa

Vsak informacijski sistem, ki prinaša organizaciji določeno korist, ima sklop funkcionalnosti, ki so za konkretno organizacijo še posebej pomembne, saj prinašajo dodano vrednost in dvigujejo konkurenčnost.

Naj za začetek opišemo razliko med dvema glavnima sklopoma funkcionalnosti, ki sta si na prvi pogled zelo blizu drug drugemu:

• Registracija delovnega časa odraža zajem časovnih dogodkov, vezanih na deločim bolj pri izvoru, in posredovanje teh na centralno zbirko.
• Evidenca delovnega časa pa pomeni upravljanje vseh teh dogodkov in registracij, računanje salda ur, dodatkov, nadur in števcev odsotnosti, posledično pa tudi poročanje, urejanje in izvažanje rezultatov te evidence.

Vsak celovit sistem seveda pokriva oba funkcijska sklopa, tako registracijo kot evidenco delovnega časa. 

Ključne naloge registracije delovnega časa so naslednje:

• Zajem časovnih registracij prihoda in odhoda oziroma začetka in zaključka
• Najava in potrjevanje raznih tipov odsotnosti
• Pregled nad prisotnostjo in odsotnostjo  sodelavcev
• Samokorekcija napak in opozarjanje na pozabljene registracije
• Zbiranje podatkov v načinu brez povezave, če pride do izpada interneta
• Omejevanje registracij na določeno geografsko območje oz. IP-naslov

Ključne naloge evidence delovnega časa pa so sledeče:

• Urejanje vseh teh zbranih registracij
• Planiranje urnikov, izmen in delovnih shem
• Računanje salda ur, dodatkov, nadur in števcev odsotnosti
• Poročanje, urejanje in izvažanje evidenc za potrebe obračuna plač
• Pregled in urejanje osebnih in timskih časovnic
• Integracija na druge zaledne sisteme, kot sta npr. kadrovska evidenca in obračun plač

Različni načini registracije delovnega časa

Špicine rešitve omogočajo izbor različnih klientov oziroma registracijskih naprav za registracijo dogodkov (prihodov, odhodov, službenih poti, odmorov …).

Trije načini registracije delovnega časa, ki so najbolj priljubljeni pri naših uporabnikih, so:

• Zone Touch registracijski terminal
• Spletna aplikacija na računalniku ali tablici
• Mobilna aplikacija na telefonu iOS in Android

Terminal kot registrator delovnega časa

Zone Touch terminal je zelo priljubljen registracijski terminal, saj je funkcionalno in ergonomsko prilagojen za registracijo delovnega časa. Gre za kompaktno napravo, ki jo navadno vidimo na  vhodnih vratih različnih podjetij. Tako dosežemo, da vsi zaposleni intuitivno registrirajo svoje prihode in odhode in tako minimizirajo izostale registracije.

Ob uporabi terminala za registracijo odpade potreba po dostopu do spleta in mobilne aplikacije, kar je posebej v industrijskem okolju zelo pogosta zahteva. Terminal je običajno stalno povezan v splet in vsako registracijo takoj posreduje v sistem, zaposlenemu pa prikaže njegovo trenutno stanje ur.

Ob izpadu interneta terminal hrani registracije v spominu in jih ob ponovni vzpostavitvi povezave takoj posreduje v sistem. Zone Touch podpira široko paleto RFID kartičnih tehnologij, preko USB in Bluetooth vmesnikov pa lahko nanj priključimo druge periferne naprave, recimo zunanji čitalec kartic, biometrični čitalec ali melbransko tipkovnico. Tako lahko prek registracije delovnega časa zagotovimo tudi kontrolo dostopa.

Splet kot registrator delovnega časa

Spletna aplikacija za registracijo delovnega časa na računalniku je zelo popularna, saj v »informacijski dobi« velik del zaposlenih svoje delo opravlja preko računalnika. Tak način registracije je zelo primeren za registracijo v pisarni in pri delu od doma. Registracijo lahko omejimo tudi na določene IP-naslove. V našo aplikacijo smo vgradili ravno pravo mero inteligence, da nam ponudi tipke za dogodke, ki so najbolj verjetni glede na trenuten status.

Tipično ima podjetje v Pravilniku o evidenci delovnega časa zapisane pravice in obveznosti zaposlenih na področju evidence. Spletni klient se glede na pravice prilagodi vsakemu zaposlenemu in nekaterim omogoča popravke in vnose manjkajočih registracij, drugim omogoča le oddajo zahtevkov za odsotnosti, nekaterim pa le vpogled v njihove ure.

Na drugi strani spletna aplikacija vodjem dovoli mnogo več. Pregledujejo in popravljajo lahko časovnice zaposlenih, preko koledarja potrjujejo odsotnosti in prenašajo razna poročila. Spodnja slika prikazuje spletno aplikacijo, ki je dostopna kar v brskalniku in omogoča, da zaposleni začetek, konec in prekinitve dela (malica, službeni izhod) zabeležijo kar na delovnem mestu.

Telefon kot registrator delovnega časa

Mobilna aplikacija na telefonu s hitrimi koraki prevzema glavno vlogo pri registraciji delovnega časa. Tudi pri uporabnikih Špicinih sistemov registracije delovnega časa je trend jasen, saj več kot polovico uporabnikov registracijo delovnega časa opravlja na mobilniku.

Dotična tehnologija prinaša veliko prednosti in logiko registracije časa revolucionarno obrača na glavo, saj mobilni telefon sedaj prevzema tako vlogo identifikatorja kot tudi registrirne ure v enem. V praksi to pomeni:

• Namesto stenskih terminalov lahko mobilno aplikacijo na svoje telefone brezplačno namestijo vsi zaposleni.
• Telefon omogoča, da se izognemo dotikanju skupnih točk, kar je še posebej v zdravstvu in v izogib širjenju virusnih bolezni še kako dobrodošlo.
• Ker ima vsak pametni telefon tudi podatek o trenutni lokaciji, lahko registracije enostavno omejimo na sedež podjetja, gostilna čez cesto pa tako še vedno ostane aktualna le za obisk med malico.
• Mobilna aplikacija omogoča tudi vpogled v trenutno prisotnost kolegov (kdo dela, kdo je na malici, kdo je na dopustu …), vodjem pa omogoča potrjevanje odsotnosti, tudi ko niso za računalnikom.

Tipični registracijski dogodki

Velja omeniti še tipične registracijske dogodke pri registraciji delovnega časa. Na posamezne gumbe na registratorju(ne glede na napravo) se lahko po želji nastavijo različni registracijski dogodki. Tipično kupci Špicinih rešitev uporabljajo naslednje dogodke:

1. Prihod
2. Odhod
3. Delo od Doma
4. Malica
5. Službeni izhod
6. Službeni prihod
7. Avtomatski dogodek

Avtomatski dogodek pomeni, da sistem sam izbere primeren dogodek glede na urnik in dotedanje podatke v sistemu.

Enostaven začetek in brezplačni preizkus registracije delovnega časa

Se odločate za uvedbo, zamenjavo ali nadgraditev vašega sistema za registracijo delovnega časa? Vsem našim potencialnim strankam omogočamo brezplačen preizkus naših rešitev. Vstop v brezplačni preizkus pomeni, da lahko brez obveznosti sami preizkusite sistem.

Naši sodelavci vas lahko pri tem vodijo skozi sedem korakov in vam s svojimi izkušnjami svetujejo, kako najboljše izkoristiti evidenco delovnega časa v vašem podjetju. Na koncu se brez obveznosti odločite, ali boste kupili naročnino ali pa zaključite s testiranjem.

Preprosto in enostavno:

1. Odprete poskusni račun tako, da izpolnite vstopni obrazec in izberete geslo.
2. Povabite sodelavce tako, da vnesete njihove e-maile.
3. Izberete osnovne sistemske nastavitve.
4. Skupaj s sodelavci začnete beležiti prihode, odhode in odsotnosti.
5. Preverite evidenco delovnega časa za preizkušano obdobje.
6. Nastavite vrste plačil za hitrejši izvoz podatkov v obračun plač.
7. Vstopite v naročniško razmerje.

Prepričajte se sami. Vstopite in v sedmih preprostih korakih preizkusite našo oblačno rešitev za registracijo delovnega časa.