Kako do brezpapirne pisarne v manj kot 90 dneh?

Če ste sprejeli odločitev, da je čas, da vaše poslovanje postane brezpapirna pisarna, je zelo pomembno določiti časovni okvir za spremembe. Za številne organizacije je cilj brezpapirne pisarne v manj kot 90 dneh uresničljiv. Kaj pa je treba storiti, da bo projekt brezpapirne pisarne zaživel v manj kot 90 dneh?

Usmerite delo za brezpapirno pisarno na tri ključna področja

1. Zajem informacij: Dokumenti prihajajo v organizacijo po različnih poteh kot na primer elektronska pošta, faks sporočila, običajna pošta in podobno. Vse vhodne dokumente je treba digitalizirati. Faks sporočila in običajno pošto je treba takoj digitalizirati, prav tako pa je pomembno v sistem vključiti elektronska sporočila. To lahko pogosto dosežemo s pripravo pametnega e-poštnega predala, ki zaposlenim omogoči hitro vstavljanje sporočil v sistem za arhiviranje v osrednjem dokumentnem sistemu ali začetek določenega poslovnega procesa. S tem dejansko dosežemo, da so elektronska sporočila zajeta na način, da jih takoj lahko uporabimo za namene poslovanja.

2. Usmerjanje informacij: Ko informacije vstopijo v našo brezpapirno pisarno, morajo te biti pravilo usmerjene znotraj naše organizacije. Ključni cilj tu je zamenjava sistema »premetavanja papirja« z neposrednim digitalnim delokrogom. To pa dosežemo z natančno določenim procesom za usmerjanje, pregledovanje in potrjevanje dokumentov.

3. Pridobitev informacij: Takoj za tem, ko je bila informacije usmerjena do končnega cilja, mora biti arhivirana na način, da je omogočena enostavna pridobitev informacije nazaj, ko je ta potrebna za poslovni proces. Zaradi tega se moramo prepričati, da so naše informacije za namen lažjega iskanja pravijo zajete, označene in imenovane.

Uspešen projekt brezpapirne pisarne nam bo znatno zmanjšal čas, ki je potreben za izvedbo določenega dela. Ker pravilno uveden sistem samodejno pridobi večino pomembnih podatkov, zaposlenim ni treba zapraviti veliko časa z ročnim vnašanjem ključnih podatkov. Poleg tega znotraj organizacije nimamo več kopij istega dokumenta, saj je ta shranjen v osrednjem sistemu, dostop do njega pa je mogoč takoj, ko je to potrebno. To posledično znatno zmanjša čas, ki ga zaposleni sicer porabijo za iskanje in razvrščanje dokumentov.

Če želite izvedeti še več o tem, kako do brezpapirne pisarne v manj kot 90 dneh, se obrnite na strokovnjake podjetja Vibor d.o.o., ki vam bodo z veseljem priskočili na pomoč.