Izkoristite znanje zaposlenih

Zaposleni v podjetjih običajno zbirajo, delijo in hranijo informacije o delu, projektih, delovnih procesih ter nenazadnje tudi ideje in predloge v različnih oblikah na različnih mestih. Pogosto prihaja do situacij, ko med zaposlenimi kroži negodovanje v obliki “Pa saj to imam nekje že shranjeno.” ali “Ona bi to morala vedeti … čakaj kako ji je že ime?” ali pa “Zakaj mi tega nihče ni prej povedal? Saj sploh ne vem kaj se v podjetju dogaja”. Sočasno pa se tudi na strani vodstva porajajo sledeča vprašanja:

• Kako izboljšati interno pretočnost informacij?
• Kako optimizirati proces obveščanja o novostih in pomembnih obvestilih?
• Kaj si mislijo oz. želijo zaposleni?
• Kako deliti uporabniške izkušnje?
• Kako izboljšati preglednost in dostopnost internih dokumentov?

Kakšna je dobra intranet rešitev?

To je rešitev, v kateri bodo tudi zaposleni prepoznali dodano vrednost ter odlično interno komunikacijsko orodje, ki stremi k cilju, da ga bodo zaposleni sprejeli za ‘svojega’, ker bo za njih predstavljal pomemben vir informacij in priročno orodje pri opravljanju vsakdanjih delovnih nalog. Vodstvu pa bo omenjena rešitev pomagala pri učinkovitem uvajanju in izvajanju delovnih procesov z aktivnim sodelovanjem zaposlenih ter pri skupnem doseganju zastavljenih ciljev.

Zelo pomemben je tudi varnostni vidik, pri čemer mora rešitev omogočati celovito upravljanje z licencami, prijavnimi podatki uporabnikov ter dodeljevanje vlog in pravic posameznim uporabnikom – torej kdo lahko kaj vidi in ureja.

Če izpostavimo še nekaj ključnih funkcionalnosti so to kontakti zaposlenih, upravljanje z dokumenti, iskalnik po vsebini in dokumentih (pdf, word), sistem avtomatiziranega e-obveščanja o novih zapisih in spremembah, članki in novice, baza multimedijskega arhiva, napovednik dogodkov, projektna pisarna in možnost integracije z zunanjimi viri.

Pridobite in analizirajte koristne informacije

E-vprašalniki omogočajo različne načine uporabe, od zbiranja prijav, oddajanja različnih vlog, napovedi dopustov in drugih oblik odsotnosti do podpore pri letnih razgovorih ter zbiranja predlogov, idej in izkušenj zaposlenih.

Pripomorejo, da se povežete z zaposlenimi tako, da jim prisluhnete in jih bolje spoznate, saj lahko z e-vprašalniki na hiter, preprost in digitalen način pridobite in analizirate koristne informacije. Prav zaradi tega so postali e-vprašalniki nepogrešljiv element intranet rešitev, še posebej kadar lahko dinamično sestavljamo elemente vprašalnika ter dodatne, pomembne nastavitve, ki omogočajo prav takšen vprašalnik kot ga v danem trenutku potrebujemo.

Nenadomestljiv kapital vaše organizacije

To je znanje zaposlenih, ki ga lahko z rešitvijo, ki omogoča deljenje in prenos mehkih znanj, naredite produktivnejšega. V ta namen je potrebno skrbno načrtovati izbor vsebin in funkcionalnosti, zato je faza načrtovanja še posebej pomembna in intenzivna. Pomembno je, da so v začetnih fazah projekta, kot sta analiza stanja in načrtovanje, vključeni vsi pomembni deležniki v podjetju, ki skrbijo za interno komunikacijo, razvoj kadrov, delovne procese ter za kakovost storitev in produktov.

V teh začetnih fazah je pomembno, da se izpostavijo tako problemi, izzivi, potrebe in želje, kot tudi že utečeni pozitivni in učinkoviti komunikacijski ali delovni procesi, ki postanejo odlično izhodišče za načrtovanje optimalne intranet rešitve. V kolikor se organizaciji ‘zatakne’ že v tej fazi, se je po izkušnjah sodeč priporočljivo obrniti na izkušene strokovnjake, ki bodo znali nuditi podporo (vsebinsko in tehnološko) v vseh fazah in na vseh nivojih projekta.

Podpora v vseh fazah projekta

Eden takšnih zanesljivih in izkušenih strokovnjakov je podjetje BuyITC, ki že 19 let uspešno realizira številne in raznolike IT projekte, bazirane na lastni platformi ECMS (Enterprise Content Management System). Intranet projekte so realizirali tudi z nekaterimi večjimi slovenskimi podjetji kot sta Nova KBM in Pošta Slovenije.

Pri podjetju pravijo, da je IT njihov ‘it’, tisto kar jih opredeljuje, okupira možgane, vznemirja čustva in vzbuja radovednost na poti do iskanja pravih rešitev za njihove stranke in uporabnike. O širokem spektru znanja in izkušenj pa priča kopica zanimivih projektov in zvestih strank, kot so na primer Nova KBM, Mladinska Knjiga, Diss, Borzen, Univerza v Mariboru in Infond. (P.R.)