Inteligentno upravljanje z dokumenti in poslovnimi informacijami

M-Files ponuja številne prednosti in izboljšave v primerjavi z običajnimi sistemi za upravljanje dokumentov. Ena izmed največjih je uporabniku prijazna in intuitivna uporabniška izkušnja. Tako sistem omogoča tudi iskanje dokumentov na osnovi njihove vsebine – ne zgolj na osnovi imena datoteke ali ključnih besed.

Ima celo možnost avtomatskega razvrščanja dokumentov glede na njihovo vsebino. To pomeni, da sistem samodejno razvrsti dokumente v ustrezne mape in jih organizira na način, ki najbolj ustreza potrebam podjetja. Preklopite na M-Files in se poslovite od dolgotrajnega iskanja.

Vse na enem mestu

Poleg tega M-Files zagotavlja, da so dokumenti vedno posodobljeni in dostopni na enem mestu, kar zmanjšuje čas, ki ga potrebujejo zaposleni za iskanje in posodabljanje. Ima tudi vgrajeno funkcijo obveščanja, ki omogoča, da uporabniki prejemajo opomnike o rokih, posodobitvah in drugih pomembnih dogodkih.

Ena izmed ključnih prednosti M-Files sistema je tudi njegova prilagodljivost in skalabilnost. Sistem lahko prilagodite svojim potrebam ne glede na to, ali gre za majhno podjetje ali veliko korporacijo. Poleg tega podpira integracijo z drugimi aplikacijami in storitvami, kot so Microsoft Office, SharePoint in Salesforce, kar pomeni, da lahko uporabniki dostopajo do dokumentov v različnih aplikacijah in storitvah, ne da bi morali zapustiti M-Files sistem.

Varnost in zaščita na prvem mestu

Ob vsem tem pa je za uporabnika izredno pomembno, da so pri M-Files sistemu odlično poskrbeli tudi za varnost in zaščito dokumentov. Sistem uporablja napredne metode za zaščito dokumentov pred nepooblaščenim dostopom in krajo podatkov. Omogoča upravljanje dostopa do dokumentov na različnih ravneh, od omejevanja dostopa na določene uporabnike ali skupine do določanja dovoljenj za branje, urejanje ali brisanje dokumentov. To zagotavlja, da so dokumenti varno deljeni samo z ustrezno pooblaščenimi osebami.

M-Files omogoča sledenje spremembam dokumentov, kar olajša sledenje in obvladovanje različic dokumentov ter zmanjšuje tveganje za uporabo zastarelih ali neveljavnih različic. Opremljen je tudi s funkcijo sledenja aktivnostim uporabnikov, kot so vpogledi, prenosi in urejanja, kar zagotavlja transparentnost pri deljenju dokumentov znotraj podjetja.

Avtomatizacija procesov

M-Files sistem prinaša tudi možnost avtomatizacije procesov in delovnih tokov, rezultat tega je bolj učinkovito upravljanje dokumentov in zmanjšanje ročnega dela ter napak. Med njegovimi lastnostmi najdemo še nastavitev avtomatiziranih delovnih tokov, ki se sprožijo na podlagi določenih dogodkov ali pogojev, kot so odobritev dokumenta, obvestila o poteku rokov ali samodejno arhiviranje dokumentov po določenem času. To omogoča optimizacijo poslovnih procesov in povečanje učinkovitosti dela.

Danes morajo tovrstni sistemi podpirati tudi uporabo mobilnih naprav, tako da je dostop do dokumentov omogočen kadarkoli in kjerkoli, kar je zelo koristno za zaposlene, ki delajo na terenu ali od doma. M-Files je prilagodljiv glede na potrebe različnih oddelkov v podjetju, hkrati pa omogoča enostavno sodelovanje in izmenjavo dokumentov med oddelki in zaposlenimi.

Za konec pa še eno pomembno dejstvo: Podjetja se morajo držati določenih predpisov in zakonov, ki urejajo upravljanje dokumentov in informacij, kar lahko predstavlja velik izziv. M-Files sistem pomaga podjetjem, da se držijo predpisov in zakonov, tako da zagotavlja ustrezne varnostne ukrepe in sledljivost dokumentov.

Več najdete na spletni strani www.konicaminolta.si (P.R.)