Elektronski podpis naj postane sestavni del vaših digitalnih procesov

Prehod s papirnatih na digitalne procese pripomore k temu, da je delo na daljavo in od doma za mnoge organizacije bolj učinkovito in produktivno. Če pa se vaša organizacija še vedno zanaša na ročno podpisovanje dokumentov, lahko to povzroči zamude, tveganja za informacijsko varnost in nepotrebne stroške. Te težave lahko rešite z rešitvijo za elektronsko podpisovanje, ki bo podprla tudi vaš širši program digitalne preobrazbe.

Digitalizacija dokumentov je osrednji del programa digitalne preobrazbe vsake organizacije. Gre za trend, ki ga je pospešila pandemija, saj so organizacije pohitele s prehodom s papirnih na elektronske datoteke in dokumente, da bi zaposleni, ki delajo od doma, lažje dostopali do informacij in jih delili ter sodelovali pri dokumentih.
Toda, koliko organizacij še vedno vztraja pri lastnoročnem podpisovanju dokumentov, kot so na primer pogodbe? To predstavlja poseben izziv, kadar mora dokument podpisati več oseb, od katerih vsaka morda dela na drugi lokaciji. Običajno to pomeni, da mora vsaka oseba podpisati izvirni tiskani izvod in ga nato poslati po pošti naslednjemu podpisniku; ali podpisati in skenirati dokument, nato pa ga po elektronski pošti poslati naslednjemu podpisniku, ki mora dokument natisniti, podpisati in ponovno skenirati, preden ga pošlje po elektronski pošti.

Pri obeh pristopih obstaja nešteto tveganj, med drugim:

• tveganja za varnost informacij – če se pogodbene ali druge zaupne informacije delijo na nezanesljiv način, se lahko izgubijo, zgrešijo ali jih vidijo nepooblaščene osebe,
• zamude pri postopkih – čas, potreben za razpošiljanje dokumenta v podpis, lahko povzroči izgubo poslov, neplačilo računov, zamude pri projektih in drugo.

Zato organizacije za učinkovitejši in varnejši postopek podpisovanja dokumentov v današnjem vse bolj digitalnem svetu vse pogosteje uporabljajo rešitve za elektronsko podpisovanje (e-podpis).

Digitalni / elektronski podpis

Podpisovanje dokumentov je ključni postopek v vsakodnevnih poslovnih procesih. Danes so skoraj vsi dokumenti ustvarjeni, urejeni in posredovani digitalno, vendar se zaradi podpisovanja pogosto natisnejo in nato ponovno spremenijo v digitalne dokumente. Če podpisnik ni fizično prisoten v pisarni in zato ne more podpisati dokumenta, pa lahko celoten proces celo stoji več dni.

Zahvaljujoč Konica Minolta storitvi digitalnega / elektronskega podpisa, lahko podpisnik (odgovorna oseba) vse dokumente podpiše z enim samim klikom, neodvisno od tega kje se nahaja in kdaj. Digitalni / elektronski podpis tako predstavlja naslednji korak v digitalni preobrazbi in zagotavlja nemoteno in skladno poslovanje.

Kaj je elektronski podpis?

Elektronski podpis (e-podpis) je elektronski znak namere osebe, da se strinja z vsebino dokumenta ali niza podatkov, na katerega se podpis nanaša. Tako kot lastnoročni podpis v svetu brez povezave je tudi elektronski podpis pravni pojem, v katerem je zajeta podpisnikova namera, da bo zavezan pogojem podpisanega dokumenta.

Kakšna je razlika med elektronskim in digitalnim podpisom?

• Oba izraza se pogosto uporabljata izmenično, vendar je pomembno, da ju razlikujemo. Evropska komisija podaja naslednje opredelitve.
• Elektronski podpis: pravni pojem, ki je v uredbi EU eIDAS (elektronska identifikacija, avtentikacija in storitve zaupanja) opredeljen kot “podatki v elektronski obliki, ki so priloženi drugim podatkom v elektronski obliki ali so z njimi logično povezani in jih podpisnik uporablja za podpis”.
• Digitalni podpis: matematični in kriptografski koncept, ki se pogosto uporablja za zagotavljanje konkretnih in praktičnih primerov elektronskega podpisa.
• Vir: https://ec.europa.eu/digital-buildingblocks/wikis/display/Digital/eSignature+Overview

Za elektronske transakcije na enotnem evropskem trgu uredba eIDAS opredeljuje tri ravni elektronskega podpisa.

1. Enostavni elektronski podpis
Ta izraz (ki ga eIDAS uradno ne uporablja) se nanaša na katero koli vrsto elektronskega podpisa, ki ne izpolnjuje meril naprednega ali kvalificiranega elektronskega podpisa (glej spodaj).

Preprost elektronski podpis je najpogostejša vrsta e-podpisa, saj ga je enostavno uporabljati. Če na primer pod elektronsko sporočilo preprosto napišete svoje ime, je to lahko elektronski podpis. Preprost elektronski podpis se lahko okrepi in pridobi večjo pravno vrednost, če mora podpisnik uporabiti dodaten korak avtentikacije, na primer kodo, ki jo prejme prek sporočila SMS.

2. Napredni elektronski podpis (Advanced Electronic Signature – AES ali AdES)
To je pravno zavezujoč elektronski podpis, ki enolično identificira podpisnika in zagotavlja močno varnost.

AES ugotavlja, ali so bili podatki po podpisu spremenjeni, kar bi podpis razveljavilo. Ta lastnost je bistvena za pravno zavezujoč podpis. Infrastruktura javnih ključev (Public Key Infrastructure PKI) je najpogosteje uporabljena tehnologija za zagotavljanje te varnostne funkcije.

3. Kvalificirani elektronski podpis (Qualified Electronic Signature – QES)
Ta je močnejši od naprednega elektronskega podpisa, saj je dodatno:

• ustvarjen z napravo za ustvarjanje kvalificiranega podpisa, ki je v lasti podpisnika (običajno kartica SIM, pametna kartica ali ključek USB) ali jo upravlja pooblaščeni ponudnik storitev v oblaku,
• temelji na kvalificiranem potrdilu za elektronski podpis, ki ga izda kvalificirani ponudnik storitev zaupanja

Vir: https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/What+is+eSignature

Katera vrsta e-podpisa je primerna za moje podjetje?
Elektronski podpisi se lahko uporabljajo v različnih situacijah, pri čemer so različne vrste bolj ali manj primerne za vsako od njih. 

Enostavni elektronski podpisi bodo na splošno primerni za podpisovanje dokumentov, kot so

• nekateri kadrovski dokumenti, kot so sporazumi o ne-razkrivanju, obvestila o zasebnosti in drugi postopki uvajanja zaposlenih, 
• nekateri sporazumi med podjetji kot so naročilnice, potrditve naročil, poročili o namestitvi.

Napredni elektronski podpisi (na primer Rekono) bodo primernejši, ko gre za finančne transakcije ali za podpisovanje dokumentov, ki imajo lahko pomembne pravne posledice.

Ker so pravni učinki kvalificiranih elektronskih podpisov enakovredni pravnim učinkom lastnoročnih podpisov, se lahko uporabljajo v številnih primerih (tudi čezmejnih), kjer bi se sicer uporabljali lastnoročni podpisi, kot so pogodbe o zaposlitvi, zavarovalne in druge pogodbe, finančne transakcije, kot sta e-trgovanje in spletno bančništvo, ter upravni postopki, kot so davčne napovedi, stiki z organi zdravstvenega zavarovanja in zahteve za izdajo rojstnega lista.

Če želi vaša organizacija preiti na e-podpis, morate izbrati vrsto elektronskega podpisa, ki ustreza vašim potrebam, usklajuje varnost z uporabniško izkušnjo in zagotavlja pravno veljavnost e-podpisa. Upoštevati boste morali pravni in regulativni okvir, v katerem delujete. Poleg tega boste morali opraviti analizo tveganj in priložnosti. Ta vas bo morda vodila k izbiri različnih pristopov k e-podpisu glede na namen, vrednost in stopnjo tveganja različnih vrst transakcij.

Prednosti uvedbe e-podpisa
Uvedba programske rešitve za e-podpis kot je Rekono poleg tega, da podpisnikom, ki so oddaljeni, razpršeni in lokacijsko neodvisni, olajša podpisovanje dokumentov, prinaša tudi vrsto drugih prednosti. 

Po eni od raziskav je večja varnost navedena kot najpomembnejša poslovna korist. Če primerjamo hitrost in enostavnost e-podpisa s tiskanjem in logistiko, povezano s pridobivanjem več podpisov na pogodbi ali drugem dokumentu, lahko prihranimo tudi pri stroških in času. Učinkovitejše zbiranje podpisov lahko omogoči hitrejše izpolnjevanje pogodbenih obveznosti in vam tako pomaga zagotavljati boljše storitve strankam, partnerjem in dobaviteljem.

Če se elektronsko podpisani dokumenti tudi elektronsko shranjujejo in arhivirajo, lahko sprostite pisarniški prostor in prihranite stroške v primerjavi s shranjevanjem fizičnih dokumentov. Pooblaščeni uporabniki – ne glede na to, kje se nahajajo – z možnostjo iskanja tudi lažje pridobijo dokumente iz elektronskih arhivov.

Naredite naslednji korak: digitalno upravljanje dokumentov
Ko se odločite za e-podpisovanje, morate izbrati in uvesti ustrezno programsko rešitev, ki jo je mogoče uporabljati na različnih napravah. Odvisno od vaših procesov in obsega dokumentov, ki jih mora vaše podjetje ustvariti in podpisati, je to lahko priložnost, da si ogledate rešitev za digitalno upravljanje dokumentov (kot na primer M-Files), ki vključuje delovne tokove e-podpisa.

Digitalna rešitev za upravljanje dokumentov vam lahko pomaga zmanjšati napake pri ustvarjanju dokumentov ter upravne in pravne stroške. Zagotavlja vam boljši pregled nad vsemi vašimi dokumenti (na primer pogodbami), pomaga vam slediti kritičnim rokom in obdobjem, se izogniti nezaželenim podaljšanjem, ter izboljšati uspešnost dobaviteljev in pogajanj. Rešitev vam lahko pomaga tudi dodatno izboljšati varnost informacij, saj odpravlja tveganje izgube papirnatih dokumentov in vam omogoča boljši nadzor nad tem, kdo lahko vidi dokumente in dela z njimi.

Z digitalno rešitvijo za upravljanje dokumentov se lahko vloga upravljanja na primer pogodb spremeni iz administrativne potrebe v dejavnik, ki omogoča boljšo poslovno uspešnost.

Ste pripravljeni za začetek?
Če ste pripravljeni začeti z e-podpisom, je prvi korak opredeliti svoje zahteve in razumeti, katero vrsto rešitve za e-podpis potrebujete za izpolnjevanje zakonskih, regulativnih in operativnih zahtev. V okviru postopka odločanja razmislite, ali lahko rešitev za digitalno upravljanje dokumentov pripomore k še večji učinkovitosti elektronskega podpisovanja in zagotovi dodatne poslovne koristi. 

Prepričajte se, da sodelujete s ponudnikom, ki ponuja strokovno znanje in izkušnje ter vrsto rešitev, med katerimi lahko izbirate, in ki lahko izbrano rešitev integrira v vaša obstoječa orodja za produktivnost.