Digitalna prihodnost vašega podjetja

Danes sama digitalizacija poslovnih dokumentov ni dovolj, saj potrebujemo sistem za inteligentno upravljanje informacij, ki rešuje izzive, kot so dostopnost dokumentov na daljavo, avtomatizacija delovnih procesov, potrjevanje računov, podpisovanje dokumentov in dodeljevanje oziroma omejevanje dostopa posameznim uporabnikom. To pa omogoča M-Files.

Z njegovo pomočjo boste vedno vedeli, kje in pri kom se nahaja določen dokument. Pridobili boste vpogled v ozka grla ter izkoristili popolno revizijsko sled za namene sledljivosti in skladnosti.

Ne izgubljajte časa

Večina organizacij shranjuje in upravlja vsebine v različno organiziranih mapah. Posledično 46 % pisarniških delavcev pravi, da je iskanje dokumentov, ki jih potrebujejo, zahtevno in dolgotrajno.

M-Files odlikuje to, da dokumente organizira glede na tip vsebine in ne glede na lokacijo, tudi če je vsebina shranjena v sistemu tretjega ponudnika, kot so na primer SharePoint, Dropbox, omrežne mape ali drugi sistemi za dokumentno upravljanje. Pravo vsebino boste vedno lahko našli po ključnih besedah.

Pregledi, odobritve in podpisovanje

Ogromno podjetij se sooča z izzivi pri pregledovanju in odobritvi dokumentov. Postopki pregleda in odobritve so pogosto ročni in upočasnjujejo poslovanje. Dokumentni sistem M-Files opremi vaše podjetje z elektronskim delovnim procesom in e-podpisovanjem. Podpisovanje dokumentov je ključni postopek v poslovnih procesih. Čeprav skoraj vse dokumente danes ustvarimo digitalno, jih digitalno urejamo in posredujemo, jih na koncu pogosto tudi natisnemo, podpišemo in skeniramo. Če podpisnik fizično ni prisoten, se lahko postopek zavleče na več dni.

Rešitev je elektronski podpis, idealno integriran v dokumentni sistem, kot je na primer M-Files, s katerim podpisnik lahko vse dokumente podpiše z enim klikom ne glede na to, kje se nahaja in kdaj podpisuje. Tudi s pametnim telefonom na sovoznikovem sedežu avtomobila.

Organizirano in varno

Ste vedeli, da se v povprečju dokument med življenjskim ciklom kopira 19-krat? Zato je težko najti in ohraniti najnovejšo različico, kar poveča možnosti za napake. V M-Files obstaja samo ena različica vsakega dokumenta, ki je vedno posodobljena, hkrati pa M-Files ohranja celotno zgodovino sprememb dokumenta z možnostjo povrnitve. M-Files zaposlenim omogoča tudi, da na enostaven in varen način delijo vsebino s sodelavci in poslovnimi partnerji.

PREDNOSTI

• Vodilni v združevanju in povezovanju: M-Files ima enega najmočnejših pristopov k povezovanju različnih platform in aplikacij na trgu. Združuje veliko število zunanjih podatkovnih virov, vključno s SharePointom, datotečnimi sistemi, repozitoriji v oblaku ter ERP in CRM sistemi. Hkrati omogoča celovito integracijo z Microsoft 365. To pomeni, da je M-Files dostopen tako v aplikacijah, kot so Outlook in Teams kot tudi v aplikacijah za urejanje, npr. Word, Excel, Power Point in druge.

• Bogata vsebinska inteligenca: M-Files je v svoj postopek vnosa vsebine vključil umetno inteligenco. Z njeno pomočjo je metapodatke mogoče dodeliti na osnovi priporočil ali popolnoma avtomatizirati na podlagi nivojev zaupanja. To podjetjem omogoča, da eliminirajo breme ročnega razvrščanja metapodatkov.

• Aplikacije za vsebinske storitve: M-Files ponuja široko paleto rešitev, vključno z že pripravljenimi aplikacijami za upravljanje pogodb, kadrovske evidence, nadzor kakovosti in storitve svetovanja za finančne in pravne storitve. Pri Konici Minolti pa M-Files vedno prilagodijo vašim dejanskim poslovnim potrebam.

Večnamenske naprave in tiskalniki ostajajo

Večnamenske naprave oziroma multifunkcijski tiskalniki, ki tiskajo, skenirajo in so opremljeni z napredno programsko opremo, so tudi pri digitalnem poslovanju nujni. V pisarne še vedno prihaja papir in iz pisarne ta še vedno odhaja. Tako bo še lep čas. Digitalnega poslovanja ni brez skeniranja (starih in novih vhodnih) dokumentov, tu pa pridejo na vrsto večnamenski tiskalniki. Vzporedno z vsem omenjenim je za digitalno poslovanje pomemben tudi centralni nadzor nad napravami, saj lahko le tako vsi procesi potekajo gladko.

Več informacij najdete pri podjetju Konica Minolta, ki je pooblaščeni partner M-Files. Obiščite spletno stran www.konicaminolta.si. (P.R.)