Digitalizacija dokumentov: zakaj se največkrat zalomi že na začetku

Ko govorimo o digitalizaciji, večina pomisli na sisteme v ozadju – ERP, DMS ali avtomatizacijo procesov. V praksi pa se veliko težav začne precej prej. Pri tem, kako dokument nastane, kako ga zajamemo in kam ga pošljemo.

Tiskanje in skeniranje sta še vedno del vsakdanjih procesov. Težava je, da pogosto nista vključena v enoten sistem. Dokument se natisne brez nadzora, skenira v mapo ali “hot folder”, nato pa njegova pot postane nepredvidljiva. V tem trenutku se izgubi sledljivost, IT pa nima več pravega pregleda.

To ni samo organizacijski izziv. Gre tudi za varnost, skladnost in čas, ki ga porabimo za reševanje napak.

Tehnologija ni problem – problem je upravljanje

Na trgu danes sobivata dve glavni tehnologiji: laserska in inkjet. Prva je že dolgo standard za stabilno in robustno delovanje. Druga v zadnjih letih prinaša manjšo porabo energije, manj mehanskih delov in hitrejši prvi izpis.

Vprašanje zato ni več, katera tehnologija je boljša. V praksi se vedno pogosteje uporablja kombinacija obeh.

Ključno pa je, kako so te naprave vključene v celoten sistem. Brez tega hitro dobimo okolje, kjer ima vsaka naprava svoje nastavitve, pravila in uporabniško logiko. Rezultat je več dela za IT in več zmede za uporabnike.

MyQ kot jedro sistema

V praksi se izkaže, da tehnologija sama po sebi ni dovolj. Ključ je nadzorni sloj, ki poveže naprave, uporabnike in procese.

Tu ima pomembno vlogo MyQ. Gre za platformo, ki upravlja tiskanje in zajem dokumentov kot enoten sistem. MyQ ne deluje enako z vsemi napravami – njegova največja prednost se pokaže v okoljih, kjer je optimiziran za konkretne kombinacije naprav. Pogosto se uporablja v okoljih, kjer se združujejo Kyocera in Epson naprave. Sistem deluje enotno, z enako uporabniško izkušnjo, enakimi pravili in centralnim nadzorom.

Uporabnik se na napravo prijavi, preden tiska ali skenira. Dokument se natisne šele, ko je prisoten. Sken pa ne konča več v “neki mapi”, ampak v točno določenem procesu, z ustreznim imenom in metapodatki.

Zaključen sistem ali kompromis

Podjetja se pogosto znajdejo med dvema skrajnostma: en proizvajalec ali nepovezana kombinacija različnih naprav. Kombinacija Kyocera in Epson naprav, povezanih prek MyQ, omogoča oboje – izbiro tehnologije glede na potrebe in hkrati enoten sistem.

Takšen pristop v Sloveniji implementira tudi Xenon forte, kjer poudarek ni na posamezni napravi, ampak na tem, da celotno okolje deluje kot zaključena celota.

Primer iz prakse

V enem od slovenskih proizvodnih podjetij so nadgradili obstoječe tiskalniško okolje, ki je temeljilo predvsem na laserski tehnologiji. Na najbolj obremenjenih mestih so uvedli inkjet naprave, celoten sistem pa povezali prek MyQ.

Uporabniška izkušnja se ni spremenila, saj je upravljanje ostalo enotno. Razlike so se pokazale drugje: manj vzdrževanja, nižja poraba energije in predvsem boljši nadzor nad uporabo.

Za IT ekipo to pomeni manj operativnih posegov, za uporabnike pa manj težav pri vsakodnevnem delu.

Ko pa so tiskanje, skeniranje in upravljanje povezani v enoten sistem, tehnologija stopi v ozadje. Laser, inkjet in skenerji postanejo del infrastrukture, ki deluje predvidljivo.

Digitalizacija dokumentov se torej ne začne v sistemih, ampak pri zajemu. Če ta del ni pod nadzorom, tudi najboljši sistemi ne pomagajo.

Več lahko najdete na spletni strani www.xenon-forte.si (P.R.)