Brezskrbna registracija udeležencev na dogodkih

Še vedno iščete načine, kako poenostaviti postopek registracije in izdaje akreditacij na vašem dogodku? IDE.konferenca omogoča transparentno in hitro vodenje registracij ter sledenja udeležencev, omogoča pa tudi rešitve po meri ali izvedbo posameznih storitev akreditacije in registracije na dogodkih …

IDE.konferenca v 5 korakih pripelje do uspešne celovite izvedbe registracijskega postopka na promocijskih dogodkih, izobraževanjih, konferencah, prireditvah, protokolarnih dogodkih … omogoča pa tudi pregled nad vsemi pridobljenimi informacijami:

1. Udeležencem omogoča prijavo in plačilo preko spleta. Na podlagi prijave udeleženec na e-

naslov prejme potrditev in identifikacijsko črtno ali QR kodo. Lahko naloži tudi svojo

fotografijo.

2. Omogoča digitalni vnos prijavljenih, akreditiranje in digitalno registracijo udeležencev s

klasičnimi (črtna koda, QR koda) ali najnaprednejšimi tehnologijami (RFID, UHF), ki

samodejno zaznava udeležence ob odsotnosti osebja.

3. Podpira izdajo in dotisk akreditacij na dogodku (celotni najem ekipe ali najem opreme).

4. Kontrolira vstop, beleži prisotnost ter omogoča sledljivost udeležencev.

5. Z online ali offline delovanjem lahko spremljate vse podatke in dovoljenja, pri online v

realnem času spremljate kdo je na katerem predavanju poslušal koga in koliko časa. Po

dogodku v IDentiksu izdelamo tudi zaključno poročilo v obliki grafov ali tabel.

»Izhodišče za načrtovanje dogodka je vedno naročnikova potreba in kaj so njihovi največji izzivi na dogodk – ti pa so zelo različni; npr. zmeda pri prijavah, gneča na registraciji, ogromno časa za pregled plačil, potreba po znižanju stroškov dodatnega osebja in hostes, transparentnost, pomanjkanje časa, želia po ličnih akreditacijah, prepoznavanje najljubših predavanj, zvestoba udeležencev, večanje števila udeležencev, …« je povedala Jasna Triller, direktorica IDentiks kartični sistemi

Primer dobre prakse: Konferenca 500 podjetnic, Grand hotel Union, 462 udeleženk, 9.marec 2016

Na letošnji 4. konferenci 500 podjetnic so organizatorke dogodka ponovno uporabile prednosti storitve IDE.konferenca – sistema za upravljanje registracij na dogodkih. Kot izzive smo skupaj prepoznali predvsem veliko število udeležencev, zaradi nizkih kotizacij potrebo po pregledu plačil ter seveda največji izziv – da bi bilo omogočeno takojšnje preverjanje izvedenih plačil s klikom na terminalu. Kasneje bi organizatorkam dodatno klicanje vzelo ogromno časa, zato smo uredili rešitev za ta izziv.

Glavni izziv: takojšnje preverjanje plačanih kotizacij, transparenten pregled udeleženk, čim hitrejša registracija

Rešitev: informacije o vseh izvedenih plačilih smo zajeli dan pred dogodkom in jih vnesli v podatkovno bazo (terminal) – ta nam je na dan dogodka z branjem črtne kode ali RFID oznake (na podlagi informacije o plačilu kotizacije) takoj potrdil ali zavrnil vstop.

Odlična izkušnja Zory Jakolin in Urše Žorž (www.eventio.si), organizatork dogodka 500 podjetnic

“Z IDentiksom pri dogodku 500 podjetnic sodelujemo že 4. leto in vsako leto je naše sodelovanje na višji ravni. Z novim načinom registracije, ki je neprimerno boljši, hitrejši, učinkovitejši kot ročna registracija, smo si zares olajšali delo. Zaradi hitrega postopka je manj pritoževanja udeleženk, saj imajo zato več časa za druženje z ostalimi udeleženkami, kar je bistvo našega dogodka. Predvsem nas veseli, da je postopek za izvedbo tako enostaven – IDentiksu smo namreč posredovale le .xls tabelo z imenom in priimkom udeleženk ter podatkom o že plačanih kotizacijah – podatke smo lahko dopolnjevali tudi še dan pred dogodkom. Na dan dogodka se je vsaka udeleženka registrirala pri naših hostesah – te so poiskale že pripravljeno akreditacijsko kartico, jo poskenirale in predale udeleženki. Udeleženka, ki ni plačala oz. ni bila prijavljena, kar je terminal IDE.konference samodejno javil ob uporabi, pa se je oglasila na posebnem mestu, pri vodji hostes, kjer je poravnala kotizacijo in dobila potrdilo, s katerim ji je predstavnik IDentiksa na licu mesta izdelal akreditacijsko kartico. Vse skupaj je potekalo hitro in učinkovito. Nov sistem pa omogoča tudi beleženje podatkov in podrobno zaključno poročilo, ki nam koristijo pri nadaljnjih obdelavah – tako npr. vemo, kdo se je udeležil dogodka, kdo je prišel dodatno in ni bil prijavljen, kdo je plačal na licu mesta … IDE.konferenco kot sistem za upravljanje z registracijami priporočamo vsakomur, ki se na svojem dogodku sooča s številnimi udeleženci ter predčasno registracijo oz. registracijo na mestu dogodka.”

Kako poteka preverjanje registracij?

Pregleden terminal z branjem črtne kode sprogramiramo glede na potrebe naročnika – za konferenco 500 podjetnic smo ga nastavili tako, da v bazi podatkov preverja plačane kotizacije udeležencev. Ko terminal sprejme akreditacijo, zaigra zvok ter prikaže zelen napis za dovoljen dostop. Kadar terminal ne prepozna akreditacije (v tem primeru zaradi neporavnane kotizacije) in je s tem dostop onemogočen, zaigra drugačen zvok ter se prikaže rdeč napis za nedovoljen vstop. V tem primeru udeleženec poravna kotizacijo, hostese pa mu v nekaj minutah izdelajo novo akreditacijo (sam tisk na predtiskane kartice traja le 3 sekunde).

Več informacij poiščitena spletni strani IDE.konferenca ali nam pišite na info@identiks.si.