Avtomatizacija elektronske pošte z MailArhiv

To bi pomenilo ogromno zamud in neučinkovito komunikacijo. Po najnovejših raziskavah se dnevno založi skoraj 3 % vse pošte, dostavljene preko poštnih ponudnikov – številka, ki bi pomenila ogromne izgube za velika in majhna podjetja. Vsaka založena ali poškodovana pošta pomeni izgubo zaupnih podatkov ali pomembnih navodil za nadaljnje delo, kar hkrati negativno vpliva na verodostojnost in zaupanje strank. Iznajdba elektronske pošte je digitalni čudež, ki pa vseeno potrebuje nekaj dodatne pomoči.

Arhivirana pošta je varna pošta

Elektronska pošta je najpomembnejše orodje za globalno komunikacijo. Število dnevnih elektronskih sporočil se povečuje, njihova hramba pa je še vedno breme vsakega uporabnika. Temu pa so naredili konec pri podjetju IT-opti, v katerem so združili moči s programsko opremo MailArhiv, s katero poskrbijo za avtomatsko arhiviranje vaše elektronske pošte.

Podjetja morajo poslovati skladno z vsemi varnostnimi predpisi, kar zajema tudi elektronsko pošto. Poskrbeti morajo za pravilno dokumentiranje in varnostno kopijo vseh elektronskih sporočil, in tu nastopi podjetje IT-opti.

Podjetje IT-opti se zaveda pomembnosti ustreznega arhiva za uspešno dolgoročno delovanje podjetja. Z mesečno naročnino na MailArhiv zakupite strežnik in določeno količino podatkov, za pravilno arhiviranje pa poskrbijo strokovnjaki podjetja IT-opti. Uporabniki imajo tudi možnost postavitve strežnikov in arhivov na sedežu podjetja ali v domači pisarni. Pri namestitvi lahko računajo na pomoč podjetja IT-opti. Na voljo sta dve možnosti arhiviranja:

• arhiviranje brez izbrisa poštnega predala,
• časovno arhiviranje s samodejnim izbrisom poštnega predala.

Kako torej poteka namestitev? Stopite v kontakt s svetovalcem podjetja IT-opti. Razložil vam bo delovanje programske opreme MailArhiv in vam svetoval pri izbiri najbolj primerne licence. Prednost licenčnega sodelovanja je, da plačujete glede na porabo. Na primer, če imate 10 elektronskih računov, boste zakupili 400 GB prostora, ki se razdeli med uporabniki. Pri naslednji obnovitvi licence lahko preverite svojo porabo in se lahko odločite za nakup večje kapacitete. Do programa lahko dostopate preko brskalnika, aplikacije ali dodatka v Outlooku. Programska oprema in namenski strežniki delujejo skladno po predpisih za varstvo osebnih podatkov GDPR.

Elektronska pošta je v celoti varno shranjena na zaščitenih strežnikih, ki pa vseeno dovoljujejo takojšen dostop. Strežniško arhiviranje vam nudi večslojno zaščito. Podatki, ki bi v primeru človeške napake bili izgubljeni, so sedaj na varnem in jih lahko kadarkoli povrnete na vaše fizične naprave. Zaščiteni ste tudi pred zunanjimi dejavniki, kot je prenehanje delovanja elektronskega strežnika ali zastoj elektronskih storitev. S pravilnim arhiviranjem elektronske pošte boste tudi v najhujših primerih imeli dostop do nje. Še boljše pa je, da za to ne boste potrebovali pomoči IT strokovnjaka, kar je dobra novica za manjša in srednje velika podjetja, ki v večini primerov ne potrebujejo lastnega IT oddelka.

Zakaj arhivirati in ne varnostno kopirati?

Arhiviranje in varnostno kopiranje sta pogosto označena kot sopomenki, kar privede do dolgoročnih težav. Varnostna kopija ne more nadomestiti arhiva, ki nudi popolno zaščito vaših podatkov. Varnostna kopija je časovno omejena in ne prepreči izgube podatkov. Prav tako ne ustreza vsem varnostnim predpisom, katerih se morajo držati podjetja.

Uničene Outlook podatkovne datoteke so prekletstvo vsakega IT strokovnjaka, ki v večini primerov le nemočno gleda v računalniški zaslon. Tovrstne datoteke slovijo po dovzetnosti za različne napake, ki v večini primerov pomenijo trajno izgubo vseh podatkov. Rešijo vas lahko samo arhivi MailArhiv, ki v primeru izpada ali uničenih podatkov omogočajo obnovitev brez preglavic. Programsko opremo si lahko namestite na spletni strani it-opti.com. (P.R.)