7 največjih ovir med vami in brezpapirnim poslovanjem!

Uvedba brezpapirnega poslovanja vam lahko prinese ključne poslovne prednosti pred konkurenco in to neglede na velikost vašega poslovanja. Kljub temu je povsem brezpapirno poslovanje bolj kot ne redkost, saj podjetja pri načrtovanju prehoda pogosto niso dovolj pazljiva na številne ovire, ki se lahko pojavijo na poti. Podjetja pogosto kljub uvedenemu sistemu za brezpapirno poslovanje in vsemi varnostnimi mehanizmi namreč še vedno nadaljujejo s poslovanjem s papirjem, saj jim slednji daje večjo mero zaupanja, ki pa se na dolgi rok vedno izkaže kot povsem nepotrebno. Če pa ste med uspešnimi podjetji, ki želijo čimprej uvesti brezpapirno poslovanje, vas bodo zagotovo zanimale največje oziroma ključne ovire, ki vas lahko oddaljijo od želenega cilja.

1. Navezanost na papir. Ker ljudje neprestano uporabljajo papir pri njihovem vsakodnevnem poslovanju so nanj navajeni do take mere, da vse elektronske dokumente, vključno z elektronsko pošto natisnejo na papir. Zaradi tega je priporočljivo, da se starejšim uporabnikom vsaj v začetni fazi še vedno omogoči dostop do papirnate dokumentacije, mladim pa se z uporabo raznovrstnih elektronskih naprav omogoči polen dostop do dokumentov v elektronski obliki.

2. Zakonodajne prepreke. Mnogi uporabniki se prehodu na brezpapirno poslovanje izogibajo izključno zaradi tega, ker imajo pomisleke glede pravne veljavnosti tovrstnih dokumentov. Pri nas s pravilno uvedbo elektronskega poslovanja ne bomo imeli, saj zakonodaja elektronske dokumente enači s papirnimi.

3. Enostavnost tiskanja. Tiskanje še nikoli ni bilo enostavnejše kot je sedaj, saj en gumb zadošča za tiskanje tako z osebnega računalnika kot z mobilne naprave. K temu svoj delež seveda pripomorejo tudi vedno cenejši tiskalniki. Kljub temu je uvedba elektronskega poslovanja še vedno smiselna, saj vam bo v primerjavi s konkurenco dala možnost hitrejšega, bolj ustvarjalnega poslovanja.

4. Občutek visokih stroškov povezanih z dokumentnimi sistemi. Vodilni v podjetju imajo pogosto občutek, da jim bo uvedba brezpapirnega poslovanje in dokumentni sistemi prinesli le dodatne stroške. Ključni krivec za to se skriva v tem, da prodajalec podjetju ne predstavi preprostega izračuna za povrnitev stroškov. Ta bi namreč vodilnim v podjetju jasno pokazal, koliko denarja bi lahko podjetje privarčevalo z uvedbo brezpapirnega poslovanja.

5. Ovire obstoječe tehnologije. Če zadnjih nekaj let niste vlagali v posodobitev tehnologije, bo takojšnji prehod na povsem brezpapirno poslovanje relativno težaven. Zaradi tega je papirno poslovanje predvsem za manjša podjetja včasih bolj smiselno in stroškovno upravičeno od digitalnega. Če pa je IT infrastruktura dovolj »moderna«, vas od prehoda na povsem brezpapirno poslovanje loči le še dobro izveden projekt.

6. Velik ekosistem, ki temelji na papirju. Določena podjetja se bodo zaradi narave dela srečevala z ogromno količino papirja tudi v primeru uvedbe brezpapirnega modela poslovanja. Zaradi tega je pri uvedbi brezpapirnega poslovanja v ta podjetja ključnega pomena, da se digitalizira le tiste oddelke podjetja, kjer bo to stroškovno upravičeno.

7. Kultura ljudi v podjetju. Kultura podjetja pri uvajanju brezpapirnega poslovanja je prav tako pomembna, saj je upor do tovrstnega poslovanja mogoče zaslediti predvsem pri starejši populaciji. Kljub temu je ta vira premostljiva, saj pravilna uvedba brezpapirnega poslovanja bo koristi prinesla vsem, tako mladim kot starejšim.

Neglede na način dejanske uvedbe brezpapirnega poslovanja, je to dolgoročni projekt, ki vam bo ob pravilni implementaciji prinesel manjše stroške, večjo učinkovitost poslovanja in ključno prednost pred konkurenco. Če želite izvedeti še več glede brezpapirnega načina poslovanja ter kako bo ta rešili vašo poslovno težavo, izboljšal poslovanje in znižal stroške, vam priporočamo, da se čimprej obrnete na strokovnjake podjetja Vibor d.o.o (http://www.vibor.si/).