Vse poti vodijo … iz internega portala

Intranet. Nekaj, kar podjetje v današnjem času potrebuje ravno tako nujno kot spletno stran ali elektronsko pošto. Torej ga imejmo! Odločitev o platformi je preprosta: SharePoint. Napraska se denar za nabavo potrebne infrastrukture, angažira se dizajnerski tim za pripravo grafične podobe, zbere se skupina IT strokovnjakov, ki poskrbijo za implementacijo. Končno je projekt zaključen, interni portal je postavljen, ves svež in bleščeč in pripravljen na uporabo … Toda v roku pol leta, ko se začetna vznesenost poleže, ugotovimo, da ga zaposleni sploh ne obiskujejo. Znana zgodba?

Na dolgi rok se izkaže, da je vsebina portala tisto, kar prepriča uporabnike: embalaža izdelka je lahko še tako bleščeča, a če nam okus ni všeč, ga ne bomo kupovali prav dolgo. V podjetju Agito se zavedamo, da čudežnega recepta za pravo vsebino ni, a naše pestre izkušnje z implementacijo SharePoint portalov kažejo, da največja teža leži na vstopni strani, ki služi kot centralna vstopna točka in mora ponujati ažurne informacije ter hiter dostop do aplikacij, ki jih uporabnik potrebuje pri svojem delu.

Vstopna stran portala je najbolj obiskana stran intraneta in s tem logično mesto za korporativne novice. Te morajo biti sveže, saj uporabniki hitro dobijo občutek, da se »nič ne dogaja«, in prenehajo obiskovati portal, če jih ob obisku pozdravijo teden dni stare informacije. S premišljeno spisanimi povzetki lahko bralca pritegnemo k branju celotne novice. V navezi s pravilnim targetiranjem uporabnikov lahko poleg korporativnih prikažemo tudi ključne novice iz sektorja trenutnega uporabnika. Vključimo lahko tudi »zunanji svet« s prikazom zadnjih medijskih objav ali objav na socialnih omrežjih.

Čeprav so novice pomembne, pa same po sebi niso dovolj, da bi uporabniki redno zahajali na portal. Intranet mora biti predvsem uporaben, kar v prvi vrsti pomeni, da uporabnikom omogoča hitrejše iskanje informacij in orodij, ki jih potrebujejo za svoje delo. Pregledna navigacija, na kateri namesto dolgega seznama povezav ponudimo po sklopih urejene nabore bližnjic z opisi, ki dodatno pojasnjujejo kontekst povezave, je korak v pravo smer. Umestitev ključnih orodij, kot so npr. iskanje po vsebini ali imeniku, direktno na vstopno stran pripomore k temu, da uporabniki intranet prepoznajo kot mesto, na katerem ne samo berejo, pač pa prav tako izvajajo določena opravila. In seveda na vstopni strani ne smejo manjkati najpogosteje uporabljana poslovna orodja podjetja, pa naj gre za hiter pregled zasedenosti sejne sobe, napovednik bližajočih se dogodkov ali pregled zadnjih idej iz inovacijskega sistema. Za dodaten bonus ponudimo še ključne rezultate in številke, ki so seveda povezani s poslovnim področjem: morda trenutna vrednost delnic, rast prodaje v zadnjem mesecu ali število dni brez incidenta.

Interni SharePoint portal je tudi – če ne kar predvsem – mesto, ki zaposlenim omogoča medsebojno sodelovanje. Kmalu je vsak uporabnik član mnogih skupin in projektnih mest, zato je težko slediti spremembam in novostim. Dobra spletna stran zna prikazati tako seznam mest, na katerih uporabnik sodeluje kot tudi njegove zadnje aktivnosti na teh mestih. Platforma SharePoint že sama po sebi ponuja možnosti prikaza povzetkov aktivnosti – kjer pa te možnosti ne zadoščajo potrebam, lahko Agito ponudi pester nabor prilagojenih rešitev.

Več informacij o nas in naših rešitvah na SharePoint področju najdete tukaj.