eDokumenti v sistemu MiniOffice

Želje uporabnikov, inovativnost in strokovni pristop so bili v podjetju Biromatik ves čas osnovno vodilo razvoja. Danes sistem eTM predstavlja zaokrožen nabor funkcionalnosti, ki v veliki meri olajšajo poslovanje vsakega podjetja. Celotna rešitev eTM je v oblaku, namestitev ni potrebna, ni nadgradenj, zato je strošek sistema skozi leta bistveno nižji. Uporabnik se lahko sproti odloča, katere storitve bo uporabljal.

Osnovne funkcionalnosti sistema eTM:

• evidentiranje delovnega časa (prijavna konzola, računalnik, mobilne naprave),
• elektronski dokumenti,
• planiranje delovnega časa (mesečno, tedensko),
• obračun dodatkov, spremljanje obračuna dežurstev in izvoz v plače,
• spremljanje opravljenega dela (delovni nalogi, opravila),
• zajemanje opravljenega dela na terenu,
• potni nalogi in sledenje vozil,
• rezervacija službenih vozil,
• naročanje, evidentiranje in obračun malic in
• integracija v ostale sisteme podjetja ERP (izvoz za plače).

Novosti in prednosti na področju eDokumentov

eDokumenti so naslednik oz. evolucija obstoječih elektronskih obrazcev v sistemu MiniOffice. Rešitev je v celoti nov sistem in ni nadgradnja obstoječih elektronskih obrazcev. Pri razvoju so bile upoštevane vse pozitivne izkušnje obstoječih elektronskih obrazcev, nadgrajene z izkušnjami in željami uporabnikov. Nov sistem eDokumentov prinaša številne prednosti za zaposlene, podpisnike in administratorje. Osnovni cilj in vodilo sta bila poenostavitev za zaposlene in zmanjšanje napak pri vnosu.

Prilagodljivost dokumentov za specifične potrebe strank

• Poimenovanje (Npr.: Dovolilnica -> Dovolilnica za službeno pot)
• Možnost dodatnih vnosnih polj (meta podatki), ki so zelo uporabna pri dovolilnicah.
• Možnost nastavitve različnih obveznih podatkov pred oddajo.
• Možnost nastavitve makro ukazov, ki se izvedejo ob kreiranju, oddaji in podpisu.
• Možnost opisa dokumenta in internega navodila (PDF ali video).

Nastavitev poljubnih dokumentov

• Vnaprej se lahko pripravijo različni tipski dokumenti. Primer: »Najava odsotnosti« postane »Najava dopusta«.
• Poenostavljeno izpolnjevanje, saj ima dokument že vnaprej izpolnjena polja (trajanje, dogodek, prisotnost).
• Manj napak pri vnosu.

Podpisovanje (podpisniki)

• Privzeti podpisniki, vezani na dokument, grupo ali zaposlenega.
• Ni več potrebna izbira podpisnikov.
• Več sočasnih vzporednih podpisnikov ali kaskadno podpisovanje.
• Arhiv podpisovanja (potrjeni, zavrnjeni, brisani).

Podpora na mobilnih napravah

• Podpora na mobilnih napravah z namensko aplikacijo MiniOffice.Mobile (iOS in Android).
• Poenostavljen vnos pri kompleksnejših obrazcih (urejanje dneva, potni nalogi).
• Možnost obveščanja preko emaila in potisnih obvestil (notifications).
• Zaradi uporabe obvestil in mobilne aplikacije se zmanjša čas od poslanega zahtevka do samega podpisa.

Administratorski pogled

• Vsi eDokumenti so na voljo v enotnem pogledu na enem mestu.
• Možnost filtriranja po vrsti dokumenta in zaposlenem.
• Možnost raznih popravkov (pred oddajo plač).
  
  

Dodajanje prilog

• Dokumentom je možno pripeti eno ali več prilog.
• Zajem slike v primeru mobilne aplikacije (razni računi za potne naloge).
• Povezava s ponudniki elektronskega arhiviranja (Pošta Slovenije in ostali).
• Uvrstitev priloge glede na klasifikacijski načrt.

Celovita rešitev v oblaku omogoča tudi integracijo dokumentov z obstoječimi sistemi v podjetju, kar poenostavi procese in zmanjšuje stroške. Več informacij o sistemu eTM in MiniOffice, vključno s podrobnostmi o delovanju, funkcionalnostih in možnostih prilagoditve vašim potrebam, lahko najdete na spletni strani www.e-tm.si. (P.R.)