Je tisk plačilnih list v Sloveniji obvezen?

Izpis, priprava za posredovanje, posredovanje plačilnih list zaposlenim ter pripadajočih dokumentov je lahko vsaj zamudno, če ne tudi potratno opravilo. Nihče ga ne mara, izpis na drage kuverte, posredovanje plačilnih list zaposlenim, zbiranje podpisov in to vsak mesec znova. Še zaposleni tega ne marajo, kdo si želi delati še en papirnati arhiv na polici. Po drugi strani pa bi radi bili vsak mesec obveščeni, pravzaprav moramo biti. Če pri vas še vedno tiskate plačilne liste, naj vas opomnimo, da vam to jemlje preveč časa in denarja, torej je logičen ukrep prehod na ePlače. Spodaj si oglejte razloge zakaj.

7 racionalnih razlogov, zakaj je bolje pošiljati plačilno listo preko pdf/a?

1. Prihranek: Zmanjšanje materialnih stroškov (kopiranje, tiskanje plačilnih list in pripadajoče dokumentacije). Po nekaterih podatkih znaša strošek tiska v podjetjih kar 3-5% vsega prometa, zato je smiselno ponovno oceniti potrebo po slehernem tisku.
2. Priročnost: PDF/A plačilne liste in pripadajoči dokumenti se kreirajo samodejno, torej prihranimo na času in denarju.
3. Varnost: Plačilne liste so zaščitene z geslom, kar se vrši samodejno, s čimer je zagotovljena varnost dostopa do posameznih dokumentov samo pooblaščenim osebam ter posameznikom do lastne dokumentacije.
4. Dinamičnost: Plačilne liste in pripadajoči dokumenti se povezujejo v eno celoto.
5. eHramba: PDF/A plačilne liste se lahko elektronsko hranijo.
6. Nadzor: Odgovorni imajo nadzor nad dostopi do dokumentacije, omogočena pa je tudi revizijska sled dokumentov.
7. Integracija: Dober sistem ePlač se tudi dobro poveže z obstoječim ERP-sistemom (navezava na obstoječe šifrante, možnost vpogleda).

V uradu Informacijskega pooblaščenca so nam zaupali, da zakonskih omejitev za vročanje plačilne liste preko epošte v pdf obliki, ni. »Kot smo zapisali v mnenju zakonskih omejitev za tak način vročanja načeloma ni, če ni na njih tudi občutljivih osebnih podatkov, vendar pa mora delodajalec zagotoviti ustrezno varnost pri prenosu teh podatkov do zaposlenega. To pomeni, da morajo biti podatki praviloma zaklenjeni in dostopni z geslom, ki ga pozna samo prejemnik. Če pa plačilne liste vsebujejo tudi kakšne občutljive osebne podatke (npr. o zdravstvenem stanju, verskem ali političnem prepričanju, članstvu v sindikatu), pa ZVOP-1 v 2. odstavku 14. člena zahteva, da se t.i. občutljivi osebni podatki pri prenosu po telekomunikacijskih omrežjih (kamor sodi tudi prenos s pomočjo e-pošte) posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa.« nam je zaupala Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka.

Na trgu je kar nekaj rešitev, predlagamo pa tako, ki se je v praksi že izkazala, kot denimo Sidoksis – ePlače, ki je celovita rešitev za kreiranje PDF/A plačilnih list, njihovo zaščito z individualnim geslom vsakega zaposlenega, posredovanje plačilnih listov po elektronski pošti, elektronsko potrditvijo prejema plačilne liste ter elektronsko hrambo. S pridom so jo implementirali že mnoge bolnišnice in privat podjetja v Sloveniji. Rešitev prav tako omogoča posredovanje in elektronsko hrambo vseh dokumentov vezanih na plačilne liste: obvestila o plačani dohodnini, regresu, obrazec M4 in drugih.

Če želite izvedeti več, imate dodatno vprašanje ali pa vas zanima, koliko bi vas stala vpeljava sistema ePlač v vašem podjetju, le izpolnite spodnji obrazec ter vprašajte.