Multifunkcijske naprave nove generacije: od tiskanja dokumentov do središča digitalnega poslovanja

Digitalizacija poslovanja, delo na daljavo in vse večja količina elektronskih dokumentov so spremenili način, kako organizacije uporabljajo pisarniško opremo. Dokument danes pogosto ne konča več v fizičnem arhivu, temveč se po zajemu pretvori v digitalno obliko, pošlje v poslovni sistem, shrani v oblak ali posreduje drugim uporabnikom. Zaradi tega postaja multifunkcijska naprava pomembna vstopna točka v celoten dokumentni proces.

Sodobne naprave omogočajo bistveno več kot klasično tiskanje. Uporabnikom omogočajo neposredno povezovanje z rešitvami, kot so Microsoft 365, SharePoint in druge oblačne platforme, kar zmanjšuje število ročnih opravil in omogoča hitrejšo obdelavo informacij. Podjetja lahko tako izboljšajo pregled nad dokumenti, zmanjšajo možnost napak ter zaposlenim omogočijo učinkovitejše delo.

Pomembna sprememba je tudi v načinu razvoja teh naprav. V preteklosti je bila funkcionalnost določena ob nakupu, danes pa podjetja pričakujejo, da bo naprava tehnološko aktualna tudi več let po namestitvi. Zato proizvajalci uvajajo okolja, ki omogočajo stalne programske posodobitve in dodajanje novih funkcij skozi življenjsko dobo naprave. Takšen pristop zmanjšuje stroške lastništva in podjetjem omogoča, da se lažje prilagodijo novim poslovnim zahtevam.

Med predstavniki nove generacije multifunkcijskih naprav izstopata modela Ricoh IM C3010A in Ricoh IM C401F. Prvi je namenjen predvsem organizacijam, kjer je pomembna večja zmogljivost, večje število uporabnikov in povezovanje z zahtevnejšimi poslovnimi procesi. Gre za barvno A3 napravo, ki združuje tiskanje, kopiranje, skeniranje in napredne možnosti upravljanja dokumentov. Zaradi svoje prilagodljivosti je primerna za podjetja, javne ustanove in organizacije, kjer je dokumentacija pomemben del vsakodnevnega poslovanja.

Ricoh IM C401F pa predstavlja bolj kompaktno rešitev za manjše delovne skupine, oddelke ali podjetja, ki želijo sodobne funkcije v formatu A4. Njena prednost je, da omogoča enako filozofijo enostavne uporabe, povezljivosti in varnega upravljanja dokumentov v manjši izvedbi. Takšne naprave so vse bolj priljubljene, saj podjetja ne potrebujejo vedno velike centralne naprave, temveč pogosto iščejo učinkovite rešitve, ki so zaposlenim neposredno dostopne.

Pri obeh modelih je pomemben poudarek na uporabniški izkušnji. Veliki zasloni na dotik omogočajo preprosto upravljanje, podobno kot pri uporabi sodobnih mobilnih naprav. Uporabniki lahko prilagodijo začetni zaslon, nastavijo pogosto uporabljene postopke in hitreje opravijo vsakodnevna opravila. To je še posebej pomembno v okoljih, kjer isto napravo uporablja več različnih uporabnikov z različnimi potrebami.

Vse pomembnejši dejavnik pri izbiri multifunkcijske naprave je tudi varnost. Ker so naprave danes povezane v omrežje in pogosto obdelujejo občutljive poslovne informacije, morajo zagotavljati ustrezno zaščito podatkov. Med pomembnimi funkcijami so nadzor dostopa uporabnikov, zaščita prenosa podatkov, varno upravljanje dokumentov ter redne programske posodobitve. Za podjetja, ki poslujejo z zaupnimi podatki, je to postalo enako pomembno kot zmogljivost same naprave.

Poleg varnosti podjetja vedno bolj spremljajo tudi trajnostni vidik tehnologije. Zmanjševanje porabe energije, racionalnejša uporaba papirja in boljši nadzor nad stroški tiskanja postajajo del širše poslovne strategije. Sodobne multifunkcijske naprave omogočajo spremljanje uporabe, optimizacijo tiskalniškega okolja in zmanjševanje nepotrebnih izpisov. Digitalizacija dokumentov pa dodatno zmanjšuje potrebo po fizičnem pretoku papirja.

Predstavljajmo si srednje veliko podjetje, ki ima več različnih tiskalnikov po oddelkih, brez enotnega nadzora nad stroški in dokumentnimi procesi. Takšno podjetje se pogosto srečuje z različnimi gonilniki, različnimi postopki vzdrževanja in slabšim pregledom nad uporabo naprav. Z uvedbo sodobne multifunkcijske rešitve bi lahko poenotilo okolje, izboljšalo varnost in omogočilo zaposlenim hitrejše delo z dokumenti. Prodajni oddelek bi lahko pogodbe neposredno digitaliziral, računovodstvo bi prejete dokumente hitreje vključilo v svoje procese, vodstvo pa bi pridobilo boljši pregled nad uporabo tehnologije.

Prav v tem se kaže največja sprememba vloge multifunkcijskih naprav. Njihova vrednost ni več samo v številu natisnjenih strani, temveč v tem, kako pomagajo organizaciji upravljati informacije. Naprava postaja del digitalne infrastrukture podjetja in pomembno orodje za večjo učinkovitost, varnost in prilagodljivost poslovanja.

V prihodnosti bo razvoj šel še dlje. Umetna inteligenca, avtomatizirana obdelava dokumentov in še tesnejša povezava z informacijskimi sistemi bodo dodatno spremenili način uporabe teh naprav. Podjetja bodo iskala rešitve, ki ne bodo zgolj izvajale posameznih opravil, temveč bodo aktivno pomagale pri optimizaciji poslovnih procesov.

Ricoh IM C3010A in Ricoh IM C401F predstavljata primer te nove generacije naprav, kjer tiskanje ni več glavni cilj, temveč le ena od funkcij širšega digitalnega okolja. Sodobna multifunkcijska naprava tako postaja pomemben partner pri prehodu v učinkovitejše, varnejše in bolj povezano poslovanje.  

Od tehnologije do poslovne vrednosti – hipotetični primer uporabe

Predstavljajmo si srednje veliko proizvodno podjetje s približno 150 zaposlenimi, ki posluje na več lokacijah in ima različne oddelke – upravo, prodajo, nabavo, računovodstvo, logistiko in tehnično službo. V preteklosti je podjetje postopoma kupovalo različne tiskalnike in večnamenske naprave, zato se je sčasoma pojavilo nepovezano okolje z različnimi modeli, različnimi postopki vzdrževanja in brez enotnega pregleda nad stroški uporabe.

Največji izziv ni bil samo tiskanje, temveč upravljanje dokumentov. Pogodbe, naročilnice, računi in tehnična dokumentacija so pogosto še vedno potovali v papirni obliki. Zaposleni so veliko časa porabili za skeniranje, iskanje dokumentov in ročno prenašanje informacij med različnimi sistemi. Podjetje je zato začelo iskati rešitev, ki ne bi bila zgolj zamenjava stare opreme, temveč izboljšanje celotnega dokumentnega procesa.

Z uvedbo sodobnega okolja multifunkcijskih naprav bi lahko podjetje poenotilo svoje tiskalniško okolje in ga povezalo z digitalnimi poslovnimi procesi. Zmogljivejša naprava, kot je Ricoh IM C3010A, bi bila namenjena skupnim lokacijam in oddelkom z večjim obsegom dela, kjer je pomembna hitra obdelava večjih količin dokumentov, kakovostno barvno tiskanje in povezovanje z informacijskimi sistemi. Zaposleni v prodaji bi lahko ponudbe in pogodbe neposredno digitalizirali, računovodstvo bi lahko prejete račune hitreje posredovalo v nadaljnjo obdelavo, vodstvo pa bi pridobilo boljši pregled nad uporabo in stroški.

Za manjše oddelke ali posamezne lokacije bi podjetje lahko uporabilo kompaktnejšo rešitev, kot je Ricoh IM C401F. Takšna naprava bi omogočila, da imajo zaposleni neposreden dostop do sodobnih funkcij tudi tam, kjer velika centralna naprava ni potrebna. Skeniranje dokumentov v oblak, varno tiskanje in enostavno upravljanje preko zaslona na dotik bi zmanjšali čas, potreben za vsakodnevna administrativna opravila.

Pomembna sprememba bi bila tudi na področju varnosti. V številnih podjetjih se še vedno dogaja, da natisnjeni dokumenti ostanejo na izhodnem pladnju, dokler jih nekdo ne prevzame. Pri sodobnih napravah lahko podjetje uvede preverjanje uporabnikov in nadzorovan dostop do dokumentov, kar zmanjša tveganje razkritja občutljivih informacij. To je posebej pomembno pri pogodbah, finančnih dokumentih, kadrovskih podatkih in drugih poslovno pomembnih informacijah.

Po nekaj mesecih uporabe bi podjetje ugotovilo, da glavna korist novega sistema ni samo hitrejše tiskanje, ampak predvsem bolj urejen pretok informacij. Zaposleni bi porabili manj časa za iskanje dokumentov, manj bi bilo ročnega dela, zmanjšali bi se stroški vzdrževanja, podjetje pa bi dobilo boljši nadzor nad celotnim dokumentnim okoljem.

Takšen primer kaže, zakaj se sodobna multifunkcijska naprava vse bolj odmika od klasične predstave tiskalnika. Njena prava vrednost je v tem, da povezuje ljudi, dokumente in poslovne procese ter podjetju pomaga pri prehodu v bolj učinkovito in digitalno organizacijo dela.

Več najdete na spletni strani www.vibor.si