Najdragocenejša valuta podjetja ni evro, temveč ura

A vsakodnevno upravljajo z nečim še bolj omejenim – s časom. Končni izdelek ali storitev ni več edino merilo uspeha. Ključno je tudi, kako natančno in pregledno podjetje razporeja ure, ki jih imajo na voljo zaposleni. Presenetljivo pa še danes številna podjetja delovni čas beležijo z osnovnimi tabelami – na papirju ali v Excelu.

V preteklosti je to morda zadostovalo. A z uveljavitvijo nove zakonodaje (ZEPDSV-A) so se pravila močno zaostrila: delodajalci morajo voditi natančen zapis prihodov, odhodov, odmorov, nadur in seštevkov opravljenih ur (tedensko, mesečno in letno). Napake niso več le organizacijski problem. Zanje lahko podjetje prejme kazen tudi do 20.000 evrov. In dovolj je že nenameren izbris ene Excelove datoteke, da celoten sistem razpade.

Zakaj tvegati, če obstajajo sodobna orodja, ki to delo opravijo natančneje, hitreje in zanesljiveje?

Slovenski delodajalci so pod pritiskom zakonodaje

Enostavno več ne zadošča podati generičnih 8-urnih izjav, kot je bilo prej pogosto praksa. Inšpektorji zdaj preverjajo, ali so vsi podatki ustrezno evidentirani. Velika težava je tudi razpršenost ekip. Nekateri delajo od doma, drugi v pisarni, tretji hibridno in nenazadnje tudi na terenu. Ne glede na lokacijo pa bo inšpektorja zanimal točen popis delavčevih ur, zato podjetja potrebujejo storitev, ki deluje povsod, brez zapletene infrastrukture in je povrh še zelo ugodna za podjetja. Za uporabnike pa je pomembno, da je storitev enostavna za uporabo.

Slovensko podjetje Prolog se je izziva lotilo z rešitvijo EasyReg, ki deluje v oblaku, za dostop pa potrebuješ samo delujočo povezavo in pametno napravo (računalnik, telefon …). Deluje preko vsakega brskalnika ali pa kot mobilna aplikacija za Android in iOS.

Podatki se hranijo na varnih strežnikih s strogimi varnostnimi protokoli in rednim dnevnim arhiviranjem ter varnostnim kopiranjem. Administrator podjetja do evidence dostopa preko nadzorne plošče, kjer v nekaj klikih vidi prisotnost zaposlenih, ureja pravice in nastavitve ter pridobiva podrobna poročila o opravljenih urah, nadurah in odsotnostih.

EasyReg – transparentno in natančno vodenje časa

Zaposleni lahko z enim klikom beležijo prihod in odhod prek mobilne aplikacije ali spletnega vmesnika. EasyReg samodejno izračuna opravljene ure, nadure in odsotnosti ter zbira vse za pripravo plačilnega obračuna. Sistem omogoča prilagajanje pravic dostopa, spremljanje stanja prisotnosti ter izvoz podatkov v Excel ali druge formate, kar poenostavi mesečne obračune plač.

Pri delu na terenu lahko administrator vključi GPS sledenje, da aplikacija zabeleži lokacijo prijave in odjave z dela. Ta funkcija omogoča verodostojnejšo evidenco za terenske storitve ali prilagodljive urnike. EasyReg vsebuje modul za vnaprejšnje planiranje dopustov in bolniških odsotnosti. Sistem prikazuje razpoložljivost dopusta vsakega zaposlenega ter preprečuje prekrivanje prostih dni znotraj ekipe, kar zmanjša administrativno breme in izboljša preglednost nad odsotnostmi.

Vsi zapisi delovnega časa so šifrirani in shranjeni centralizirano. Dostop do storitve zahteva prijavo z uporabniškim imenom in geslom, sistem pa podpira različne nivoje pravic – vsak uporabnik vidi le ustrezne podatke. Rešitev je skladna z uredbo GDPR in novimi normativi o evidencah.

Konec nočnih mor

Nič več popravkov v zadnjem trenutku in paničnega iskanja rešitev. Vsi podatki so v enotni bazi, ki jo je kadarkoli mogoče pregledati ali obdelati. Vodstvo ima neprekinjen vpogled v realnem času in lahko takoj ugotovi, kje so morebitne pomanjkljivosti ali kako so usklajene ekipe. Vse zahtevke (dopust, bolniška …) se pregleda in odobri znotraj sistema EasyReg.

Znebite se nepreglednih tabel in pozabljenih vnosov. Čas ni več nekaj, kar zgolj merimo, je nekaj, kar vodimo. Če je denar gorivo podjetja, je čas njegov kompas. In kompas mora kazati natančno.

Več na https://evidenca-ur.si/. (P.R.)