Rešitve v oblaku za učinkovito upravljanje dokumentov

Kljub uveljavljanju rešitev v oblaku, ki omogočajo učinkovito delo z različnih lokacij, se organizacije pogosto soočajo z izzivom, kako v celoti izkoristiti potencial oblaka, zlasti na področju tiskanja in skeniranja. Če potencial ni izkoriščen, se naložbe podjetij v tehnologijo v oblaku ne vračajo v polni meri. Z majhnimi spremembami v načinu tiskanja in skeniranja lahko organizacije znatno povečajo produktivnost, prihranijo čas pri ponavljajočih se opravilih ter izboljšajo varnost informacij in dokumentov.

Prednosti prehoda v oblak

Podjetja se pri tradicionalnih postopkih tiskanja in skeniranja soočajo z mnogimi izzivi. Nemalokrat se morajo zaposleni redno voziti v pisarno zgolj zaradi tiskanja dokumentov ali dostave obrazcev. Običajna praksa je tudi pošiljanje dokumentov na lasten e-poštni naslov in nato njihovo deljenje s sodelavci. Poleg tega se pogosto dogaja, da morajo zaposleni na svojih računalnikih hraniti zaupne dokumente, kot so življenjepisi ali pogodbe, kar predstavlja varnostno tveganje. Nadaljnji problem je težko iskanje dokumentov, ko pozabimo, kam smo jih shranili in kako smo jih poimenovali.

Podatek, da je bilo leta 2023 od 19 milijonov skeniranih dokumentov prek Canonovih večnamenskih naprav v Evropi, na Bližnjem vzhodu in v Afriki kar 88 % poslanih po e-pošti, jasno kaže na prevlado tradicionalnih, manj učinkovitih metod. Po drugi strani je ironično, da so skoraj vse te organizacije že investirale v rešitve v oblaku, kot sta Microsoft 365 ali Google Workspace. Kaj spremeniti, da bi organizacije izkoristile obstoječe naložbe v oblak? Ena izmed ključnih stvari je, da mora biti skeniranje preprosto, prav tako tudi iskanje in deljenje dokumentov.

Skeniranje v oblak nemudoma izboljša upravljanje dokumentov, saj se ti samodejno naložijo na osrednje mesto za shranjevanje. To olajša iskanje, dostop in pridobivanje informacij ter izboljša sodelovanje, saj lahko ekipe brez težav dostopajo do dokumentov in jih delijo ne glede na njihovo lokacijo dela.

Ste vedeli, da lahko zaposleni izgubijo do dve uri na dan za iskanje informacij, ki jih shranjujejo na tradicionalne načine? Več kot 76 % jih priznava, da hranijo lokalne kopije dokumentov, kar dodatno otežuje sodelovanje in povečuje varnostna tveganja.

Prednost shranjevanja v oblak je tudimanjša poraba papirja, kar prispeva k trajnosti ter omogoča prihranke pri stroških papirja, tiskanja in fizičnega shranjevanja.

Canon – pot do pametnejšega dela

Večfunkcijske naprave in vodilne rešitve za povezljivost v oblaku podjetja Canon so usmerjene v odpravljanje omenjenih težav. Omogočajo preprosto integracijo z vsemi priljubljenimi rešitvami, vključno z OneDrive za podjetja, SharePoint, Microsoft Teams, Google Workspace in Dropbox.

Med Canonovimi rešitvami za povezljivost z oblakom izstopajo:

• Canon Cloud Connector: rešitev je namenjena manjšim organizacijam in omogoča tiskanje in skeniranje v oblaku z minimalnimi zahtevami glede informacijske tehnologije.

• Storitve uniFLOW: rešitev je namenjena strankam, ki potrebujejo varno tiskanje in dodatne funkcije za upravljanje dokumentov, kot so računovodstvo, centralizirano upravljanje naprav in uporabnikov.

• uniFLOW Online: predstavlja prilagodljivo rešitev za tiskanje in skeniranje v oblaku, ki omogoča brezhibno hibridno delo, večjo izbiro naprav in podporo za večje število uporabnikov. Ponuja tudi napredne možnosti skeniranja, vključno s paketnim skeniranjem več dokumentov ter arhiviranjem in indeksiranjem dokumentov na podlagi podatkov, ki jih vsebujejo.

Portfelj Canonovih storitev digitalne preobrazbe organizacijam pomaga, da kar najbolje izkoristijo svoje obstoječe naložbe z namenom izboljšanja učinkovitosti in krepitve varnosti informacij.

Več lahko najdete na spletni strani bit.ly/canon-cloud-connectivity. (P.R.)

“Ko podjetja v svoje poslovanje vpeljejo hibridno in mobilno delo, je varovanje občutljivih dokumentov v oblaku njihova prioritetna naloga. Canonove naprave, ki omogočajo delo v oblaku, zagotavljajo varno in brezhibno dostopanje do tiskanja in skeniranja dokumentov od kjerkoli ter pomagajo organizacijam pri zaščiti njihovih podatkov. S Canonovimi napravami imate možnost dela na daljavo ob zagotovitvi, da so vaše informacije varne in pod nadzorom, ne glede na to, kje so shranjene ali deljene,” poudarja Angelina Vučković, direktorica Canon Hrvaška in vodja področja B2B Adria.