Digitalizacija: e-dobavnica

Z adventom digitalizacije so se pojavile nove tehnološke rešitve, ki lahko nadgradijo obstoječe poslovne tokove. Ena izmed njih je programska oprema za elektronsko dokazilo o dostavi oziroma e-dobavnica.

Kurirji običajno pokažejo dokazilo o dostavi v obliki podpisa prejemnika na papirnatih dobavnicah. V digitalni dobi je papirno poslovanje zastarelo, neučinkovito zaradi daljšega časa obdelave, za povrh pa še za seboj pušča velik ogljični odtis na okolje.

Komunikacija s strankami je včasih lahko otežena. Pomemben je dober prvi vtis, saj stranke pričakujejo dobro organizirano, strokovno in učinkovito dostavno službo. Da bi zagotovili dolgoročno zadovoljstvo strank, je e-dobavnica končna rešitev za vse komunikacijske in logistične prepreke.

Kaj je dobavnica?

Gre za dokument, ki je ključnega pomena pri sledljivosti in dokazuje dejansko stanje naročila. Ko govorimo o papirni ali klasični dobavnici, je v njeno pripravo vključenih veliko ročnih opravil, ki so dolgotrajna in povečujejo možnost napak. Z uvedbo e-dobavnic velik del opravil avtomatiziramo in tako zmanjšamo stroške, dvignemo učinkovitost, pohitrimo procese ter minimiziramo napake.

Proces dostave z e-dobavnico

S pametno napravo logist pripravi nakladalni nalog, ki vsebuje dobavnice do dostavnih mest na relaciji, kjer voznik razvaža blago. Pred odhodom si voznik nakladalni nalog naloži na svojo pametno napravo. Pri razkladu voznik in kupec dobavnico elektronsko podpišeta. Podpisan dokument se shrani in pošlje po e-pošti do kupca. Po zaključenih vseh razkladih voznik zaključi nakladalni nalog in si lahko naloži novega.

Problemi uvedbe e-dobavnic

Novodobne rešitve za digitalizacijo dobavnic običajno učinkovito rešujejo brezpapirno poslovanje, vendar na drugih področjih povzročajo preglavice in veliko ročnega dela. To pa v praksi pomeni večjo porabo časa, daljše poslovne procese in več napak. Ta področja so običajno:

• vračljiva embalaža,
• gotovinsko plačilo blaga,
• reklamacije.

Prav tako je v primeru slabe internetne povezave delo preko pametnih naprav lahko onemogočeno, saj nekatere rešitve delujejo le v primeru dobre povezave.

Zato so v podjetju Nova vizija d.d. razvili rešitev ProPIS Dostavna mesta, ki odlično rešuje zgornje izzive.

Kako voditi vračljivo embalažo?

Na e-dobavnici je zabeležena tudi vračljiva embalaža, ki jo kupec prevzame skupaj z blagom. Voznik ima vedno tudi informacijo o vrsti in količine embalaže, ki jo je kupec dolžan vrniti od prejšnjih dostav. Ob dostavi voznik prešteje in zabeleži vrnjeno embalažo. Ko zaključi nakladalni nalog, se v ERP samodejno  prenese rekapitulacija vrnjene embalaže za vsako dostavno mesto, podpisane e-dobavnice se odložijo v e-arhiv.

Prednosti, ki jih podjetje pridobi:

• Boljši nadzor nad vračljivo embalažo.
• Minimizacija izgube vračljive embalaže.
• Manjša potreba po novi nabavi vračljive embalaže.

Gotovinsko plačilo blaga in reklamacije

Gotovinska plačila so sicer v zatonu, vendar se nekateri kupci še vedno odločajo za to plačilno metodo. V tem primeru voznik vnese plačilo računa v aplikacijo. Ob zaključku nakladalnega naloga se v ERP prenese tudi rekapitulacija vseh gotovinskih plačil za dostavna mesta.

Reklamacijo lahko voznik ustvari v aplikaciji, slika poškodovano blago in naredi zapisnik. Ob zaključku se v ERP prenesejo tudi vse reklamacije.

Dostava na lokacijo s slabo povezavo?

Slaba internetna povezava na terenu povzroča motnje v procesu in delovanju aplikacij, posledično pa nezadovoljstvo kupcev in voznikov. Pri Novi Viziji se tega zavedajo, zato je njihova rešitev ProPIS Dostavna mesta neodvisna od kakovosti internetne povezave na napravi, saj deluje tudi brez nje. Potrebuje jo le ob prevzemu in zaključku nakladalnega naloga.

Za več informacij se obrnite na Nova vizija d.d. (P.R.)