Kako najlažje in celovito digitalizirate vaše podjetje?

Podjetja vseh velikosti morajo (po zakonu) hraniti na stotine, če ne na tisoče zapisov in podatkov. Ni presenetljivo, da so se poslovni procesi, ki so se v veliki meri zanašali na papir, upočasnili ali celo popolnoma ustavili med pandemijo. Vzdrževanje in upravljanje fizičnega gradiva je lahko pravi izziv za uporabnike, ki morajo vsak dan posodabljati, iskati in delati s fizičnimi dokumenti. Podjetja, ki so slonela na papirni komunikaciji, so v zadnjih dveh letih občutila posledice pomanjkanja digitalizacije, še posebej z uvedbo hibridnega delovnega modela, ko veliko zaposlenih dela od doma in nima dostopa do fizičnih dokumentov.

Kaj pa papirna pošta? Veliko izvršnih vodij se zagotovo sprašuje, kaj lahko storijo na področju vhodne pošte, ki terja velik davek na sredstva in čas zaposlenih, kar posledično vpliva na učinkovitost in brezhibnost komunikacije. Na tem področju se je pravzaprav zgodila velika sprememba, saj se tradicionalna fizična pošta v namenskem poštnem centru pretvarja v digitalno obliko.

Če je vaše podjetje še vedno odvisno od papirja, lahko digitalizacijo vhodne pošte zaupate specializiranemu podjetju Posita, ki obenem z e-arhivi v varnih podatkovnih centrih znotraj Slovenije poskrbi za varno hrambo digitalnih dokumentov.

Popolnoma digitalno, popolnoma brezpapirno

Posita je hčerinsko podjetje poslovne skupine Pošta Slovenije, kar jim omogoča, da vhodno pošto podjetja prestrežejo že v sistemu Pošte Slovenije in jo dostavijo v digitalizirani obliki.

Zakaj bi morali (že pred časom) urediti digitalizacijo vhodne pošte? Odgovor je zelo enostaven. Tako kot pri splošni digitalizaciji dokumentov, boste tudi tukaj prihranili na času, zmanjšali stroške, izboljšali preglednost, odpravili potrebo po fizičnem arhivu in osvobodili zaposlene, da se lotijo bolj pomembnih nalog.

Če želite v celoti digitalizirati vaše podjetje, Posita poskrbi tudi za izhodno pošto, namestitev dokumentnega sistema, e-arhiva in upravljanje fizičnega arhiva.

Trajna in varna hramba digitalnih dokumentov

Dokumentacijo ste digitalizirali, kaj pa sedaj? Naslednji korak je arhiviranje, če želite zagotoviti dolgoročno verodostojnost digitalnih dokumentov, najvišjo stopnjo varnosti in zmanjšati tveganja poškodb le-teh. To lahko storite sami, če pa se odločite za certificirano varno hrambo Posita, boste dvignili obvladovanje tveganj, povezanih s hrambo digitalne poslovne dokumentacije, na raven, ki je ne morete doseči znotraj podjetja. Obenem pa bo poskrbljeno, da je hramba digitalnih dokumentov v skladu z različno področno zakonodajo, ki velja za podjetja in javne ustanove.

Digitalni arhiv Posita lahko integrirate z vašim obstoječim informacijskim sistemom s pomočjo programskega vmesnika (API). Dostop pa je omogočen tudi preko spletne aplikacije, kjer lahko pregledujete in dopolnjujete dokumente, spreminjate metapodatke, dodajate uporabnike, spreminjate njihove pravice in še več. Zakonsko skladnost certificirane varne hrambe zagotavljajo s stalnim preverjanjem pri Arhivu Republike Slovenije.

Celotna storitev certificirane varne hrambe se izvaja v okviru Skupine Pošte Slovenije v najsodobnejših podatkovnih središčih na centralni in dveh oddaljenih lokacijah v Sloveniji.

• Varni in zanesljivi Tier III podatkovni centri
• Certificirana varna hramba Posita – varno zaklonišče digitalnih dokumentov
• Celovita digitalizacija papirnatega gradiva
• Prehod na brezpapirno poslovanje

Posita Podatkovni centri najvišje kakovosti in zanesljivosti

S povečano odvisnostjo od računalniških sistemov in digitalnih orodij si podjetja ne morejo oziroma ne smejo privoščiti izpadov dela. V ta namen se zanašajo na podatkovne centre tretjih ponudnikov. Podatkovne centre Posita odlikuje 99,982 % zanesljivost in razpoložljivost, kar ustreza standardu Tier III. To pomeni, da gre za podatkovne centre z več potmi za napajanje in hlajenje ter z vgrajenimi sistemi, ki osebju omogočajo opravljanje dela, ne da bi bili primorani izklopiti podatkovni center. Posledično se lahko Tier III podatkovni centri Posita pohvalijo s skoraj ničelnimi izpadi dela.

Z izvajanjem IT procesov v njihovih podatkovnih centrih boste naredili vaše podjetje bolj odporno na morebitne težave z opremo, naraščajoče operativne stroške in zlonamerne stranke.

Najamete lahko Premium podatkovne centre, ki so zasnovani z modularnimi celicami Lampertz. Slednje zagotavljajo najvišji nivo zaščite pred vlomi, vplivi okolja in naravnimi katastrofami. Na voljo imate še Standard podatkovne centre, ki so njihova najbolj prodajana izvedba, predvsem po zaslugi odličnega razmerja med zanesljivostjo in ceno, sistema pametnega hlajenja in požarne odpornosti po standardu EI-60. Lahko pa se odločite za kontejnersko različico, ki ne zahteva veliko prostora in za delovanje ne potrebuje vnaprej vzpostavljene infrastrukture.

Več o storitvah Posita na spletni strani www.posita.si.