Kako dobro vaš dokumentni sistem varuje občutljive podatke?

Dokumenti so ključni za uspeh podjetja, zato jih je potrebno zavarovati tako pred spletnimi napadalci kot pred zaposlenimi z zlo nameni. Zaradi tega si moramo tu vedno postaviti vprašanje, kako dobro so ključni dokumenti zavarovani pred zlorabami v našem dokumentnem sistemu. Tu se moramo zavedati, da shranjevanje podatkov predvsem v računalništvo v oblaku ali mobilne naprave lahko resno ogrozi naše poslovanje, saj so tveganja povezana s krajo podatkov tu precej večja, kar je dokazala tudi nedavna raziskava, opravljena s strani analitskega podjetja AIIM. Na srečo se temu lahko izognemo, vendar le, če vpeljemo robustni varnostni sistem v dokumentni sistem, ki temelji predvsem na osnovi dostopnih pravic. Shranjeni podatki morajo biti seveda šifrirani, kar drži še posebno v primeru, da so ti shranjeni v računalniku v oblaku ali na mobilnih napravah, ki so pogosto tarča nepridipravov. Ravno pravi nivo varnosti pa lahko dosežemo le, če razumemo ključno razliko med zaščito podatkov pred nedovoljenim dostopom in njihovo zaščito pred izgubo.

_{Zaščita pred nedovoljenim dostopom}

Zaposleni se v običajni organizaciji srečujejo s kompleksnimi poslovnimi procesi, ki temeljijo tako na številnih pravilih kot zakonodaji. Za izvajanje vsakodnevnih opravil so v organizaciji seveda potrebna pooblastila do določenih virov, vključno z dokumenti in IT funkcijami. To seveda lahko dosežemo le z vpeljavo sistema za upravljanje z dostopnimi pravicami, ki mora biti tesno povezan z dokumentnim sistemom. Dostop do dokumentov mora biti urejen na podlagi pravic posamtnikov, skupnin in vlog v organizaciji, pri čemer se največji nivo varnosti doseže na način, da je dostop urejen za vsak dokument, ki živi znotraj organizacije. Največjo varnost lahko dosežemo le s sočasno uporabo šifriranja, saj v tem primeru niti upravljavec sistema nima dostopa do dokumentov, ki mu niso namenjeni. Za varen prenos dokumentov preko spleta, pa poskrbimo s povezavo HTTPS in protokolom SSL.

_{Zaščita pred izgubo podatkov}

Če želimo ključne podatke zavarovati pred požarom, poplavami in strojnimi okvarami, moramo seveda poskrbeti za ustrezno varnostno kopiranje podatkov. Tu ni dovolj poskrbeti le za varnostno kopiranje podatkov v dokumentnem sistemu, ampak tudi za celoten sistem, saj drugače podatkov v primeru potrebne ne bo več mogoče obnoviti. Večina dokumentnih sistemov shranjuje dokumente in metapodatke znotraj iste podatkovne baze, kar lahko vpliva na samo učinkovitost sistema, lastniški sistemi pa za nameček še otežujejo izdelavo varnostnih kopij. Zaradi tega je ključnega pomena, da naš dokumentni sistem temelji na osnovi odprtokodnih rešitev, saj te poenostavljajo izdelavo varnostnih kopij tako dokumentov kot podatkovne baze. Podjetja se lahko za izdelavo varnostnih kopij dokumentnega sistema tudi na način, da podatke kopirajo na drugo lokacijo v realnem času, kar poenostavlja obnovo v primeru potrebe, saj je ta izvedena v relativno kratkem času. Tudi pri izdelavi varnostnih kopij podatkov je ključnega pomena, da poskrbimo za ustrezne dostopne pravice do naših podatkov, sicer lahko ti kaj hitro pristanejo v napačnih rokah.

Če želite izvedeti še več o tem, kako lahko zavarujete vaše podatke pred nepridipravi ali naravnimi in drugimi nesrečami v okviru dokumentnega sistema, se obrnite na strokovnjake podjetja Vibor d.o.o., ki vam bodo z veseljem priskočili na pomoč.