7 vprašanj, ki si jih morate zastaviti pred izbiro poslovno-računovodskega programa

Ni skrivnost, da se veliko podjetij na svoja računovodska orodja zanaša predolgo. Razumljivo je, da vsaka sprememba prinaša določeno tveganje, še zlasti, če ni dobro premišljena. Pri vsaki spremembi je prisoten strah pred novim in neznanim, poleg tega pa podjetja ne znajo realno oceniti, koliko jih bo menjava stala in koliko časa bo zahtevalo prilagajanje.

Da bi poslovno-računovodski program lahko zadovoljil vaše poslovne potrebe, mora biti v prvi vrsti prilagojen vašim obstoječim poslovnim navadam. Idealno orodje bi bilo torej sodobno, enostavno za uporabo, intuitivno in prilagojeno načinu vašega dosedanjega poslovanja.

Ustrezna izbira, namestitev in vključevanje novega poslovno-računovodskega programa so povezani s številnimi izzivi, a tudi priložnostmi. Da bi se lahko prepričali, ali ste res izbrali najprimernejšega, si je smiselno zastaviti naslednja vprašanja:

1. Kako pomembna nam je enostavnost uporabe?

Kako prijazna je rešitev za uporabo ni zgolj trivialna zadeva. Pomeni lažji (in cenejši) začetek uporabe, manj odpora pri končnih uporabnikih, manj stresa, ipd.

Pozor! Veliki sistemi omogočajo ogromno funkcionalnosti, ki so nepotrebne. Omejite se le na tiste, ki bodo resnično služile vašim potrebam. Program, ki je posebej razvit za vas, je sicer lahko bolj prilagojen vašim poslovnim procesom – skoraj vedno pa drži tudi, da je zaradi tega bistveno kompleksnejši za uporabo.

2. Kakšno podporo nam rešitev lahko nudi pri poslovanju?

Program mora omogočati dostop do uporabnih podatkov in analiz v realnem času, kar je deloma odvisno tudi od vašega računovodstva. Danes večina kakovostnih poslovno-računovodskih programov omogoča tudi zajem dokumentov – ti se prenesejo neposredno v program (brez ročnega pretipkavanja) in so vedno dostopni v digitalnem arhivu.

Če vam poročila o poslovanju pripravljajo v računovodstvu, lahko zdaj to delo prevzame izbrani sistem, ki vam z vsemi potrebnimi dostopi omogoča, da sami izbirate želena poročila in analize. Tako ne bo treba več čakati na informacije iz računovodstva, z dostopom do ažurnih informacij pa boste lažje sprejeli boljše poslovne odločitve.

3. Ali je možna integracija z obstoječimi rešitvami v našem podjetju?

Lahko se zgodi, da se vam določen program, ki ga že uporabljate, tako priljubi, da ga ne želite zamenjati. Ali pa na njem temelji bistven poslovnih proces. Zato je zelo pomembno, da se pozanimate, če ga je mogoče povezati z novim sistemom. Vsi programi namreč niso enostavno združljivi in povezovanje lahko povzroči visoke stroške (ali pa je celo nemogoče).

Nekaj primerov:

• uporabljate spletno trgovino in želite izdajati račune s pomočjo (novega) poslovno-računovodskega programa,
• uporabljate davčno blagajno pri drugem ponudniku in ga ne želite zamenjati.

Ne smete namreč ustvarjati nepovezanih otočkov podatkov. Če sistemi delujejo skupaj in si izmenjujejo podatke, boste lahko pri delu bistveno bolj učinkoviti.

4. Ali se bo sistem lahko prilagajal velikosti podjetja?

Prepričati se morate, da bo izbrani program sposoben rasti skupaj z vašimi poslovnimi potrebami, vsaj tistimi, ki se nanašajo na realne ocene o pričakovani rasti v bližnji prihodnosti. V primeru napačne izbire boste vsakič znova postavljeni pred dejstvo, da sistem ne zadovoljuje vaših potreb, zaradi česar ga boste morali zamenjati. Zato izberite takšnega, ki ga bo mogoče prilagajati spremenjenim okoliščinam – tako po številu uporabnikov, kot tudi naboru funkcionalnosti, ipd.

Prilagajanje velikosti pa mora delovati v obe smeri. Torej ne le ob rasti in kompleksnejših procesih, ampak tudi v primeru manjšega obsega poslovanja. Nedavna Covid epidemija je pokazala kako kruta je lahko realnost, ko se podjetju zmanjša obseg posla, stroški obratovanja pa ostanejo enaki …

5. Ali se bojimo oblakov?

Za to ni več razloga – zadnja desetletja so pokazala, da je računalništvo v oblaku prihodnost. Z najemom tovrstnih sistemov se lahko izognete številnim stroškom, kot je denimo najem strežnikov, vzdrževanje opreme ali nakup dragih programov. Za uporabo takih sistemov potrebujete le napravo, ki se lahko poveže v splet – pomeni torej večjo dostopnost, saj do podatkov lahko dostopate kjerkoli in kadarkoli. Razvijalci bodo poskrbeli za vse dostope in tudi za samodejno nadgrajevanje sistema.

O “oblaku” smo pisali že večkrat, morda najboljši pregled tematike pa najdete na tej povezavi.

6. Kako je z varovanjem podatkov?

Ker sami najbolje poznate svoje poslovanje, si izberite takšen sistem, ki izpolnjuje vse zakonske in regulativne zahteve, povezane z varnostjo poslovnih podatkov. V primeru vprašanj glede varovanja podatkov se za pomoč obrnite na IT-strokovnjaka za varnost, ki vam bo znal glede izbire najbolje svetovati.

Podatki o poslovanju so namreč občutljive narave, zato jih ne smete zaupati vsakomur. Ukrepi, kot so omejitve dostopa, revizijska sled, enkripcija in dvostopenjska avtentikacija so danes standardi rešitev za vodenje poslovanja.

7. Ali si rešitev lahko privoščimo?

Optimalna rešitev je morda res povsem prilagojen program, razvit posebej za vas. Jasno pa je, da se to odraža tudi v ceni (tako licence, kot tudi vzdrževanja in nadgradenj).

Najbolj smiselno je, da izberete program, ki na trgu že obstaja (in ima veliko zadovoljnih uporabnikov), hkrati pa preverite, da lahko pokrije vaše poslovne procese, potrebe in morebitne specifike.

Marsikatera rešitev funkcionalnosti programa pogojuje z uporabniškimi paketi (npr. za pisanje potnih nalogov potrebujete višji paket, čeprav za ostale možnosti, ki jih ponuja, nimate potrebe). Na drugi strani pa boste našli rešitve s poslovnimi modeli, ki so prilagojeni obsegu vašega poslovanja.

In ne pozabite, strošek napačne izbire računovodskega sistema ni zanemarljiv. Poleg vsega časa, energije in sredstev, ki ste jih vložili v njegovo uvedbo, vas namreč omejuje tudi pri vsakdanjih opravilih, zaradi česar tvegate upad produktivnosti. Da bi lahko našli najprimernejši računovodski sistem za vaše podjetje, začnite na začetku.

Denimo tako, da si najprej odgovorite na zgoraj zastavljenih 7 ključnih vprašanj, kar vam bo zagotovo bistveno olajšalo izbiro. Če bi vam pri tem prav prišle naše izkušnje in kakšen nasvet, vam z veseljem priskočimo na pomoč – enostavno izpolnite ta obrazec in dogovorili se bomo za kratek posvet 🙂