ZEPDSV-A: Najbolj pogosta vprašanja in odgovori

Kaj vse pa se bo spremenilo z novim zakonom ZEPDSV-A? Zbrali smo nekaj najpogostejših vprašanj in nanje s pomočjo podjetja Špica International tudi odgovorili.

Kot lahko opazite spodaj, je seznam sprememb obširen in po vsej verjetnosti obstoječi sistemi za vodenje evidenc delovnega časa ne bodo zadoščali. Podjetje Špica International vas vabi, da že pred 20. novembrom brezplačno preizkusite njihovo programsko opremo Evidenca Delovnega Časa in preverite, kako poteka zakonsko skladna evidenca delovnega časa.

Kako je z beleženjem odmorov za malico?

Po novem ZEPDSV-A je obvezno vodenje evidence o izrabi odmorov. Delodajalec mora zagotoviti odmor glede na delavčev delovni čas: za 8-urni delovnik je to 30 minut. Če delovni proces dopušča, lahko delodajalec v internih aktih natančno določi čas odmora. Pri deljenih odmorih je ključna jasna komunikacija z zaposlenimi o pravilih in evidentiranju.

Katere podatke v evidenco delovnega časa smo že vodili do sedaj?

Glede na 18. člen ZEPDSV mora delodajalec dnevno v evidenco o izrabi delovnega časa zabeležiti različne podatke. Med temi so podatki o številu ur, skupno število opravljenih delovnih ur, bodisi s polnim delovnim časom ali s krajšim od polnega, z navedbo vrste delovnega časa.

Poleg tega mora vključevati opravljene ure v času nadurnega dela, neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca z določeno oznako vrste nadomestila, in neopravljene ure, za katere se nadomestilo plače krije iz sredstev drugih organizacij, delodajalcev ali organov, prav tako z oznako vrste nadomestila. V evidenco je treba vključiti tudi neopravljene ure, za katere se nadomestilo plače ne izplača, ter število ur pri tistih delih na delovnem mestu, kjer se upošteva zavarovalna doba s povečanjem ali kjer je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje z ustreznim statusom.

V skladu z novo verzijo zakona ZEPDSV-A bo morala evidenca zdaj vključevati dodatne podatke, in sicer: uro prihoda na delo ter odhoda z dela, informacije o izrabi odmora ter njegovi dolžini, ure, opravljene v manj ugodnih pogojih dela, ki izvirajo iz razporeditve delovnega časa, ure, ki se nanašajo na neenakomerno in začasno razporeditev, in tekoči seštevek ur za tedensko, mesečno in letno obdobje, iz katerega je jasno razvidno referenčno obdobje za neenakomerno in začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

Naložite si vodič, ki vključuje celovit pogled na moderno elektronsko evidenco delovnega časa.

Ali je v pravilniku dovolj, da delodajalec navede omogočen odmor, ali mora biti tudi fizična evidenca o izrabi in trajanju odmora?

Zakon narekuje, da delodajalec v evidenci o izrabi delovnega časa zabeleži informacijo, ali je delavec izkoristil odmor in kako dolgo je trajal.

Kako se evidentira delovni čas na službeni poti?

Čas preživet na poti in dejansko delo med službeno potjo se štejeta v delovni čas. Sodna praksa opredeljuje službeno pot kot katerokoli pot, ki ni običajno delo na sedežu delodajalca ali na lokaciji, določeni v pogodbi o zaposlitvi.

Je evidenco delovnega časa potrebno hraniti. Koliko časa in kje?

Evidenco o izrabi delovnega časa je potrebno hraniti na sedežu delodajalca ali na mestu, kjer delavec opravlja svoje delo, kot je določeno v petem odstavku 19. člena ZEPDSV-A. Ta evidenca se obravnava kot dokument trajne vrednosti, kar pomeni, da je njeno uničenje nedopustno. Če delodajalec preneha z dejavnostjo, je treba vso evidenco predati Arhivu Republike Slovenije.

Ali mora delodajalec zagotoviti vpogled v evidenco delovnega časa?

Delavci lahko tedensko zahtevajo informacije o delovnem času po 19. členu ZEPDSV-A. Če delodajalec uporablja elektronsko evidentiranje, lahko delavcu omogoči neposreden dostop do teh podatkov. Mesečno obveščanje o evidenci je potrebno do konca plačilnega dne, kar se lahko izvede tudi elektronsko. Delavec ima pravico do elektronskega dostopa brez prisotnosti delodajalca.

Kako morajo delovni čas beležiti komercialisti na terenu?

Za terenske delavce je priporočljivo imeti interna pravila o delovnem času, ki natančno določajo njihov režim. Sodna praksa ugotavlja, da se pri terenskem delu, kot je v gradbenih podjetjih, čas potovanja med gradbišči všteje v delovni čas. Enako velja za terensko delo revizorja.

Ali je treba evidenco o izrabi delovnega časa voditi tudi za direktorja?

Odgovor na to vprašanje ni nedvoumen in se razlikuje glede na različne dejavnike, kot so na primer narava poslovodske funkcije in določila sklenjene pogodbe.

Ali je treba evidenco o izrabi delovnega časa voditi za študente in dijake?

Da, tudi za študente in dijake je potrebno voditi evidenco o opravljenih urah.

Za koga je danes že treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa in za koga jo bo treba po novem?

Evidenco o delovnem času je treba voditi za vse osebe, ki so zaposlene pri delodajalcu, se tam usposabljajo ali opravljajo delo na drugi pravni podlagi, pri čemer osebno delajo in so integrirane v delovni proces ali večinoma uporabljajo delodajalčeva sredstva za delo.

Ali lahko zaposleni sam vpisuje podatke vsak mesec?

Delodajalec mora na podlagi ZEPDSV voditi evidenco o izrabi delovnega časa, kar novela ZEPDSV-A ohranja. Podatki v evidenci morajo biti dnevno vpisani in vsebovati vse zakonsko določene podatke. Če delavci sami vodijo evidenco (npr. elektronsko), mora delodajalec zagotoviti njihovo dosledno evidentiranje in skladnost z zakonskimi zahtevami.

Kako je z beleženjem delovnega časa pri delu od doma?

Za tiste, ki delajo od doma, je evidentiranje delovnega časa nujno. Če je tako dogovorjeno v pogodbi o zaposlitvi, imajo po 157. členu ZDR-1 večjo samostojnost pri razporejanju delovnega časa.

Kako je z beleženjem nadur?

Beleženje ur, ki so opravljene v okviru odrejenega nadurnega dela, je obvezno že sedaj, novela ZEPDSV-A na tem področju ne prinaša sprememb.

Kakšna je razlika med viškom ur in nadurami?

Presežki ur običajno nastanejo pri neenakomerno ali začasno prerazporejenem delovnem času, ko zaposleni delajo več kot njihov polni delovni čas, a v skladu z zakonom ali KP. Te ure niso nadure, ampak so obravnavane kot presežek, ki se kasneje koristi v razmerju 1 : 1.

Nadure so ure opravljene nad redno delovno obvezo in se lahko odredijo le v določenih primerih, kot jih določa 144. člen ZDR-1 ali KP. Za nadurno delo zaposlenim pripada dodatek.

Po 20. 11. 2023: Obveznosti vodenja evidence ur za vsa podjetja?

Vsa podjetja, ne glede na velikost, bodo morala po novem voditi evidenco delovnega časa. Ni pa nujno beležiti vsake malenkosti, kot so zasebni klici ali odmori za kavo. Podjetja, ki so že doslej sledila standardom ZEPDSV iz leta 2006, lahko nadaljujejo na isti način.

• Kako pa je z evidenco odmora, če gre za terenske delavce?
  • Odmor je potrebno evidentirati ne glede na to, ali je delavec na terenu ali na sedežu podjetja.
• Če delodajalec omogoča odmor, pa delavec odmora ne koristi, ali se mora ta čas šteti v redni delovni čas?
  • Če delavec ne izkoristi celotnega odmora, ostane v službi 8 ur, saj se odmor šteje v delovni čas.
• Kaj se zgodi, če delavec predčasno prekine odmor?
  • Če delavec odmor prekine predčasno, je to njegova odločitev.
• Zanima me, ali v prihodnje ob koncu delovnega tedna/meseca ne bo dovoljeno imeti viška ur?
  • Če je to dogovorjeno v pravilniku, lahko delavec nabere višek ur.
• Evidence o izrabi delovnega časa je treba hraniti na sedežu podjetja. Kaj se zgodi, če se evidence hranijo v javnem računalniškem oblaku?
  • Ključno je, da lahko delodajalec ob obisku inšpektorja omogoči vpogled v evidence.
• Ali mora delodajalec v pravilniku o delovnem času zapisati, da ima delavec možnost izkoristiti odmor za malico?
  • Delodajalec in delavec se dogovorita glede časa odmora. Priporočljivo je zapisati dogovor.
• Ali lahko delodajalec fiksira odmor?
  • Če delodajalec želi točno določiti čas odmora, mora to navesti v delovnopravnih aktih.
• Delavec vnaša ure v Excel tabelo, je to skladno z novelo ZEPDSV?
  • Vodenje evidence v Excel tabeli ni v nasprotju z novelo ZEPDSV, vendar to ni šteto kot elektronsko vodenje, saj ne omogoča revizijske sledi. Delodajalec mora delavcu omogočiti dostop do poročila o delovnem času.

Ste našli odgovor na svoje vprašanje o novem zakonu ZEPDSV-A? Če potrebujete dodatno pomoč, lahko s svetovalci podjetja Špica International opravite brezplačen videoklic in jim zaupate, kakšne zahteve imate v podjetju in zagotovo bodo za vas našli pravo rešitev.

Če pa bi radi izvedeli, kako lahko zakon ZEPDSV-A izkoristite za povečanje učinkovitosti in konkurenčnosti podjetja, pa si preberite prispevek Čas je zlato, obrnimo ga sebi v prid!