Ustrezna hramba podatkov je mogoče draga, a neustrezna je vedno dražja

Nedavni izpad električne energije v Amazonovem podatkovnem centru je uporabnikom povzročil veliko poslovno škodo, ko so ostali brez (dragocenih) podatkov. Hkrati pa je dogodek opozoril na ranljivost neustrezne hrambe podatkov v oblakih. Če nam je bilo do zdaj samoumevno, da podatke in dokumente preprosto shranimo v oblak velikega globalnega ponudnika, pa smo že varni in skladni, smo se ušteli. Kot se je izkazalo v primeru Amazona, je realnost bolj kruta.

Zagotovilo velikih ponudnikov infrastrukture v oblaku, da njihov sistem deluje v 99,99 odstotkih, res pomeni, da bo strežnik (skoraj) vedno na voljo. A to še ni avtomatično zagotovilo, da bodo podatki tudi ustrezno hranjeni. Za to mora poskrbeti uporabnik sam in jih ustrezno varnostno kopirati. Ali pa za ceno dodatnega stroška pri ponudniku naročiti tudi to storitev.

Celovite rešitve, ki omogočajo miren spanec

Klemen Novak, produktni vodja platforme InDoc EDGE, ki so jo razvili v podjetju Mikrocop, poudari, da pri hrambi podatkov stvari ne smemo prepuščati naključju in slepo verjeti prvi možnosti, ki se nam ponudi ter je, vsaj na videz, cenovno najprivlačnejša.

V Mikrocopu se zavedajo, kaj lahko podjetju povzroči izguba ključnih podatkov. »Če izgubite dostop do ključnega poslovnega dokumenta, lahko ogrozite odnos s stranko, skladnost poslovanja ali celo izgubite pomemben sodni spor, kar vas lahko drago stane«, resnost izgube podatkov oriše Klemen Novak ter doda, da v Mikrocopu z zagotavljanjem razpoložljivosti InDoc EDGE na različnih lokacijah poskrbijo, da se možnost izgube informacij karseda zmanjša.

Zato v podjetju Mikrocop že v osnovnem paketu uporabe InDoc EDGE hranijo podatke na treh lokacijah. S tem možnost izgube podatkov skoraj izničijo in svojim naročnikom omogočijo miren spanec.

InDoc EDGE – certificirana in varna rešitev

A razlikovati moramo med dostopnostjo dokumentov in njihovo pravno veljavnostjo. Zakonodaja namreč zahteva, da v celotnem času njihove uporabe in hrambe ohranjamo tudi njihovo celovitost, integriteto in nespremenljivost ter zagotavljamo spoštovanje rokov hrambe, ki so jasno določeni glede na tip dokumenta.

Zato je idealno, če uporabljamo rešitev, kot je InDoc EDGE, ki pokrije vse navedene zahteve ter nam tako prihrani čas in dodatne nepredvidljive stroške. Rešitev InDoc EDGE je certificirana pri Arhivu Republike Slovenije ter je skladna z Zakonom o varstvu dokumentnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), kar pa za številne druge oblačne storitve ne drži. Postavljena je v privatnem oblaku na lokacijah v Sloveniji z dobro podporo ter lokalno strokovno in izkušeno ekipo.

Nič pa nam ne koristijo sicer dobro hranjeni dokumenti, če jih sčasoma ne moremo več odpreti zaradi zastarelega formata. Dolgoročnost hrambe tako vključuje tudi zagotavljanje dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti in trajnosti hranjenih dokumentov v celotnem času hrambe. In ravno to je prednost rešitev, kot je InDoc EDGE, ki vse dokumente najprej pretvorijo v format, primeren za dolgoročno hrambo, nato pa jih še samodejno digitalno podpišejo in časovno ožigosajo. Tako shranjeni dokumenti imajo tudi dokazilo o sledljivosti, ki strokovnim izvedencem omogoča tehnični nadzor in ugotavljanje, ali je predložen elektronski dokument veljaven kot dokaz.

Klemen Novak opozarja, da je eno oglaševana, drugo pa dejanska razpoložljivost rešitve za upravljanje in hrambo dokumentov. Zato v Mikrocopu delovanje in zagotavljanje razpoložljivosti rešitev redno preverjajo. K temu enkrat letno povabijo tudi svoje stranke, da se prepričajo o delovanju rešitve in obstoju dokumentov na alternativnih lokacijah. Kot pove Jan Pagon, varnostni inženir v Mikrocopu, je bila storitev InDoc EDGE glede na izmere v tekočem in preteklem letu razpoložljiva več kot 99,9 odstotkov časa in brez izgubljenega dokumenta. (P.R.)