Tveganja Microsoft 365 E5 licenciranja

Microsoft E5 ponuja celovite funkcije za skladnost in varnost, dostopne vsem uporabnikom. Vendar pa tovrstna razširjena funkcionalnost prinaša tudi izzive in tveganja, če proaktivno ne upravljamo licenc. Napačna uporaba licenc lahko namreč povzroči nepotrebne stroške v obliki visokih kazni.

Spremembe v skladnosti in licenciranju

Ena od posledic, ki jih prinaša prehod na uporabo oblaka, je upad proaktivnega upravljanja licenc. Tradicionalno so podjetja strmela k temu, da so imela v celoti licencirano programsko opremo, da so se izognila kaznim pri revizijah. Vendar pa se z uporabo oblačnih storitev in licenc pojavlja večja kompleksnost, saj uporabnik ne more več uporabljati programske opreme, če nima ustrezne licence.

Zaradi tega se velikokrat dogaja, da podjetja kupujejo več licenc, kot jih dejansko potrebujejo. Da bi se temu izognili, podjetja uporabljajo proces upravljanja programske opreme (SAM – Software Asset Management), ki omogoča zagotavljanje skladnosti in optimizacijo stroškov. Cilj je, da organizacije ne plačujejo licenc, ki jih ne potrebujejo oz. uporabljajo.

Vključevanje in izključevanje funkcionalnosti

Druga past pri licenciranju E5 je povezana z vključevanjem varnostnih funkcionalnosti. Ko podjetje kupi licenco z varnostno funkcionalnostjo, lahko to funkcijo vključi za vse uporabnike naenkrat. Na primer, če imate 2.000 uporabnikov, lahko z enim klikom vključite funkcionalnost za vse. Ta pristop zaobide potrebo po posameznem dodeljevanju. Organizacije morajo biti seznanjene s tem globalnim aktiviranjem in izvajati natančen nadzor ter upravljanje dodeljevanja licenc, da bi se izognile licenčnim tveganjem.

Poglejmo primer, kjer podjetje z 2.000 uporabniki kupi 1.000 licenc pri čemer ne določi, katerim 1.000 uporabnikom so licence dodeljene, ampak jih izbere za vse. Zato mora določiti 1.000 uporabnikov, ki jim izključi določeno funkcionalnost. Takšno upravljanje licenc z izključevanjem zahteva proaktivno upravljanje, da ne pride do neustrezne uporabe.

Fluktuacija zaposlenih je pogost pojav v vsakem podjetju ali organizaciji, kar lahko predstavlja izziv pri ročnem upravljanju seznamov. Za reševanje tega problema se lahko uporabi avtomatizacija in specializirana orodja, ki olajšajo upravljanje in zagotavljajo licenčno skladnost.

Izzivi upravljanja licenc

Licenčna uporaba mora biti v skladu s pravili in pogoji, ki so določeni za posamezne licence. V primeru neupoštevanja teh pravil se podjetje sooča s tveganjem revizije, ki prinaša visoke stroške in potencialne negativne posledice. Na primer, revizija licenc E5 bi lahko razkrila neustrezno vključevanje ali izključevanje varnostnih funkcij.

Proaktivno upravljanje licenc je ključno za zagotavljanje skladnosti in pravilne uporabe. Licenčna pravila se nenehno spreminjajo, kar lahko predstavlja izziv za mnoga podjetja. Odgovornost za pravilno uporabo licenc in vzdrževanje ažurnih seznamov za izključevanje je v celoti na strani podjetij. Ugotovljena neskladnost pa povzroči dodatne, nemalokrat visoke stroške.

V Crayonu imamo znanja, strokovnjake in izkušnje, ki vam pomagajo pri skladni uporabi licenc. Pomagamo vam tudi pri pravilnih konfiguracijah, posodobitvah in upravljanju dovoljenj. Ne tvegajte visokih kazni! Pišite nam, če se želite izogniti neskladnosti, optimizirati licenvce in z njimi učinkovito upravljati.