Programska in razvojna orodja
09.04.2021 17:09
Posodobljeno 1 leto nazaj.

Deli z drugimi:

Share

Slovenska rešitev za brskanje po arhivu elektronskih dokumentov

Iščete rešitev, ki omogoča dolgoročno hrambo gradiva v digitalni obliki, olajša zajem gradiva, poenostavi iskanje, zmanjša stroške in uvede enostavno kontrolo nad dokumentacijo?
Ob zajemu gradiva sistem pošlje elektronsko obvestilo s podatki o lokaciji hrambe gradiva odgovorni osebi ali skupini oseb, ki je odgovorna za obravnavo določenega tipa gradiva, ter umesti gradivo na taki imenovano “to do” listo.
Ob zajemu gradiva sistem pošlje elektronsko obvestilo s podatki o lokaciji hrambe gradiva odgovorni osebi ali skupini oseb, ki je odgovorna za obravnavo določenega tipa gradiva, ter umesti gradivo na taki imenovano “to do” listo.

Dejstvo je, da se svet digitalizira. Podjetja, ki za digitalizacijo ne bodo poskrbela pravočasno, enostavno ne bodo konkurenčna. Prednost ni le digitalna hramba podatkov, temveč tudi ali predvsem enostaven zajem, poenostavljeno iskanje datotek in še bi lahko naštevali. Konec koncev podjetje na ta način tudi prihrani, saj delovni proces poteka hitreje in bolj učinkovito.

Spoznajte sistem Tabularium. Je varna rešitev za upravljanje z gradivi in zadošča trenutno veljavnemu Pravilniku o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki. Slovensko IT podjetje Rettro d.o.o., specializirano za razvoj informacijskih sistemov z najnovejšimi tehnologijami in po meri naročnika, ga je razvilo v času covid-19. Če torej potrebujete rešitev za dolgoročno hrambo gradiva v digitalni obliki, je tu Tabularium.

Zajem in klasifikacija gradiva

Tabularium ponuja več možnosti za zajem gradiva: preko mobilne ali namizne aplikacije, preko t. i. REST API vmesnika ali preko lastnega vmesnika v spletni aplikaciji. Ob zajemu sistem samodejno prepozna osnovne metapodatke, kot so ime dokumenta, avtorja, mimetype in podobno. Nabor metapodatkov je možno razširiti, pri prepoznavi tipa gradiva pa je možno uporabiti tehnologijo OCR (angl. optical character recognition oziroma optično prepoznavanje znakov). V sistemu je možno hraniti gradiva, ki so že ob nastanku elektronska, ali gradiva v fizični obliki, ki so kasneje digitalizirana.

Ob zajemu gradiva sistem pošlje elektronsko obvestilo s podatki o lokaciji hrambe gradiva odgovorni osebi ali skupini oseb, ki je odgovorna za obravnavo določenega tipa gradiva, ter umesti gradivo na tako imenovano “to do” listo. S klikom na povezavo se uporabniku odpre prijavno okno oziroma – če je že prijavljen v sistem – stran s predogledom gradiva, statusom (glede na poslovni proces) in pripadajočimi metapodatki. Primer je zajem računa, ki ga je potrebno odobriti, plačati in nato arhivirati. Ob tem se gradivo samodejno uvrsti v arhivski klasifikacijski razred, lahko pa ga uporabnik umesti tudi ročno.

Mogoč je tudi zajem že arhiviranih dokumentov. Le ti se umestijo v arhivski klasifikacijski razred in če je potrebno, jih sistem pretvori v format za dolgoročno hrambo. Ob tem prične dokumentu teči rok hrambe.

Uporabniške vloge in pravice

Sistem vlog v Tabulariumu je nastavljiv. Tako ima lahko vsak uporabnik dodeljeno vlogo, ki jo potrebuje, s tem pa tudi pravice, ki jih prav tako potrebuje za nemoteno delo. Hkrati pa ne more dostopati do gradiv oziroma datotek, ki jih za svoje delo ne potrebuje.

Odbiranje, izločanje in izročanje gradiva po poteku roka hrambe

Pooblaščeni uporabniki preglejujejo gradiva s pretečenim rokom hrambe, jih označujejo za izločanje (izbris) ali za izročanje (na primer Arhivu Republike Slovenije).  

Avtentičnost, celovitost in varnost pri vpogledu v gradivo

Avtentičnost in celovitost hranjenega gradiva sistem zagotavlja z digitalnim potrjevanjem in časovnim žigosanjem gradiva ob zajemu, varnost pred vpogledi neavtoriziranih uporabnikov pa s kriptiranjem gradiva.

Revizijska sled

Sistem beleži vsa uporabnikova dejanja v revizijsko sled, ki je pooblaščenim uporabnikom dostopna preko grafičnega vmesnika, možno pa jo je tudi izvoziti. Ta uporabnikova dejanja so na primer prijava v sistem, zajem gradiva, vpogled v gradivo, spreminjanje metapodatkov in statusa gradiva, priprava izpisov in podobno.

Zakaj izbrati Tabularium?

Sistem je stabilen, zanesljiv, prilagodljiv potrebam naročnika in cenovno dostopen tudi manjšim podjetjem, društvom, zavodom in tudi posameznikom, ki bi radi imeli svojo dokumentacijo urejeno in varno shranjeno ter dosegljivo vedno in povsod.

tabularium-logo

Tu pa se zgodba Tabulariuma še ne zaključi, saj je možno rešitev najeti ali postaviti na lasten strežnik. Podjetje Rettro d.o.o. ob tem zagotavlja prilagoditev zahtevam naročnika ter podporo izkušenih strokovnjakov.

Če bi želeli sistem preizkusiti ali o njem zvedeti več, obiščite spletne strani rettro.si in tabularium.eu ali pa pošljite povpraševanje na info@rettro.si (P.R.)


Prijavi napako v članku
Vas zanima več iz te teme?
hramba podatkov

Članek je pripravljen v sodelovanju s partnerjem RETTRO d.o.o., vaš partner v razvoju IT-rešitev
Za več informacij so vam na voljo pri RETTRO d.o.o., vaš partner v razvoju IT-rešitev
Ob kontaktu povejte, da ste objavo zasledili v Računalniških novicah.

Rettro

Želite biti obveščeni o novostih, ki jih pripravljamo s partnerjem RETTRO d.o.o., vaš partner v razvoju IT-rešitev? Vpišite svoj e-mail in se prijavite na BREZPLAČNE e-novice, od katerih se lahko kadarkoli odjavite.




Kaj berejo drugi?

Partnerji Računalniških novic Prikaži vse

TISKARNA SILVECO

PE Stegne, Stegne 3, 1000 Ljubljana, Tel: 031 707 667
Ali iščete način za preboj komunikacijske ovire med vami in vašimi potencialnimi strankami ali partnerji? V današnji digitalni dobi je trg enostavno prenasičen s spletnimi oglasi ... Več
Zlati partner

Fakulteta za uporabne družbene študije (FUDŠ)

Gregorčičeva ulica 19, 5000 Nova Gorica, Tel: 05 907 34 61
Fakulteta za uporabne družbene študije v Novi Gorici (FUDŠ) je bila kot samostojen zasebni visokošolski zavod ustanovljena leta 2006. Na fakulteti se izvajajo študijski programi ... Več

POINT.ER IT d.o.o.

Dolenji Boštanj 55, 8294 Boštanj, Tel: 07 814 98 00
Osredotočeni s Point.er Kako na enem mestu najti vse, kar potrebujete pri vodenju podjetja ali le v domači pisarni? Point.er it, d. o. o., je podjetje, ki ponuja celotne IT storitve, ... Več

Pilon AEC

Tehnološki park 21, 1000 Ljubljana, Tel: 0590 3 0590
Informacijsko modeliranje gradenj (BIM) je veliko več kot le tehnologija – to je zapleten postopek načrtovanja in gradnje, ki arhitektom pomaga pri ustvarjanju inovativnih stavb ... Več