Slovenska rešitev za brskanje po arhivu elektronskih dokumentov

Dejstvo je, da se svet digitalizira. Podjetja, ki za digitalizacijo ne bodo poskrbela pravočasno, enostavno ne bodo konkurenčna. Prednost ni le digitalna hramba podatkov, temveč tudi ali predvsem enostaven zajem, poenostavljeno iskanje datotek in še bi lahko naštevali. Konec koncev podjetje na ta način tudi prihrani, saj delovni proces poteka hitreje in bolj učinkovito.

Spoznajte sistem Tabularium. Je varna rešitev za upravljanje z gradivi in zadošča trenutno veljavnemu Pravilniku o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki. Slovensko IT podjetje Rettro d.o.o., specializirano za razvoj informacijskih sistemov z najnovejšimi tehnologijami in po meri naročnika, ga je razvilo v času covid-19. Če torej potrebujete rešitev za dolgoročno hrambo gradiva v digitalni obliki, je tu Tabularium.

Zajem in klasifikacija gradiva

Tabularium ponuja več možnosti za zajem gradiva: preko mobilne ali namizne aplikacije, preko t. i. REST API vmesnika ali preko lastnega vmesnika v spletni aplikaciji. Ob zajemu sistem samodejno prepozna osnovne metapodatke, kot so ime dokumenta, avtorja, mimetype in podobno. Nabor metapodatkov je možno razširiti, pri prepoznavi tipa gradiva pa je možno uporabiti tehnologijo OCR (angl. optical character recognition oziroma optično prepoznavanje znakov). V sistemu je možno hraniti gradiva, ki so že ob nastanku elektronska, ali gradiva v fizični obliki, ki so kasneje digitalizirana.

Ob zajemu gradiva sistem pošlje elektronsko obvestilo s podatki o lokaciji hrambe gradiva odgovorni osebi ali skupini oseb, ki je odgovorna za obravnavo določenega tipa gradiva, ter umesti gradivo na tako imenovano “to do” listo. S klikom na povezavo se uporabniku odpre prijavno okno oziroma – če je že prijavljen v sistem – stran s predogledom gradiva, statusom (glede na poslovni proces) in pripadajočimi metapodatki. Primer je zajem računa, ki ga je potrebno odobriti, plačati in nato arhivirati. Ob tem se gradivo samodejno uvrsti v arhivski klasifikacijski razred, lahko pa ga uporabnik umesti tudi ročno.

Mogoč je tudi zajem že arhiviranih dokumentov. Le ti se umestijo v arhivski klasifikacijski razred in če je potrebno, jih sistem pretvori v format za dolgoročno hrambo. Ob tem prične dokumentu teči rok hrambe.

Uporabniške vloge in pravice

Sistem vlog v Tabulariumu je nastavljiv. Tako ima lahko vsak uporabnik dodeljeno vlogo, ki jo potrebuje, s tem pa tudi pravice, ki jih prav tako potrebuje za nemoteno delo. Hkrati pa ne more dostopati do gradiv oziroma datotek, ki jih za svoje delo ne potrebuje.

Odbiranje, izločanje in izročanje gradiva po poteku roka hrambe

Pooblaščeni uporabniki preglejujejo gradiva s pretečenim rokom hrambe, jih označujejo za izločanje (izbris) ali za izročanje (na primer Arhivu Republike Slovenije).  

Avtentičnost, celovitost in varnost pri vpogledu v gradivo

Avtentičnost in celovitost hranjenega gradiva sistem zagotavlja z digitalnim potrjevanjem in časovnim žigosanjem gradiva ob zajemu, varnost pred vpogledi neavtoriziranih uporabnikov pa s kriptiranjem gradiva.

Revizijska sled

Sistem beleži vsa uporabnikova dejanja v revizijsko sled, ki je pooblaščenim uporabnikom dostopna preko grafičnega vmesnika, možno pa jo je tudi izvoziti. Ta uporabnikova dejanja so na primer prijava v sistem, zajem gradiva, vpogled v gradivo, spreminjanje metapodatkov in statusa gradiva, priprava izpisov in podobno.

Zakaj izbrati Tabularium?

Sistem je stabilen, zanesljiv, prilagodljiv potrebam naročnika in cenovno dostopen tudi manjšim podjetjem, društvom, zavodom in tudi posameznikom, ki bi radi imeli svojo dokumentacijo urejeno in varno shranjeno ter dosegljivo vedno in povsod.

Tu pa se zgodba Tabulariuma še ne zaključi, saj je možno rešitev najeti ali postaviti na lasten strežnik. Podjetje Rettro d.o.o. ob tem zagotavlja prilagoditev zahtevam naročnika ter podporo izkušenih strokovnjakov.

Če bi želeli sistem preizkusiti ali o njem zvedeti več, obiščite spletne strani rettro.si in tabularium.eu ali pa pošljite povpraševanje na info@rettro.si (P.R.)