Optimizacija kadrovskih evidenc s pomočjo sistema za upravljanje dokumentov (DMS)

Upravljanje kadrovskih evidenc igra ključno vlogo pri učinkovitem delovanju kadrovske službe. Natančne evidence omogočajo delodajalcem poenostavitev procesa zaposlovanja, prepoznavanje vrzeli v spretnostih ter prihranek dragocenega časa pri izvajanju administrativnih nalog. Hkrati pa izpolnjevanje zakonskih obveznosti v skladu z uredbo GDPR in varovanje podatkov postajata vse pomembnejša vidika kadrovskega upravljanja v sodobnem digitalnem okolju.

Časi, ko so se evidence zaposlenih hranile v kartotečnih omarah, so preteklost. Kljub digitalni preobrazbi pa upravljanje informacij v digitalni dobi prinaša nove izzive, predvsem zaradi obsega podatkov in raznolikosti orodij. Učinkovito upravljanje digitalnih kartotek zahteva prilagajanje poslovanja sodobnim tehnološkim trendom.

Prehod na digitalno upravljanje dokumentov prinaša številne prednosti. Sistem, kot je Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), ne le zagotavlja varnost podatkov o zaposlenih, temveč tudi olajša iskanje, urejanje in deljenje dokumentov. Zavedanje o potrebi po digitalni transformaciji se povečuje, kar potrjujejo tudi rezultati raziskave PWC. Več kot 40 % vodij kadrovskih služb že razmišlja o sprejetju digitalnih orodij za spodbujanje rasti in učinkovitejše delovanje kadrovskega procesa.

Zaradi nenehnih sprememb v poslovnem okolju in vse večjega obsega podatkov postaja upravljanje kadrovskih evidenc v digitalnem svetu ključnega pomena. Organizacije, ki se odločijo za platforme za upravljanje dokumentov, kot je Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), bodo na dolgi rok dosegale konkurenčno prednost, saj bodo zagotovile strukturo in varnost zaupnih podatkov zaposlenih.

Izbira optimalnega DMS za Kadrovsko službo

Na trgu je na voljo veliko programov za upravljanje dokumentov, ki obljubljajo organizirano digitalno skladišče za vaše poslovne dokumente. Vendar pa ne omogočajo vse rešitve enostaven prehod iz podatkovnega kaosa v popolnoma urejeno shrambo datotek. Nekatere zahtevajo znatno začetno naložbo, s stotinami konfiguracijskih korakov ter potrebo po usposabljanju zaposlenih. Kako bi bilo, če bi lahko nemudoma izkoristili prednosti sistema za upravljanje dokumentov s pripravljeno rešitvijo?

Kyocerina programska oprema za upravljanje dokumentov v oblaku, imenovana Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), omogoča hitro digitalno transformacijo. Gre za razširljivo in uporabniku prijazno rešitev, ki se neopazno integrira z obstoječo infrastrukturo. S KCIM boste zlahka vzpostavili red v podatkih, ne da bi se pri tem soočali s kompleksnimi postopki ali dolgotrajnim usposabljanjem zaposlenih. Ta programska oprema ponuja takojšnjo rešitev, ki omogoča nemoten prehod iz kaotičnega okolja v organizirano skladišče dokumentov.

Številne prednosti govorijo same zase:

Povečana produktivnost: S KCIM boste vzpostavili strukturirano digitalno shrambo datotek zaposlenih, kar omogoča povezovanje dokumentov, slik, e-pošte, pregledov uspešnosti in evidenc zaposlenih. S posodobljenimi in pregledno razvrščenimi podatki o zaposlenih lahko uporabniki enostavno najdejo potrebne datoteke s katere koli lokacije in se prepričajo, da delajo z najnovejšimi različicami dokumentov. To omogoča kadrovski službi, da se osredotoči na “človeški” vidik upravljanja s človeškimi viri, pri čemer porabi manj časa za dolgočasne administrativne naloge, in se bolj posveti kakovostnemu procesu zaposlovanja, izboljšanju delovnega okolja ter povečanju zadovoljstva zaposlenih.

Izboljšana skladnost z zakonodajo in predpisi na področju kadrovanja: KCIM s shranjevanjem vseh dokumentov na standarden način omogoča hitro obdelavo rutinskih kadrovskih obveznosti, kot so obdavčenje, poročanje o doseganju ciljev ter obnavljanje letnih certifikatov. To predstavlja veliko prednost pri odzivanju na zahteve državnih organov, kot je revizija. S samodejnim arhiviranjem ali brisanjem zastarelih ali neskladnih gradiv lahko KCIM dodatno poenostavi kadrovske procese.

Izboljšana varnost: Forrester je v poročilu za leto 2021 ocenil, da se bo obseg regulativnih in pravnih ukrepov, povezanih s kršitvami zasebnosti zaposlenih, v tem letu povečal za 50 %. V dobi naraščajočih kibernetskih napadov je še kako pomembno proaktivno zaščititi občutljive podatke zaposlenih. KCIM omogoča kadrovskim oddelkom popoln nadzor nad tem, kdo in kako lahko ljudje dostopajo do informacij, saj pooblaščenim kadrovskim menedžerjem omogoča odločanje o tem, kdo si lahko ogleduje, ustvarja ali posodablja datoteke zaposlenih.

Enostavna nastavitev in dostop: KCIM je mogoče namestiti v nekaj minutah brez zapletenih namestitvenih zahtev. Orodje je razširljivo in raste skupaj z vašim podjetjem, kar zagotavlja minimalne motnje v delovnem okolju. Hitra nastavitev in dostop prek vmesnika spletnega brskalnika s katere koli lokacije omogočata učinkovito odzivanje na izzive, s katerimi se srečujejo kadrovski oddelki.

V skladu s podatki Forresterja načrtuje 30 % podjetij povečanje naložb v storitve v oblaku, varnost ter obvladovanje tveganj, omrežja in mobilnost. Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) se izkaže kot rešitev, ki celostno naslavlja več poslovnih izzivov in hkrati omogoča kadrovskim oddelkom, da dosežejo več z investiranimi sredstvi.

Če se vaše podjetje sooča s potrebo po poenostavitvi upravljanja evidenc, hitrejšem reševanju dolgočasnih administrativnih nalog v kadrovski službi ter pospešitvi digitalne preobrazbe, je Kyocera Cloud Information Manager lahko ključen dejavnik med uspehom in neuspehom. Pridružite se nam in odkrijte, kako KCIM lahko pripomore k optimizaciji vašega poslovanja!