Nova umetna inteligenca za upravljanje dokumentov

Tako kot današnji tiskalniki niso več samo naprave z nekaj predali in z nekaj tipkami, tudi dokumentni sistemi zmorejo veliko več kot ob njihovem nastanku. Če so najnovejši tiskalniki bizhub i-Serije podjetja Konica Minolta dober primer, kako hitro se razvijajo tiskalniki, je dokumentni sistem M-Files dokaz, da je tudi programska oprema sposobna držati stik z novim tehnološkim napredkom.

Dokumentni sistem M-Files je dobil pomočnika z umetno inteligenco

Dokumentni sistem M-Files morda že poznate, morda ga tudi v podjetju uporabljate, o njem smo v preteklosti tudi že pisali. M-Files je orodje, s katerim je upravljanje dokumentov čisto drugačna zgodba. Razvrščanje je hitrejše, enostavnejše in samodejno, dokumente pa ne iščete zgolj na podlagi ključnih besed oziroma imen datotek, ampak tudi glede na samo vsebino dokumenta.

Dostop do pravih dokumentov ni nikoli pod vprašajem, hkrati pa lahko nastavite različne nivoje dostopa, da preprečite morebitno zlorabo, krajo ali uničenje dokumentov. Posodabljanje dokumentov je prav tako veliko lažje, vgrajena pa je še posebna funkcija za obveščanje o pomembnih rokih in drugih dogodkih.

M-Files se je sposoben prilagoditi obstoječim sistemom, zmožnost integracije z drugimi aplikacijami in storitvami, kot na primer Microsoft Office, SharePoint, pa je le še pika na i.

Poleg sistema za upravljanje dostopa je za varnost dokumentov poskrbljeno še s funkcijo sledenja dokumentov, s katero lahko v realnem času spremljate, kdo dostopa do dokumentov, katere spremembe so bile narejene in podobno (revizijska sled).

Vse večja potreba podjetij pa je tudi avtomatizacija, zato ima dokumentni sistem M-Files tudi možnost avtomatizacije določenih tokov, kot na primer odobritev dokumentov, arhiviranje dokumentov in obveščanje o pretečenih rokih.

To je oblika sistema M-Files, kot ste jo poznali doslej. M-Files pa je doživel evolucijo. Ni več osamljen pri svojih nalogah, ampak mu dela družbo digitalni pomočnik z umetno inteligenco Aino.

M-Files Aino – glavna cilja sta učinkovitost in produktivnost

Umetna inteligenca je pričakovano prodrla v segment upravljanja dokumentov.

M-Files Aino je pomočnik z generativno umetno inteligenco in desna roka dokumentnemu sistemu M-Files. Njegova naloga je izboljšati, kar že zmore M-Files. Zmogljivost, ki jo premore le generativna umetna inteligenca, se uporablja za hitrejšo obdelavo večjih količin podatkov, za iskanje odgovorov na bolj kompleksna ali tehnična vprašanja, za ustvarjanje povzetkov dokumentov in še več.

Odgovori na vsa vprašanja se skoraj zagotovo skrivajo nekje v vašem podjetju. Potrebujete le medij, ki je sposoben dostopati do vseh podatkov v le nekaj sekundah in vam tudi posredovati dogovor v zelo kratkem času. To zmore M-Files Aino. Na vsako vprašanje, ki se poraja zaposlenim, bo M-Files Aino odgovoril skoraj takoj in z največjo natančnostjo, saj podatke črpa iz dokumentov podjetja. Tudi sporočil vam bo, od kod so bili podatki vzeti, če bi želeli preveriti kredibilnost.

S pomočnikom se lahko pogovarjate v naravnem jeziku v za to posebej namenjenem oknu za klepet. Dobra stvar naravnega pogovora je, da lahko skozi pogovor še bolj natančno definirate, kaj iščete, v zameno pa vam bo M-Files Aino posredoval še bolj natančne odgovore.

Da ne bo čisto vsak zaposleni dostopal do najbolj občutljivih podatkov, je M-Files Aino dovolj pameten, da prepozna, ali ima uporabnik ustrezna dovoljenja za ogled dokumentov.

M-Files je že v privzeti obliki odličen sistem za upravljanje dokumentov, s pomočnikom Aino pa je vsaka naloga le še lažja in hitrejša. (P.R.)