Najdite dokument v trenutku!

Iščete varno rešitev za upravljanje z gradivi, ki zadošča trenutno veljavnemu Pravilniku o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki? Spoznajte Tabularium. Slovensko IT podjetje Rettro d.o.o. ga je razvilo v času Covid-19. Pogovarjali smo se z Renato Kišek, direktorico podjetja.

Vaša rešitev odgovarja na vprašanje hrambe gradiva v digitalni obliki. Katere so njene glavne prednosti?

Zagotovo je to varen in zanesljiv dostop do dokumentov, kjerkoli in kadarkoli, le dostop do spleta potrebujete. Izpostavila bi prilagodljivost rešitve specifičnim potrebam strank, od prilagodljivosti klasifikacijskega načrta za razvrščanje dokumentov, vlog in pravic uporabnikov, delovnih tokov dokumentov pred arhiviranjem do migracije obstoječih arhivov ali digitalizacije fizičnih gradiv. Brezplačno nudimo tudi testno uporabo rešitve. In nenazadnje, ena od glavnih prednosti je tudi enostavnost uporabe.

Zakaj ste se odločili za razvoj tovrstne rešitve? Vemo, da je na tržišču kar nekaj podobnih rešitev.

Res je, trg ponuja nekaj podobnih rešitev. Niso pa vse prilagodljive, kot je naša, predvsem pa cenovno dostopne tudi manjšim podjetjem ali posameznikom. Imamo odlične reference s tega področja. V primerljivem sistemu je že več kot 250 milijonov dokumentov z zelo občutljivo vsebino, kar zahteva še posebej varno obravnavo. Tabularium je narejen na podlagi izkušenj pri delu s takimi sistemi in z uporabo enakih tehnologij.

Vemo, da je danes varnost pri tovrstnih rešitvah ključna. Kako ste poskrbeli za varnost in zanesljivost?

Rešitev je varnostno pregledana in vse pomanjkljivosti so bile med razvojem odpravljene. Za prijavo v sistem podpiramo več možnosti: z uporabniškim imenom in geslom, z digitalnim kvalificiranim potrdilom ali pa dvostopenjsko prijavo s pošiljanjem kode preko SMS sporočila. Stranka lahko izbere enega ali več načinov, kakor ji ustreza.

Podpiramo tudi več načinov zajema dokumentov: preko mobilne aplikacije, spletne aplikacije ali preko t. i. REST vmesnika. Dokumente lahko zajema vsak uporabnik, v arhiv pa jih lahko klasificirajo le uporabniki z ustreznimi pravicami. Na ta način preprečujemo, da bi v arhivu končali dokumenti, ki tja sploh ne sodijo.

Dokumentom lahko uporabnik določi različne stopnje zaupanosti in na ta način omogoči dostop do dokumentov zgolj tistim uporabnikom, ki imajo ustrezne vloge in pravice za dostop do takih dokumentov.

Hranjenje dokumentov je varno, saj je podatkovna baza replicirana, podatki na diskovnih poljih pa so kriptirani s sinhronimi ključi. To pomeni, da tudi če bi nekdo prišel do podatkov na diskovnih poljih, vsebine dokumentov ne bi mogel prebrati.

Kako pa je s sledljivostjo, revizijo? Ko govorimo o varnosti, lahko nevarnost preti tudi od uporabnikov znotraj podjetja.

Vsi dogodki v sistemu se beležijo v revizijsko sled, ki jo lahko pregledujejo uporabniki z ustreznimi pravicami. V vsakem trenutku je možno pridobiti izpis vseh akcij nad določenim dokumentom ali izpis vseh akcij določenega uporabnika v nekem časovnem intervalu. Iz varnostnih kopij je mogoče pridobiti tudi (po nesreči ali hote) brisane dokumente. 

Je rešitev modularna? Danes naročniki namreč pričakujejo prilagodljivost svojim potrebam.

Kot sem že omenila, je ena od glavnih prednosti ravno prilagodljivost rešitve specifičnim potrebam stranke. Zato smo rešitev zasnovali modularno, konfiguracija rešitve po meri naročnika je hitra, enostavna in jo je mogoče povezati z naročnikovimi obstoječimi sistemi.

Komu je rešitev namenjena? Kako naj vemo, da je rešitev za nas prava?

Rešitev je namenjena vsem, ki potrebujejo varno elektronsko hrambo za svoje dokumente, in vsem, ki potrebujejo podporo svojim delovnim procesom. Ker je cenovno dostopna, je primerna tudi za manjša podjetja ali posameznike. Na voljo je tudi brezplačno testiranje programske opreme. Pokličite nas in se pred nakupom prepričajte, da je rešitev prava za vas.

Več najdete na www.tabularium.eu. (P.R.)