Nadzor tiskanja v oblaku ali na lokaciji

Vsa podjetja želijo zavarovati svoje podatke, pa naj gre za poslovne podatke, osebne podatke zaposlenih ali ponudbe, naročila in podobno. Še posebej osebne podatke je zaradi zakonodaje GDPR potrebno varovati pred nepooblaščenimi vpogledi. Podjetja varujejo strežnike, zaklepajo računalnike, onemogočajo uporabo USB ključev ter na ostale načine preprečujejo beg podatkov. Veliko podjetij pa ne pomisli na najbolj enostaven način kraje zaupnih podatkov – preprosto tiskanje zaupnih dokumentov. Kaj uporabniku preprečuje, da natisne ponudbo ali interne podatke zaupne narave ter natisnjen dokument odnese konkurenci? Beg zaupnih podatkov iz podjetja pa je lahko tudi popolnoma naključen – uporabnik natisne dokument, a ga ne prevzame s pladnja tiskalnika.

Po podatkih hiše Quocirca je že 70 odstotkov organizacij doživelo eno ali več naključnih kršitev zaupnosti podatkov zaradi nezadostne varnosti tiskanja. V letu 2014 je bilo tako kar 14 odstotkov vseh kršitev zaupnosti podatkov povezanih z natisnjenimi dokumenti (vir: ITRC – Identity Theft Resource Centre).

V času mobilnega dela pa je tudi tiskanje in skeniranje preko mobilnih naprav postalo zelo pomembno. Uporabniki želijo imeti na svojih mobilnih napravah na voljo vse funkcije, ki so jih vajeni v pisarnah, izziv podjetjem pa predstavlja omenjene storitve zagotoviti na varen način.

Xerox WorkPlace Suite: programska oprema za upravljanje s tiskom

Programska oprema Xerox Workplace Suite omogoča varno tiskanje ter skeniranje dokumentov. Odgovornim omogoča popoln pregled nad tiskanjem ali skeniranjem dokumentov ter samodejno blokiranje tiskanja dokumentov zaupne naprave.

Xerox Workplace Suite zaklene tiskalnike, ki tako brez prijave uporabnika ne morejo tiskati, skenirati ali kopirati. Programska oprema omogoča preverjanje vsebine dokumentov – če natisnjen ali skeniran dokument vsebuje prednastavljene izraze, kot so »Zaupno« ali »Samo za interno rabo«, so samodejno o tem obveščene odgovorne osebe v podjetju. Tako se prepreči naklepen ali naključen beg zaupnih podatkov.

Programska oprema omogoča tudi tiskanje in nadzor skeniranja preko mobilnih naprav – tako lahko terenski ali domači uporabniki varno tiskajo neposredno iz svojih mobilnih naprav. Dokumenti se bodo natisnili šele v trenutku, ko se bo uporabnik prijavil na tiskalnik. Podprti so mobilni operacijski sistemi iOS, Android in Windows, uporabniki pa lahko dokumente za tiskanje pošljejo tudi preko e-pošte.

Varno tiskanje omogoča tudi boljši nadzor nad stroški tiskanja v organizacijah. Če podjetje točno ve, koliko in kaj tiska, lahko na tak način določeno tiskanje prepove ali ga usmeri na sodobne dokumentne sisteme, ki omogočajo brezpapirno poslovanje. Nastavitev pravil samodejno pretvarja barvne dokumente v črno-bele, enostransko tiskanje v dvostransko ter nastavi tiskalnike, za katere imajo uporabniki pravice.

Programska oprema je na voljo v dveh verzijah: strežniški in oblačni. Strežniška je priporočljiva za podjetja, ki potrebujejo večji nadzor, oblačna pa za podjetja, ki imajo več lokacij, različnih domen ali veliko število mobilnih uporabnikov.

Več informacij o programski opremi Xerox Workplace Suite in o sistemih varnega tiskanja dobite pri podjetju Bilban d.o.o.