Kakšno je stanje digitalne preobrazbe v podjetjih?

Pandemija COVID-19 je pospešila številne trende, povezane z digitalno preobrazbo in povzročila ogromen pritisk na podjetja, da prilagodijo infrastrukturo za delo na daljavo in digitalizirajo svoje delovne procese. Ta preobrazba ‘čez noč’ je povzročila svoj delež bolečih točk zlasti med mikro-podjetji in malimi in srednje velikimi podjetji, ki niso imele infrastrukture za delo na daljavo, poleg tega pa so bila omejena z viri in proračunom. Hkrati so številne organizacije ugotovile, da je sodelovanje z zunanjimi izvajalci učinkovito orodje za odpravljanje pomanjkljivosti digitalne preobrazbe v lastni organizaciji. Vendar pa mikro-podjetja na področju digitalne preobrazbe še zmeraj zaostajajo za drugimi. To so ugotovitve raziskave o digitalni preobrazbi*, ki jo je v imenu družbe Konica Minolta izvedla družba Keypoint Intelligence.

Glavni izzivi so varnost podatkov, varstvo podatkov (GDPR), delo na daljavo in pomanjkanje IT osebja

Grožnje kibernetske varnosti so v zadnjih letih vedno večji problem, zaradi nedavnih trendov pa je ta izziv le še večji. Nenaden prehod na delo na daljavo in večja odvisnost od digitalnih storitev, sta skupaj z infrastrukturo in pomanjkljivim znanjem zaposlenih in podjetij o ravnanju z omenjenimi delovnimi tokovi, ustvarila ozračje v katerem uspevajo spletni (digitalni) kriminalci. To je razvidno tudi iz študije. Varnost podatkov so podjetja označila za največji izziv (34 %). Skoraj štiri leta po uvedbi uredbe GDPR maja 2018 študija ugotavlja tudi, da je varstvo podatkov za številna podjetja še vedno velika težava (28 %). Zahtev GDPR se ne morajo držati le velika podjetja, temveč tudi mala in srednje velika podjetja – vsa, ki obdelujejo osebne podatke. Če pogledamo druge rezultate študije, ugotovimo, da ima približno četrtina podjetij še vedno težave z delom na daljavo v smislu IT infrastrukture/storitev (26 %) in delom na daljavo v smislu aplikacij/programske opreme (25 %). Poleg tega se jih 25 % strinja, da je sledenje novim tehnologijam izziv. Hkrati primanjkuje specializiranega IT osebja (23 %), ki bi lahko rešilo te težave.

 
Več kot polovica podjetij poišče storitve zunanjih izvajalcev

Da bi premagale te izzive, številne organizacije poiščejo zunanjo podporo. Več kot polovica vseh organizacij (51 %) je že oddala v zunanje izvajanje in upravljanje vsaj del svojih delovnih procesov. IT varnost in zaščita podatkov sta na vrhu seznama dejavnosti, ki jih organizacije zaupajo zunanjim izvajalcem (46 %). To ni presenetljivo, saj lahko težave na teh področjih povzročijo hude finančne obremenitve, če se jih ne reši hitro in učinkovito – varnost preprosto ne more čakati. Razvoj aplikacij (34 %) in IT infrastruktura (33 %) sta prav tako pogosto zaupana v izvajanje zunanjim izvajalcem. Motnje na katerem koli od teh področij bi pomenile izgubo produktivnosti in morebitna varnostna tveganja. Vse pogostejša uporaba zunanjih izvajalcev odraža dejstvo, da na trgu dela primanjkuje usposobljenega IT osebja. Številni IT strokovnjaki pa so trenutno tudi pod pritiskom in velikim stresom, saj morajo za organizacije zagotavljati brezhibno hibridno delo (v pisarni in/ali doma), hkrati pa ohranjati varnost podatkov in upoštevati pravila za skladnost poslovanja.

Podjetja vseh velikosti morajo na poti do digitalne preobrazbe premagati še veliko ovir. Naša študija je pokazala, da so številne organizacije ugotovile, da je sodelovanje z zunanjimi izvajalci učinkovito orodje pri odpravljanju pomanjkljivosti digitalne preobrazbe v lastni organizaciji. Zunanji izvajalci lahko podjetje hitro in učinkovito podpre z dodatnim strokovnim znanjem z IT področja in ustreznimi informacijskimi rešitvami.

Matjaž Babnik, Vodja marketinga, Konica Minolta Slovenija

Večina podjetij že uporablja (določene) rešitve v oblaku

Ena od pobud za digitalizacijo, ki se je v času pandemije močno okrepila, je prehod v oblak, zlasti ker je ta bistven za hibridno in decentralizirano delo. Večina vseh anketiranih organizacij že uporablja neko obliko rešitve v oblaku (72 %). V prihodnje, če podrobneje pogledamo področja, podjetja vidijo oblak kot najpomembnejšo infrastrukturo za upravljanje sodelovanja (78 %), upravljanje procesov (76 %), upravljanje tiskanja (69 %) in upravljanje vsebin (65 %).

Upravljanje informacij in dokumentov

Glede trenutnega stanja upravljanja informacij in dokumentov ni pretirano reči, da vlada kaos. V večini organizacij (66 %) shranjevanje dokumentov še vedno ni učinkovito organizirano. Številne organizacije v svojih delovnih procesih uporabljajo preveč različnih nepovezanih platform. To ustvarja številne priložnosti za različne podatkovne silose (lokacije hrambe dokumentov in informacij), duplirane informacije in dokumente, izgubo podatkov in dokumentov, izgubo časa pri iskanju, kar vse rezultira v zmanjšani produktivnosti. Dobra novica je, da večina organizacij že načrtuje določeno konsolidacijo na tem področju (85 %).

Mikro-podjetja pri digitalni preobrazbi zaostajajo za drugimi

Čeprav študija kaže, da je digitalna preobrazba še zmeraj glavna in prednostna naloga za 45 % podjetij, se odstotek razlikuje glede na velikost podjetja. Medtem ko do 51 % malih in srednje velikih podjetij digitalno preobrazbo uvršča med prednostne naloge, to počne le 35 % mikro-podjetij. Manjša osredotočenost mikro-podjetij na digitalno preobrazbo je opazna tudi pri njihovih pobudah za digitalno preobrazbo. 11 % mikro-podjetij še ni še ni naredila nobenega koraka proti digitalni preobrazbi – za primerjavo, le 2 % malih in srednje velikih podjetij še ni začelo izvajati takšnih pobud. V podjetjih vseh velikosti v povprečju le 4 % podjetij še ni začelo s prizadevanji za digitalno preobrazbo, kar pomeni, da jih je 96 % že na določeni stopnji digitalizacije. Mikro-podjetja so torej na področju digitalne preobrazbe očitno v zaostanku. Zaradi tega pa so v nevarnosti, da izgubijo konkurenčno prednost.

Upravljanje IT storitev s strani zunanjih izvajalcev bo v bližnji prihodnosti naraščalo

“Prepričani smo, da vse večja kompleksnost današnjega ‘online’ ekosistema delovnega okolja ne bo kmalu izginila, zaradi česar v podjetju Keypoint Intelligence ugotavljamo, da bo uporaba zunanjih izvajalcev za upravljanje in izvajanje IT storitev v bližnji prihodnosti postalo še pomembnejše,” pravi Colin McMahon, pomočnik direktorja v Keypoint Intelligence. “V tem novem, digitaliziranem svetu vidimo priložnosti za podjetja vseh velikosti, zlasti pa za mikro-podjetja ter mala in srednje velika podjetja, da premagajo ovite pomanjkanja strokovnega IT osebja in proračuna s tem, da sprejmejo stališče, da ni potrebno vseh procesov opravljati v podjetju. S pravo kombinacijo uvajanja digitalnih procesov, ter s pomočjo skrbno izbranih partnerstev z zunanjimi izvajalci, lahko podjetja okrepijo svojo digitalno preobrazbo in se postavijo v položaj, v katerem bodo v prihodnosti bolj konkurenčna.”

Matjaž Babnik dodaja: “Konica Minolta je prav zaradi kompleksnosti digitalnega delovnega okolja pripravila vizijo ‘inteligentnega povezanega delovnega mesta’ (Intelligent Connected Workplace – ICW). Inteligentno povezovanje različnih podatkovnih točk omogoča neprekinjene in pametne načine dela, ki podpirajo zaposlene, jih razbremenijo ponavljajočih se in rutinskih opravil, ter jim omogočijo, da se osredotočijo na produktivne naloge. To omogoča naš širok nabor tehnologij, storitev, rešitev in strokovnega svetovanja na področjih, kot so upravljanje storitev tiskanja, storitve upravljanja informacij, storitve v oblaku ali upravljanje IT storitev, če omenim le nekaj primerov, s katerimi celostno obravnavamo digitalno delovno okolje.”

*O raziskavi:
Konica Minolta je raziskavo “Digitalna preobrazba” izvedla med julijem in septembrom 2021 v sodelovanju s podjetjem Keypoint Intelligence. V njej je sodelovalo 1.775 anketirancev iz Belgije, Češke, Nemčije, Danske, Španije, Francije, Združenega kraljestva, Poljske, Portugalske in Romunije. Posamezniki so prihajali iz različnih velikosti podjetij, od 1 do 2 zaposlenih (5 %) do 5.000 ali več zaposlenih (9 %). Povprečje je bilo 1.129 zaposlenih. Analiza je bila razdeljena na tri velikosti podjetij: 1-19 zaposlenih (mikro-podjetja), 20-199 (mala in srednja podjetja) in >200 (srednja in velika podjetja).