Kako izbrati dokumentni sistem, ki ga bo ekipa dejansko uporabljala

Če vaša ekipa še vedno ročno prepisuje podatke s prejetih PDF računov v računovodski program, išče pravo verzijo pogodbe po lokalnih mapah ali pa dokumente potrjuje tako, da si jih pošilja po e-pošti, niste digitalizirani – ste le digitalno neučinkoviti.

Rešitev je dokumentni sistem (DMS), a kako izbrati pravo rešitev in ne preplačati funkcij, ki jih ekipa v praksi nikoli ne bo uporabljala?

Od kompleksnih ekosistemov do agilnih rešitev

Univerzalne rešitve, ki bi ustrezala vsem, ni. Zato Konica Minolta v svojem portfelju ponuja orodja za različne stopnje digitalne zrelosti. Za organizacije s kompleksnimi strukturami in tisoči razpršenih podatkov je tu M-Files – inteligentna platforma, ki z umetno inteligenco povezuje vse vire informacij v podjetju. Gre za vizionarsko rešitev, ki je v samem svetovnem vrhu (po Gartnerju).

Vendar pa vsako podjetje ne potrebuje tako širokega tehnološkega zamaha. Za večino srednjih in malih podjetij (SMB) je ključna operativna hitrost. Namesto dolgotrajne implementacije kompleksnih sistemov se je pogosto modreje odločiti za rešitev, ki je optimizirana za takojšnjo uporabo in specifične potrebe ekipe. Tu nastopi dokumentni sistem Waidok.

Kako dokumente samodejno spraviti v enoten proces?

Čeprav Waidok omogoča, da vaš tiskalnik postane pametna vstopna točka (dokument preprosto skenirate in sistem ga z ustreznimi podatki takoj pošlje v pravi odobritveni proces), to še zdaleč ni edini vir podatkov.

Dokumenti prihajajo iz vseh smeri, zato je dokumentni sistem Waidok zasnovan kot centralno zbirališče, ki samodejno zajema informacije iz različnih digitalnih virov:

• E-pošta: Prejeti računi, pogodbe in naročilnice v vašem nabiralniku se samodejno in strukturirano prenesejo v sistem.
• Digitalne mape in neposredni vnos: “Drag & drop” funkcionalnost omogoča hiter uvoz datotek neposredno iz računalnika ali pametnega telefona.
• Povezljivost (API): Prek lastnega API vmesnika se Waidok brezšivno poveže s programsko opremo, ki jo v podjetju že uporabljate (ERP, CRM), ter celotnim Microsoftovim ekosistemom (Teams, Outlook).

Konkretne prednosti, ki jih pameten dokumentni sistem prinese v vaše poslovanje:

• Konec ročnega prepisovanja: Z vgrajeno OCR (Optical Character Recognition) tehnologijo in inteligentno indeksacijo sistem ob prejemu dokumenta prepozna in izlušči ključne podatke (npr. znesek, davčno številko, dobavitelja).
• Avtomatizirani delovni tokovi (Workflows): Ko Waidok zajame prejeti račun, ga po vnaprej določeni poti (denimo na podlagi zneska ali oddelka) samodejno usmeri k pravi osebi v potrditev.
• Boljše poslovno odločanje in odzivnost: Ko stranka pokliče glede specifične pogodbe, dokument najdete v nekaj sekundah.
• Optimizacija operativnih stroškov in prostora: Fizični arhiv stane. Z digitalizacijo ta prostor sprostite, predvsem pa drastično porežete skrite stroške izgube časa.
• Neprebojna varnost in GDPR skladnost: Ko pride do zahtevkov v zvezi z GDPR ali se na vratih prikaže zunanji revizor, je hitro iskanje ključno. Waidok strogo nadzoruje dostope in vodi revizijsko sled.
• Cloud-First arhitektura (brez IT glavobolov): Waidok je sodobna rešitev v oblaku, ki gostuje na Microsoft Azure. Vaša ekipa lahko do arhiva in procesov dostopa 24/7 – iz pisarne, na terenu ali od doma. Ne potrebujete dragih lokalnih strežnikov, dragega vzdrževanja ali ročnih nadgradenj.

Univerzalne rešitve so OK, a Waidok pokaže svojo pravo vrednost šele, ko rešuje konkretne operativne težave posameznih ekip. Odlično se izkaže v prodaji in marketingu, proizvodnji, financah in računovodstvu, kadrovskih službah (HR) ter pravnih službah in administraciji.

Praktičnost pred prestižem

Pri investiciji v IT rešitve ne kupujte dolgih seznamov funkcionalnosti, ki jih v praksi nikoli ne boste uporabili. Če se podjetje duši v globalnem informacijskem kaosu in ima izjemno kompleksne potrebe, bo M-Files nedvomno prava izbira.

Če pa želite predvsem hitro uvesti red v svoje procese, drastično zmanjšati stroške administracije, avtomatizirati potrjevanje in zagotoviti varno upravljanje dokumentov brez astronomskih stroškov in mesecev implementacije, bo Waidok dokumentni sistem zadetek v polno.

Več lahko najdete na www.konicaminolta.si. (P.R.)