Je upravljanje poslovnih vsebin organizacije živo ali mrtvo?

ECM (Enterprise Content Management) je skupek strategij, postopkov ter orodij, ki jih uporabljamo za zajem, upravljanje, shranjevanje, trajno hrambo in dostop do vsebin in dokumentov, povezanih z organizacijskimi procesi. Orodja in strategije ECM organizacijam omogočajo upravljanje z nestrukturiranimi informacijami, kjerkoli že so, v organizacijah pa so prisotna že nekaj časa. O prihodnosti tega področja se je spet začelo govoriti, ko je bilo oznanjeno, da je OpenText kupil Documentum podjetja Dell.

ECM tehnologije že dolgo časa predstavljajo veliko vrednost za podjetja, saj omogočajo avtomatizacijo določenim poslovnih procesov. ECM predstavlja nosilni steber v marsikateri organizaciji skupaj z upravljanjem procesov, strank in resursov. Statistika govori, da bi štiri od petih organizacij, ki se zanašajo na ECM, utrpela resno motenje poslovanja, če bi ta sistem bil nedostopen le en dan.

Do zdaj so bile podobne rešitve rezervirane za zelo velike organizacije. Ocene so, da več kot 70 % srednje velikih organizacij še ni integriralo ECM tehnologij. Zakaj je temu tako? Starejši sitemi ECM so preveč komplicirani za uporabo in predragi za integracijo v organizacijo. Vendar to se sedaj spreminja.

Oblačne in mobilne storitve revolucionarizirajo kaj ECM je, kaj lahko naredi in povečujejo število organizacij, ki jim ECM sistem lahko prinese pravo vrednost. Zmogljivosti ECM sistemov sedaj dopuščajo uporabo v novih organizacijah in to v času, ko se organizacije začenjajo zavedati, da njihovi procesi, ki potekajo preko gore papirjev, otežujejo digitalno transformacijo njihove organizacije. Kakšna pa je pravzaprav razlika med tradicionalnim ECM in moderno različico?

Tradicionalni ECM temeljijo na dragih tehnologijah, ki so komplaksne za uporabo in so zato v domeni velikih organizacij, ki si to lahko privoščijo. Sodobne rešitve na področju ECM pa so usmerjene v aplikacije, ki omogočajo mobilnost in prilagodljivost ter so primerne za uporabo v vseh organizacijah, ne glede na njihovo velikost. Rešitev se prilagodi glede na potrebe organizacije.

Če povzamemo ugotovimo, da imajo moderni ECM sistemi tri pomembne karakteristike:

1. Fleksibilnost – tako pri nakupu kot pri uporabi;
2. Razširljivost – sistem se brez težav razširi tudi na druge dele poslovanja;
3. Polna funkcionalnost – podpora je namenjena tako procesom rešitve, kot tudi skladnosti z obstoječimi procesi v organizaciji.

Med naborom organizacijskih tehnologij ima ECM dokazano vrednost za organizacije. Ampak, če v prihodnje želi tovrstna tehnologija ostati živa, mora doživeti korenite spremembe v smislu lažje uporabe, preprostejše vpeljave z možnostjo upravljanja glavnih poslov organizacij, prilagodljivostjo za mobilne naprave in uporabo v oblaku.

Podjetje Vibor d.o.o. je uradni zastopnik organizacije Ricoh v Sloveniji. Več o njihovi ponudbi organizacijskih rešitev si lahko pogledate na njihovi spletni strani www.vibor.si.