Digitalna inventura: manj ročnega dela in hitrejši popis

Ko se približuje konec leta, se v številnih podjetjih začnejo priprave na inventuro. Ne glede na to, ali gre za popis izdelkov v skladišču in trgovini ali za popis osnovnih sredstev, je izziv podoben: v omejenem času je treba preveriti veliko količino podatkov in uskladiti dejansko stanje z evidencami.

Ročni popis s popisnimi listi zahteva veliko časa, dodatno delo pa pogosto nastane še pri prepisovanju zbranih podatkov v informacijski sistem. Pri večjem številu izdelkov, osnovnih sredstev ali lokacij se poveča tudi možnost napak.

Črtna koda namesto ročnega prepisovanja

Digitalni popis proces poenostavi. Izdelke oziroma osnovna sredstva označimo s črtnimi kodami, popisovalec pa jih z mobilnim terminalom skenira neposredno na lokaciji.

Podatki so tako že ob zajemu v elektronski obliki in pripravljeni za nadaljnjo obdelavo. Namesto ročnega prepisovanja se lahko ekipa osredotoči na preverjanje dejanskega stanja.

Pri Info-kodu sta glede na namen popisa na voljo dve programski rešitvi.

PCS za inventuro izdelkov

ProCodeScan je namenjen inventuri ter vhodu in izhodu blaga v skladišču. Omogoča skeniranje 1D in 2D črtnih kod, upravljanje zbranih podatkov na mobilnem terminalu ter prenos podatkov v ERP oziroma računovodski ali knjigovodski sistem.

Zaposleni lahko na terminalu preverijo tudi podatke o zalogi ali cenah.

Kako velika je lahko razlika v praksi, kaže primer A1 Slovenija. Po podatkih Info-koda so inventuro v poslovalnicah pred uvedbo digitalnega zajema izvajali od enega do treh dni, dodatne ure pa so porabili še za ročni vnos podatkov. Z uporabo ProCodeScan pri inventuri prihranijo 170 delovnih ur letno.

ACS za popis osnovnih sredstev

Pri računalnikih, opremi, pohištvu, strojih in drugih osnovnih sredstvih je pomembno predvsem vedeti, kaj podjetje ima in kje se posamezno sredstvo nahaja.

AssetCodeScan omogoča branje črtnih kod osnovnih sredstev, pregled podatkov ter njihovo posodabljanje, kadar se med popisom ugotovi sprememba. Omogočen je tudi uvoz in izvoz podatkov v obliki, združljivi z večino računovodskih in knjigovodskih programov.

Osnova učinkovitega procesa je pravilno označevanje sredstev z obstojnimi nalepkami, programsko rešitev pa dopolnjujejo mobilni terminali za izvajanje popisa.

Kupiti ali najeti opremo?

Pri načrtovanju inventure se pojavi še praktično vprašanje: koliko mobilnih terminalov potrebujemo?

Podjetje, ki opremo uporablja skozi vse leto tudi pri drugih skladiščnih ali logističnih procesih, se lahko odloči za nakup. Če dodatne naprave potrebuje predvsem v času letne inventure, pa je lahko bolj smiselna možnost najema.

Tako lahko podjetje za obdobje popisa zagotovi več terminalov in omogoči sočasno delo več popisnih ekip, ne da bi moralo kupiti opremo, ki bi jo preostanek leta uporabljalo le občasno.

Rešitev naj se prilagodi procesu

Pri digitalizaciji inventure zato ni pomembna samo izbira mobilnega terminala ali programa. Pomembno je, da skupaj delujejo označevanje, programska rešitev, mobilna oprema in obstoječi informacijski sistem podjetja.

Info-kod podjetjem zagotavlja rešitve za inventuro izdelkov s PCS ter popis osnovnih sredstev z ACS, skupaj z ustrezno opremo in podporo. Glede na način in pogostost uporabe je opremo mogoče kupiti ali najeti za obdobje popisa.

Priprava na inventuro je zato tudi dobra priložnost za vprašanje: ali lahko proces, ki ga vsako leto ponavljamo, izvedemo hitreje in z manj ročnega dela?