5 razlogov za brezpapirno pisarno

Izkušnje kažejo, da vpeljava dokumentnega sistema znatno vpliva na konkurenčno prednost podjetja in profitabilnost na dolgi rok. Verjetno se sprašujete, kako in zakaj, morda ste do trditve celo rahlo skeptični.

Kje vi izgubljate čas?

Pisarniška miza, polna papirja, je v mnogih podjetjih postala stvar preteklosti. V prizadevanju za izboljšanje učinkovitosti in hkrati za pomoč okolju so mnoga podjetja preoblikovala svoje poslovalne sisteme brez papirja ali ga znatno zmanjšala. Namesto da je večina informacij na papirju, podjetja uporabljajo sisteme za upravljanje digitalnih dokumentov.

Da nam stranke ne bi bežale h konkurenci ali preprosto prekinile sodelovanje z nami, je z vidika pretoka informacij v podjetju pomembnih nekaj faktorjev, ki jih je v primeru pomanjkanja nujno izničiti. Cilj nam morajo biti optimizirani odzivni časi zaposlenih, kakovost obdelave storitev in hitrost reševanja sporov ali težav.

Upravljanje dokumentacije lahko v podjetju predstavlja veliko preveč porabljenih minut, ki bi jih lahko unovčili učinkoviteje. Zaradi nenadzorovanega upravljanja z dokumenti vse preveč časa porabimo pri administraciji namesto pomembnejši stvari, kot sta konkurenčna prednost in profitabilnost.

Živimo v času, kjer so potrebne nenehne spremembe, ki nam omogočajo lažje poslovanje. In prav zaradi kopičenja dokumentacije, ki nam zavzame veliko prostora in časa, je treba uvesti spremembe, ki nam bodo omogočale lažje in hitrejše upravljanje z dokumenti.

Nekatera podjetja so potrebovala nekaj časa za adaptacijo na dokumentni sistem, vendar so mnogi, ki so prešli na tovrstne sisteme in sprejeli prakso, hitro prepoznali številne prednosti.

Predstavljamo 5 največjih prednosti brezpapirne pisarne:

1. Iskanje in shranjevanje

Posnemanje fizične strukture, ki vključuje vložne omare, mape in zavihke, omogoča veliko lažji in intuitivni prehod na brezpapirno poslovanje. Izboljšuje tudi doslednost. Uporabniški dostop je klasificiran, pravice uporabnikov se tako zlahka nadzorujejo. Vložitev dokumentov v sistem za upravljanje z dokumenti na osrednji lokaciji omogoča sodelovanje. Uporabniki lahko dostopajo do dokumentov v pisarni ali na poti. Potek dela in razporejanje avtomatizirata poslovni proces, ki ustvarja sodelovanje in izboljša učinkovitost skozi celotno organizacijo.

2. Preprosta dostopnost:

Za nekoga, ki pogosto deluje zunaj podjetja, je dostopnost do dokumentov ključnega pomena. V trenutku lahko pridobi vse potrebne informacije in jih tudi deli z drugimi zunaj ali znotraj organizacije. Bodisi preko mobilnih naprav bodisi s pomočjo prenosnega računalnika. Vse, kar potrebuje, sta internetni dostop in varna povezava.

3. Varnost informacij:

Veter, voda in ogenj lahko podjetje ohromijo v nekaj sekundah, brez večjega predhodnega opozorila. Glede na raziskave na Univerzi v Teksasu je le 6 odstotkov podjetij, ki so utrpela škodo zaradi izgube podatkov, preživelo, 43 odstotkov podjetij si nikoli ni opomoglo, 51 odstotkov podjetij pa si je opomoglo šele po dveh letih. S sistemom za upravljanje z dokumenti lahko dobesedno shranimo poslovanje. Brez obnovitve poslovne listine in podatkov je nadaljnje poslovanje skorajda nemogoče.

4. Sistem za vsako organizacijo:

Prednost sistema za upravljanje z dokumenti je ta, da je primeren, če ne celo nujen, za vsako organizacijo. Uporabljajo ga številna podjetja, ne glede na vertikalno dejavnost (proizvodnja, finančne organizacije, logistika itn.) in velikost. V sistem lahko shranimo neomejeno število dokumentov, ne glede na tip in velikost. Od vhodnih faktur in pogodb do tehnične dokumentacije.

5. Povezljivost:

Tovrstni sistemi morajo biti in večinoma so povezljivi z ostalimi sistemi, ki so že v uporabi v organizaciji ali podjetju. Združljivost je ključnega pomena pri dostopu do informacij iz več različnih sistemov. Uporabniku je v interesu hiter učinkovit sistem, ki mu z enim klikom omogoča takojšen prikaz informacij, celo preprosteje kot brskanje po internetu.

Ob vzpostavitvi dokumentnega sistema bomo priča učinkovitemu toku dokumentov, preprostemu pregledu, hitremu potrjevanju in elektronskemu arhivu. Za nameček bodo vsi dokumenti varno in organizirano shranjeni ter hitro dostopni. Poleg zgoraj naštetih prednosti naj izpostavimo še nekaj zelo merljivih: znižanje stroškov tiska, arhiva, poštnih storitev in še mnogo drugih, ki jih zlahka prelijemo v povrnitev investicije. Poleg zniževanja stroškov pa je najbolj pomembno to, da se bosta posledično povečevali učinkovitost in dobičkonosnost.

Ali ni to cilj vsakega podjetja?

Primer (Prodajni oddelek v podjetju): v grobem bi lahko rekli, da je cilj vpeljave dokumentnega sistema prihranek pri času zaposlenega okoli dvajset odstotkov, kar predstavlja dodaten dan zaposlenega na teden. Predpostavljamo, da povprečni komercialist ustvari dvajset ponudb tedensko. Realizacij ponudb ima trideset odstotkov, kar v besedi pomeni, da naš komercialist uspešno zaključi sedem ponudb tedensko. Če mu dodamo dodaten dan na teden, to pomeni, da uspe ustvariti 24 ponudb pri enaki realizaciji. V praksi je to en zaključen posel na teden več. Če izračun prenesete na povprečno velikost ponudbe v vašem podjetju, je morda rezultat, ki bi lahko znatno vplival na poslovanje.

V podjetju Vibor, d. o. o., so tako za namen lažje predstave o zmogljivosti dokumentnega sistema pripravili demo sobo DocuWare, kjer si lahko v živo pogledate zadnje rešitve, ki jih trg trenutno ponuja.