10 nasvetov za uspešno pripravo PowerPoint predstavitev

Dobra zamisel nič ne pomeni, če je ne znamo predstaviti na način, da bo zanimiva tudi za poslušalce oziroma tiste, katerim je namenjena. Tu nam je lahko v veliko pomoč Microsoftov predstavitveni program PowerPoint, vendar le, če vemo, kako pravilno pripraviti predstavitev, sicer bomo z njo dosegli ravno nasproten učinek.

V nadaljevanju vam bomo prestavili nekaj ključnih smernic, kako pripraviti zanimivo, privlačno in strokovno predstavitev ter kako se izogniti najpogostejšim napakam. Če boste sledili tem napotkom, boste po vsej verjetnosti pripravili predstavitev, ki bo tako prepričala kot navdušila vaše poslušalce.

1. Predstavitev mora biti prilagojena občinstvu

Če želimo pripraviti uspešno predstavitev, mora biti ta pisana na kožo občinstvu oziroma poslušalcem, kar pomeni, da se moramo predhodno pozanimati o njihovem znanju s področja predavanja, njihovih ciljih, interesih, načrtih in podobno. Če bomonamreč izgubili pozornost poslušalcev, bo vse izgubljeno in to neglede na to, kako dobra in zanimiva bo naša zamisel, vsebina ali tema predavanja.

2. Struktura predstavitve

Vsaka dobra predstavitev mora imeti tri »glavna poglavja«, in sicer kratek uvod, zanimiv osrednji del in zaključek. V uvodnem delu moramo izpostaviti ključne točke predstavitve z namenom, da pritegnemo pozornost občinstva. Uvod ponavadi »obsega« zgolj eno prosojnico in vsebuje kratek pregled predstavitve. Pomemben je seveda tudi zaključek, kjer še enkrat prikažemo, kakšen je bil namen predstavitve.

3. Oblika predstavitve

Predstavitev mora vedno izgledati profesionalno, kar pomeni, da je potrebno paziti tako na oblikovanje vsebine kot pisavo. Oblikovanje naj bo preprosto, sicer pozornost poslušalcev ne bo osredotočena na vsebino predstavitve. Izberite pisavo, ki je enostavna za branje in velikost besedila naj bo primerna glede na vsebino. Pisava mora obvezno biti enaka na vseh prosojnicah.

4. Uporabljajte barve in ključno vsebino poudarite

Uporaba barv lahko poživi predstavitev, vendar le, če se jih ne uporablja preveč. Tu je ključnega pomena, da uporabljamo enake barve skozi celotno predstavitev. Če bomo uporabljali črno pisavo na belem ozadju ne bomo zgrešili, vendar to ne bo pustilo pozitivnega vtisa na naše poslušalce. Pri pripravi predstavitve uporabimo do največ tri barve, pri čemer z najbolj »kričečo« barvo poudarimo tisto vsebino, ki je na posamični prosojnici najpomembnejša.

5. Manj je več

Na prosojnici naj bodo samo ključne besede, ki vam bodo v podporo pri predstavitvi in ne celotni stavki ali celo odstavki. Podatke na prosojnici vedno opišemo s kratko zgodbo, saj si jih bodo poslušalci lažje vtisnili v spomin. Pri opisovanju podatkov se ne spuščamo v podrobnosti, ampak to storimo le, če nam kdo od poslušalcev zastavi vprašanje, povezano s pojasnitvijo določenega podatka.

6. Uporabljajte slike

Slike so ključni element vsake predstavitve, saj imajo poslušalci poleg ušes tudi očesa. Prave slike lahko izboljšajo in dopolnijo našo predstavitev oziroma sporočilo, ki ga jim želimo prenesti. Izbira prave slike je ključnega pomena, sicer bodo dosegli ravno nasproten učinek. Z uporabo slike lahko dejnsko na najenostavnejši način predstavimo kompleksno zamisel ali proces. Slike pa v nobenem primeru ne uporabimo za »okrasitev« prosojnice.

7. Animacije in videoposnetki

Animacije in videoposnetki so lahko zelo učinkovito orodje za vizualizacijo in razlago zapletenih zamisli, poleg tega si poslušalci vsebino lažje zapomnijo. Animacije in videoposnetke moramo uporabljati zmerno, sicer bomo z njimi zgolj odvrnili pozornost poslušalcev in s tem dosegli nasprotni učinek od želenega.

8. Humor uporabljajmo previdno

Uporaba humorja lahko poživi poslušalce in prepreči, da bi bila njihova pozornost usmerjena na druga »področja« (na primer pregledovanje elektronske pošte). Pri tem kakopak ne smemo pretiravati, sicer bo učinek ravno nasproten.

9. Pridobimo povratne informacije od poslušalcev

Če želimo izboljšati naše predstavitvene veščine je ključnega pomena, da pridobimo povratne informacije s strani poslušalcev. Da bodo njihovi »odgovori« kar se da iskreni, pripravite anonimne vprašalnike.

10. Praksa, praksa, praksa

Večje število predstavitev opravite, boljše vam bo šlo. Pri tem moramo seveda upoštevati še določena »pravila«, kot so, da moramo do potankosti poznati in razumeti vsako prosojnico, ki jo kažemo poslušalcem, govoriti moramo samozavestno in brez treme, pri čemer naš govor ne sme biti »prehiter«. Očesni stik z občinstvom in opazovanje udeležencev je prav tako pomemben.

Pri pripravi predstavitve z Microsoftovim predstavitvenim programom PowerPoint moramo vedno imeti v mislih, da je to zgolj orodje za lažjo predstavitev naših zamisli. Brez ustrezne predhodne priprave in dobro pripravljene predstavitve namreč ne bomo dosegli želenega cilja.