Registracija in identifikacija na dogodkih

O organizaciji dogodkov, vlogi identifikacije in personalizacije kartic in dodatkov ter akreditacijah in sledenju udeležencev na dogodkih smo se pogovarjali z Jasno Triller, lastnico in direktorico podjetja IDentiks kartični sistemi.

Kaj je bilo vaše vodilo pri razvoju programa za sledenje udeležencev?
Vodili pri razvoju blagovne znamke IDE.Konferenca sta bili predvsem dve. Bolje spoznati želje posameznega obiskovalca dogodka, ga razumeti in seveda posledično se mu poskušati bolje prilagoditi v danem trenutku, kot seveda na srednji in daljši rok. Druga je varnost ter celotna storitev
»na ključ«, saj ne gre le za programsko orodje, ampak celotno storitev glede na potrebe naročnika.

Bi lahko na kratko obrazložili?
Ko nam uspe razumeti udeleženca ter spoznati, kaj ga res zanima (sploh v primeru večih vzporednih predavanj), se mu lažje prilagodimo pri naslednjih dogodkih, kar lahko posledično pomeni, da se raje vrne na naslednji dogodek. Ugotovili smo namreč, da vsebinski organizatorji pogosto sploh
nimajo nikakršnega »feed-backa« o samih predavanjih, kar je gotovo slabo. Tako je nastala celotna storitev »na ključ« in s tem lastna blagovna znamka imenovana IDE.Konferenca. Obsega celotno izvedbo akreditiranja z različnimi ID dodatki, najem ali nakup programa za vodenje in registracijo
udeležencev (SW), najem ali nakup različnih vrst čitalcev ter izvedbo zaključnih poročil. Storitev je primerna za vse vrste prireditev kot so seminarji, konference, festivali, šolanja, še posebej pa tam, kjer je pomembna sledljivost prisotnosti udeležencev.

Kakšna je uporabna vrednost programa IDE.Konferenca?
Sistem je zelo primeren za tiste dogodke, kjer kotizacijo po večini plačujejo podjetja in želijo zato imeti zagotovilo, da so se udeleženci tudi resnično udeležili predavanj. V ta namen lahko na koncu konference izdamo potrdilo za vsakega udeleženca, na katerih predavanjih je udeleženec bil prisoten. V tujini so bile take zahteve postavljene že pred leti. Sistem pa je uporaben tudi za vse organizatorje, ki hočejo komunicirati s strankami tudi po konferenci, ter za srečanja, kjer je potrebna boljša kontrola pristopa na dogodke. Izpostavila bi, da je to skoraj nujno na dogodkih, kjer je prisotnost obvezna.

Kako akreditiranje in sledenje delujeta?
Z udeleženci ne upravljamo več na listih papirja, ampak za to skrbi napredno programsko orodje, skupaj s terminali ali GSM aparati z najnaprednejšo NFC tehnologijo Istočasno ponujamo tudi “web access”, da se udeleženci lahko sami prijavijo preko spleta, naložijo svojo sliko, kolikor je seveda le-ta na akreditaciji. Vse to zelo olajša celotno organizacijo kot tudi samo akreditiranje in birokracijo samim organizatorjem dogodka.

Kako lahko vaša storitev pripomore k prepoznavanju želja udeleženca?
S sledljivostjo točno vemo, kdo je kaj poslušal in kdaj. Zakaj je to pomembno? Najprej za organizatorja, da ve, ali je bilo predavanje zanimivo in za načrtovanje programa v prihodnje; za predavatelja, kdo ga je poslušal in ne nazadnje zaradi poprodajnih aktivnosti. V večini primerov se žal zgodi, da je organizatorjem pomembno le, da pridobijo udeležence, naslednji kontakt pa sledi šele čez eno leto, kot poziv na ponovno udeležbo dogodka.