SAOP iCenter – Končno slovo papirju

Sliši se kot odlomek iz TV oddaje o prihodnosti, ampak ne! Gre za novosti, ki jih je podjetje SAOP, vodilni proizvajalec poslovnih programov za podjetja in javne ustanove, umestil v ERP poslovni informacijski sistem iCenter.

Odlikuje ga popolnoma nov sistem za elektronsko vodenje poslovne dokumentacije, ki organizacijam omogoča popolno odpravo papirne dokumentacije pri internem delu in posledično tudi bolj ekološko poslovanje.

S tem bistveno povečajo storilnost zaposlenih ter minimizirajo visoke stroške materiala in dela, ki so povezani z vodenjem papirne dokumentacije.

Kako je to mogoče?

Dosedanji dokumentni sistem v iCentru je temeljil na datotečnem sistemu, kar je bilo problematično predvsem z vidika varnosti in obvladovanja uporabniških pravic.

V novem sistemu pa se dokumente shranjuje v temeljno zbirko podatkov, ki jo uporablja poslovni informacijski sistem. Do poslovne dokumentacije lahko dostopajo samo pooblaščeni uporabniki prek funkcionalosti v programih iCenter in to glede na njihovo vlogo v poslovnem procesu.

“S prenovo dokumentnega sistema smo organizacijam zagotovili sledljivost dokumentacije, od tega, kdo in kdaj je nek dokument uporabljal do tega, kaj je z njim počel, pri čemer se vodi tudi različice dokumentov,” je povedal Peter Rodman, SAOP.

Tako uporabnikom iCentra za učinkovito operativno delo ni potrebno uvajati novih tehnologij za dokumentni sistem niti kupovati licenčnih dokumentnih rešitev.

Kaj prinašajo inovacije iCentra?

Z inovativnim dokumentnim sistemom se dokumenti vodijo s kar šestih vidikov – po strankah, artiklih, zaposlenih, osnovnih sredstvih, napravah in delovnih mestih.

V sistem se shranjujejo vsi dokumenti, ki se jih uporablja v podjetju. Vključeni so skenirani dokumenti, ki pridejo po pošti, na primer podpisane pogodbe in prejeti računi, pa dokumenti, ki nastanejo z uporabo programa iCenter, na primer izdani računi, plačne liste in potni nalogi ter dokumenti, ki nastajajo v drugih aplikacijah oziroma informacijskih sistemih, na primer tehnična dokumentacija.

Kot je še pojasnil Rodman, se dokumente lahko povezuje tudi med seboj. Tako lahko na primer tehnolog na delovni nalog za proizvodnjo pripne še tehnično sliko izdelka in kosovnico.

Po drugi strani imajo zaposleni v računovodstvu pri potrjevanju računov takoj na voljo digitalno sliko računa in pogodbo, v komerciali pa tudi različno dokumentacijo o izdelkih, ki se jih na primer naroča za nadaljnjo prodajo.

Poleg tega se v sistemu vodi tudi kadrovska dokumentacija, od pogodb o delu in plačilnih list, do potrdil za izobraževanja in usposabljanja ter zdravniških potrdil. Novi dokumentni sistem je nadgrajen tudi z zmožnostjo serijskega skeniranja dokumentov, ki na primer bistveno poenostavlja delo z digitalizacijo prejete papirne pošte predvsem računov v vložišču.

Novi poslovni program iCenter poleg dokumentnega sistema prinaša vrste drugih izboljšav na področju finančnega računovodstva, kot je enostavno spremljanje plačil računov in samodejni obračun davka na dodano vrednost po plačani realizaciji.

Program po novem omogoča lažje vodenje javnih naročil, poenostavlja trgovino na drobno, obvladovanje strank in artiklov ter materialno in skladiščno poslovanje.

Izboljšave so še pri sistemu za obračun storitev, podprte so zadnje zakonske spremembe pri obračunu plač in drugih osebnih prejemkov ter obračunavanju storitev v javnih ustanovah, dodane pa so tudi nove zmožnosti za vodenje pogodb, delovnih nalogov in fakturiranje.

Rešitve prihodnosti za e-poslovanje sedanjosti

O novostih iCentra smo povprašali tudi Sandija Borša, direktorja prodaje in marketinga v SAOP, ki je poudaril, da so “nedavno razširili uporabo funkcionalnosti iCentra na splet, s čimer je odpravljenih vrsto ročnih rutinskih postopkov, ki ustvarjajo veliko papirne dokumentacije. Sedaj pa se z novim dokumentnim sistemom popolnoma opušča uporabo papirnih dokumentov pri operativnem delu”.

V podjetju načrtujejo, da bodo novi dokumenti sistem podprli tudi z akreditiranimi storitvami elektronskega arhiviranja v skladu z zahtevami Zakona o varovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, s čimer bodo uporabnikom iCentra odprli možnost za pravno-veljavno elektronsko poslovanje s partnerji in državnimi inštitucijami.