Zakaj je upravljanje tiskalnikov pametneje prepustiti strokovnjakom?

Zakaj je upravljanje tiskalnikov pametneje prepustiti strokovnjakom?

Tiskalniška infrastruktura je v mnogih podjetjih še vedno »siva cona«. Dokler deluje, se z njo nihče ne ukvarja. Ko pa se poglobimo v številke, hitro ugotovimo, da nenadzorovano tiskanje predstavlja presenetljivo visok (in pogosto skrit) strošek, varnostno tveganje in nepotrebno obremenitev za interne IT ekipe.

Rešitev, ki se je v poslovnem svetu uveljavila kot standard za obvladovanje tega kaosa, so Managed Print Services (MPS) oziroma storitve upravljanja tiskanja.

V nadaljevanju si preberite, kaj točno ta storitev zajema in zakaj se podjetjem – od malih in srednjih do velikih korporacij – splača preiti na ta model.

Kaj se dejansko skriva za kratico MPS?

Storitve upravljanja tiskanja (Managed Print Services – MPS) niso zgolj najem tiskalnikov. Gre za celovit pristop k upravljanju, optimizaciji in varovanju vašega dokumentnega toka. Namesto da kupujete škatle in sami skrbite za tonerje ter servise, upravljanje celotne flote prevzame zunanji partner.

To vključuje ne le tiskalnike, ampak tudi:

• Vzdrževanje: Proaktivno odkrivanje napak (pogosto preden jih uporabnik sploh opazi).
• Logistiko: Avtomatska dobava potrošnega materiala.
• Programsko opremo: Orodja za varnost, sledljivost in poročanje.

Cilj je preprost: transformacija tiskalniškega okolja iz nepreglednega stroška v kontroliran proces.

4 ključni razlogi za prehod na zunanje upravljanje

Glede na poročilo Quocirca Global Print 2025, kar 78 % podjetij v MPS vstopa z namenom znižanja stroškov. Vendar pa finančni prihranek ni edina prednost.

1. Finančna transparentnost in prihranki Mnoga podjetja ne vedo, koliko natančno porabijo za tiskanje. MPS ta strošek naredi predvidljiv.

• Od CAPEX k OPEX: Namesto visokih investicij v strojno opremo preidete na mesečni strošek, ki temelji na dejanski uporabi.
• Racionalizacija: Pogosto ugotovimo, da imajo podjetja preveč naprav, ki so premalo izkoriščene. Z optimizacijo flote zmanjšamo število naprav, a povečamo njihovo učinkovitost.

2. Razbremenitev internega IT oddelka Vaši IT strokovnjaki so verjetno predragi, da bi menjavali tonerje ali reševali zastoje papirja. Z MPS storitvijo te operativne naloge prevzame zunanji izvajalec. Vaša ekipa se tako lahko posveti strateškim projektom in digitalizaciji, namesto da izgublja čas z vzdrževanjem periferne opreme.

3. Varnost podatkov in skladnost (GDPR) Tiskalnik je danes polno zmogljiv računalnik v omrežju in kot tak predstavlja vstopno točko za kibernetske napade. MPS vključuje varnostne mehanizme, kot so:

• Avtentikacija uporabnikov: Tiskanje “Sledi mi” (Follow-me), kjer uporabnik dokument sprosti šele ob prihodu do naprave (nič več zaupnih dokumentov, ki ležijo na pladnju).
• Šifriranje podatkov in sledljivost vsakega natisnjenega dokumenta.

4. Trajnost in okoljska odgovornost Manj naprav, manjša poraba energije in manj zavrženega papirja. Z analitičnimi orodji lahko spremljate okoljski odtis in aktivno zmanjšujete porabo virov, kar prispeva k vašim ciljem družbene odgovornosti (ESG).

Kako poteka proces pri podjetju Konica Minolta Slovenija?

Pri nas ne verjamemo v “škatlaste” rešitve. Vsako podjetje ima specifične potrebe, zato proces poteka v treh strukturiranih fazah:

1. Faza: Audit (Posnetek stanja) Ne ugibamo. Naši analitiki najprej izvedejo natančen pregled obstoječega stanja. Kje nastajajo stroški? Kje so ozka grla v procesih? Na podlagi podatkov pripravimo scenarije optimizacije.

2. Faza: Implementacija in optimizacija Na podlagi ugotovitev postavimo novo okolje. To ne pomeni nujno zamenjave vseh naprav, temveč njihovo smiselno razporeditev in integracijo programskih rešitev za upravljanje. Vse poteka pod vodstvom projektnega vodje, ki skrbi, da prehod ne moti vašega delovnega procesa.

3. Faza: Upravljanje in dolgoročno partnerstvo Tu se pravo delo šele začne. Vaš skrbnik (Service Delivery Manager) skrbi za redno spremljanje delovanja, poroča o doseganju ciljev in predlaga izboljšave. Sistem ni statičen – prilagaja se rasti vašega podjetja in spremembam v načinu dela.

Zaključek

Upravljanje tiskalnikov morda ne zveni kot najbolj razburljiv del poslovanja, je pa eden tistih, kjer lahko z urejenim pristopom hitro dosežete merljive rezultate. Če želite prenehati z “gašenjem požarov” pri tiskalnikih in ta proces postaviti na profesionalno raven, je čas za pogovor z nami.