Kako generacijske razlike vplivajo na doseganje digitalnih ciljev?

Tiskanje kot neizogiben del poslovne dinamike – Izzivi prehoda na digitalno poslovanje v večgeneracijski pisarni.

Ideja o brezpapirni pisarni je že desetletja vroča tema. Do 70. let 20. stoletja so v pisarnah prevladovali papirni dokumenti. Vendar pa se je v sredini 70. let pojavila obdelava besedil, ki je omogočila elektronsko urejanje, ne da bi bilo treba ponovno tipkati celotne strani. Ta razvoj je leta 1975 vodil do članka v reviji Business Week z naslovom “Pisarniška prihodnost”, ki je vseboval celo vrsto napovedi o pisarni brez papirja.

Naslednja leta so bila zaznamovana tudi s tehnološkimi razvojnimi dosežki. Elektronske preglednice, razvite leta 1979, so avtomatizirale izračunavanje proračuna in druge računovodske naloge. Sledili so integrirani elektronski pisarniški sistemi, v 90. letih pa je prišel internet kot univerzalni način za enostavno izmenjavo informacij. Pojav shranjevanja in rešitev v oblaku v sredini 2000-ih je začel še dodatno zmanjševati odvisnost od papirja.

Kljub vsemu temu razvoju pa brezpapirna pisarna še vedno ni splošna realnost, tiskanje pa še naprej igra pomembno vlogo v poslovnih dejavnostih. Čeprav so digitalni delovni procesi znatno zmanjšali porabo papirja, odvisnost od tiskanja ostaja. Več kot 70% podjetij v najnovejši študiji Quocirca navaja, da je tiskanje pomembno za njihove poslovne procese.

Podatki PWC iz leta 2023 kažejo, da pisarniški delavci v ZDA še vedno porabijo 10.000 listov papirja letno.

Glavni razlogi za nadaljnjo uporabo papirja so:

• Stranke še vedno pošiljajo papirne dokumente (36%).
• Zakonske zahteve za določene dokumente (30%).
• Potreba po fizičnih podpisih (29%).

Ključ do razumevanja, zakaj prehod ni uspešen, je v generacijski strukturi delovne sile. Različne generacije imajo različna pričakovanja glede tiskanja, kar vpliva na hitrost in učinkovitost digitalizacije.

Generacijski prepad: Različna stališča do papirja

Uporaba in zanašanje na tiskane dokumente sta povezana z različnimi pritiski različnih generacij na delovnem mestu.

1. Baby Boomers in Generacija X: Navade tiskanja in prilagajanje

Baby Boomers (rojeni med letoma 1946 in 1964) so odraščali s tiskanimi materiali in tiskanimi informacijami, zato se še vedno zanašajo na tradicionalne metode tiskanja. Čeprav imajo večjo težnjo k tiskanju, se bo zaradi njihove starosti veliko izmed njih v naslednjem desetletju upokojilo, kar bo imelo nekaj vpliva na razvoj brezpapirne pisarne.

Generacija X (rojeni med letoma 1965 in 1980) je prav tako navajena uporabljati tiskane informacije, vendar so bolj naklonjeni digitalnim delovnim tokovom. Kljub temu, da so odraščali s tiskanjem, je poročilo Quocirca iz leta 2022 pokazalo, da je 76% starejših anketirancev (rojenih pred letom 1977) menilo, da bo tiskanje pomembno v letu 2022, medtem ko jih le 51% meni, da bo pomembno tudi v letu 2025.

2. Milenijci (Gen Y): Hibridni delovni tokovi

Milenijci (rojeni med letoma 1981 in 1996), pogosto opisani kot “digitalni domorodci”, so od zgodnjega otroštva odraščali s tehnologijo. Morda dajejo prednost digitalnim dokumentom in izmenjavi informacij, vendar za določene poslovne potrebe še vedno uporabljajo tiskane dokumente.

Raziskava Quocirca kaže, da 76% rojenih med 1978 in 1987 meni, da bo tiskanje pomembno v letu 2022. Vendar je ta delež padel na 62% tistih, ki menijo, da bo pomembno v letu 2025. To kaže na prehod, kjer tiskanje ni popolnoma opuščeno, temveč strateško uporabljeno.

3. Generacija Z (Gen Z): Digitalna utrujenost in nazaj h knjigam

Generacija Z (rojeni med letoma 1997 in 2012) je verjetno še večji “digitalni domorodec”.

Vendar pa se njihov pogled na papir radikalno spreminja, kar je opazno v izobraževalnem sistemu:

• Preobrat v izobraževanju: Dolgo časa je bila digitalizacija v izobraževanju, tudi za najmlajšo generacijo, obravnavana kot nekaj nepredstavljivega. Vendar se nekatere države v Evropi zdaj vse bolj zanašajo na tradicionalne tiskane medije.
• Učna uspešnost: Švedska, ki je bila napredna pri uporabi sodobne tehnologije, se zdaj v prvih letih šolanja vrača h knjigam, potem ko so raziskovalci ugotovili trend upadanja učne uspešnosti pri intenzivni uporabi digitalnih medijev.
• Kognitivne prednosti papirja: Raziskave so pokazale, da “digitalni domorodci” veliko bolje absorbirajo informacije iz tiskanih knjig kot z zaslonov. Ugotovili so tudi, da mladi bralci pogosteje preletijo daljša besedila, ko uporabljajo iPade ali e-bralnike.
• Digitalna utrujenost: Pojav digitalne utrujenosti (obremenitev oči, glavoboli in celo motnje spanja) je bil prepoznan kot vse večji problem.

To pomeni, da kljub digitalni usmerjenosti, papir za to generacijo ponuja ključno prednost pri učenju, koncentraciji in zdravju.

Prihodnost: Ne brezpapirno, ampak manj papirno poslovanje

Morda se vizija brezpapirne pisarne nikoli ne bo uresničila, vendar se zdi realistično, da bo pisarna v prihodnosti še manj papirna kot danes.

Gonilne sile digitalizacije

1. AI in IDP: Digitalizacija je že pripeljala do znatnega zmanjšanja papirnih procesov. Inteligentna obdelava dokumentov (IDP), ki uporablja umetno inteligenco in strojno učenje, bo potrebo po tiskanju še dodatno zmanjšala. Po podatkih Quocirca 62% anketirancev namerava povečati svoje izdatke za IDP.
2. Avtomatizacija: Že sedaj je mogoče avtomatizirati več kot 30% dela. Umetna inteligenca bo še dodatno pospešila proces digitalnega izpolnjevanja in podpisovanja obrazcev, kar zmanjšuje uporabo papirja v panogah, kot so bančništvo, zdravstvo in izobraževanje.
3. Evropski cilji: Evropska komisija ima digitalne cilje za leto 2030, med katerimi sta cilja, da 75% podjetij v EU uporablja oblak, umetno inteligenco ali velike podatke, in da več kot 90% malih in srednjih podjetij doseže vsaj osnovno raven digitalizacije.

Ti dejavniki potrjujejo, da se pospešuje zmanjšanje obsega tiskanja. 75% podjetij pospešuje svoje načrte za digitalizacijo papirnih procesov, pri čemer mala in srednja podjetja napovedujejo 6-odstotni upad obsega tiskanja v naslednjih 12 mesecih.

Vendar pa bo tiskanje ostalo nujno za zakonske, zunanje in kognitivne potrebe, saj mnogi ljudje, morda generacijsko, še vedno tiskajo dolge dokumente, da jih lažje berejo in razumejo.

Rešitev: Pametna tiskalniška infrastruktura za digitalno dobo

Ne glede na vašo pot digitalizacije, so rešitve Konica Minolta zasnovane, da vam pomagajo premostiti generacijski prepad in doseči vaše digitalne cilje.

Uspešen prehod na manj papirno pisarno ne pomeni le opustitve papirja, temveč zagotavljanje infrastrukture, ki obravnava nujno tiskanje in učinkovito digitalizacijo.

Konica Minolta bizhub i-Serija in storitve so ključni most med fizičnim in digitalnim:

• Multifunkcijski tiskalniki: bizhub i-Serija ponuja prilagodljive možnosti tiskanja, pa tudi skeniranje za digitalizacijo dokumentov za varno shranjevanje in pridobivanje iz oblaka. Konica Minolta nenehno razvija svojo linijo tiskalnikov, da bi zadovoljila spreminjajoče se potrebe vsake generacije delavcev.
• Mobilna in oblačna podpora: Mobilno in tiskanje v oblaku omogoča zaposlenim tiskanje dokumentov od kjerkoli in na kateri koli združljivi napravi, kar podpira oddaljena in hibridna delovna okolja.
• Upravljanje storitev tiskanja: to je odličen način za prilagajanje tiskanja resničnim potrebam in hkrati za optimizacijo stroškov tiskanja, izboljšanje učinkovitosti in zmanjšanje količine odpadkov.

V kontekstu digitalizacije, so Konica Minolta rešitve vaša vstopna točka za digitalno transformacijo dokumentov in jamstvo za učinkovit izpis, ko je tiskanje neizogibno.