Inventura brez stresa: Kako ProCodeScan+ digitalizira popis zalog

V praksi pa je to pomenilo zaprte trgovine, preobremenjene zaposlene in vodstvo, ki se je spopadalo z napakami pri ročnem štetju. Dolge ure popisovanja in pretipkavanja so bile za večino podjetij sinonim za stres in izgubo prihodkov. Napisi »Zaprto zaradi inventure« so bili včasih stalnica, ki so jo morali sprejeti tako zaposleni kot kupci.

Danes pa se stvari spreminjajo. Digitalna orodja kot je ProCodeScan (PCS)+ podjetja Info-Kod, dokazujejo, da inventura ni nujno breme, temveč lahko postane enostaven in celo strateško pomemben proces.

Od ročnega štetja do digitalnega skeniranja

Klasična inventura je temeljila na natisnjenih popisnih listih in ročnem vnosu podatkov. Zaposleni so prešteli izdelke, zapisovali številke, nato pa jih vnašali v računalniški sistem. Ta pristop je bil počasen, poln napak in pogosto neprijeten za vse vpletene.

Sodobne rešitve, kot je PCS+, inventuro postavljajo v povsem nov okvir. Namesto svinčnika in papirja zaposleni uporabljajo mobilne terminale ali pametne naprave, na katere je naložena aplikacija PCS+. Iz vsakega artikla se preprosto skenira s črtno kodo in se tako pridobi podatke o izdelku, količini in lokaciji, ti podatki pa se takoj zabeležijo in prenesejo v ERP sistem podjetja.

PCS+ podpira skeniranje 1D in 2D črtnih kod, vključno z naprednimi standardi GS1-128. To pomeni, da lahko podjetja natančno sledijo izdelkom, serijskim številkam in lokacijam, brez dodatnega ročnega dela. Velika prednost je tudi možnost dela z več dokumenti hkrati, kar je še posebej uporabno v večjih skladiščih, kjer inventuro izvajaja več oseb ali popisnih ekip.

Kako poteka inventura s PCS+

Priprava na inventuro se začne s posodobljenimi artikli in šiframi v ERP sistemu. Izdelki in skladiščne lokacije morajo biti jasno označene s črtnimi kodami. Na terminale ali mobilne naprave se namesti aplikacija PCS, v ozadju pa se zažene MIS komunikator, ki skrbi za nemoten prenos podatkov med aplikacijo in ERP-jem.

Ko je sistem pripravljen, lahko zaposleni začnejo s popisom. Črtne kode na izdelkih ali policah skenirajo s terminalom, sistem pa samodejno zabeleži vse potrebne informacije. Če inventura poteka na več lokacijah, lahko ekipe delajo vzporedno, saj PCS omogoča obdelavo več dokumentov hkrati.

Sistem omogoča tudi sprotno sinhronizacijo podatkov prek brezžične povezave – funkcionalnost, ki je na voljo glede na nastavitve, licenco in podporo izbranega ERP sistema.Ko je možnost omogočena, se podatki med popisom samodejno posodabljajo, zato so morebitne razlike med dejanskim stanjem in evidenco vidne takoj. Po končanem popisu ERP sistem samodejno uskladi vse podatke ter pripravi pregled razlik. Vodstvo tako v trenutku pridobi jasna in ažurna poročila o presežkih, manjkajočih izdelkih in odstopanjih – za hitrejše odločitve in učinkovitejše upravljanje zalog.

Prednosti digitalne inventure

Največja prednost uporabe PCS+ je, da inventura ne zahteva zapiranja poslovalnice ali skladišča. Podjetje lahko ostane odprto, stranke lahko nemoteno nakupujejo, zaposleni pa delo opravljajo hitreje. Poslovanje tako ne trpi, kar pomeni, da ni izpada prihodkov – težava, ki je bila pri klasičnih inventurah praktično neizogibna.

Druga velika prednost je natančnost. Podatki se beležijo neposredno ob skeniranju, zato podjetje prepreči napake, ki so pri ročnem prepisovanju skoraj neizogibne. Posledično so evidence zanesljivejše, obenem pa je tudi manj dodatnega dela z naknadnim usklajevanjem.

Digitalna inventura prinaša tudi občutne prihranke. Ni več potrebe po dodatnih delavcih, nadurah ali stroških, povezanih z zapiranjem trgovine. Podjetja prihranijo čas in denar, zaposleni pa so razbremenjeni dolgotrajnega ročnega dela.

Inventura kot orodje za boljše odločitve

Inventura je zakonska obveznost, a jo s pomočjo sodobnih orodij lahko vidimo tudi povsem drugače. Namesto da jo podjetja doživljajo kot nujno zlo, jo lahko vidijo kot priložnost. Rezultati inventure razkrivajo, kje se pojavljajo razlike, kako učinkoviti so procesi in kje se pojavljajo izgube. Podjetje s PCS+ tako ne pridobi le ažurnih podatkov o stanju zalog, temveč tudi dragocen vpogled v svoje poslovanje.

Če inventura razkrije, da določeni izdelki pogosto manjkajo, je to lahko znak, da je treba izboljšati sledljivost ali varnostne postopke. Če se pojavljajo presežki, je morda nabava preobsežna. Na ta način inventura postane orodje za strateško načrtovanje in ne le zakonska obveznost.

Časi, ko so kupci stali pred zaprtimi vrati zaradi inventure, so mimo. Digitalne rešitve, kot je ProCodeScan (PCS+), omogočajo, da inventura postane hiter, pregleden in skoraj neopazen proces. Namesto da podjetje vsako leto obremenjuje, se popis zalog spremeni v rutinsko nalogo, ki jo je mogoče izvajati sproti, brez prekinitev v poslovanju.

Če želite, da tudi v vašem podjetju inventura postane enostavna in hkrati strateško koristna, se obrnite na Info-Kod, zanesljivega partnerja za avtomatizacijo in digitalno transformacijo vaših skladiščnih procesov.