Poslovna komunikacija in sodelovanje še nikoli nista bila lažja

Intranet je zmogljivo poslovno orodje in pogosto neopevan junak poslovnega sveta. Kaj omogoča intranet, smo vprašali Robija Vončino, SharePoint arhitekta v podjetju Kompas Xnet.

Zakaj izbrati SharePoint? Kako se razlikuje od ostalih podobnih intranet rešitev?

Ponudnikov intranet rešitev oziroma platform je na pretek. Glavna prednost sistema SharePoint je privzeta zasidranost v bogat Microsoftov ekosistem. Za uporabnike, ki delno ali v celoti uporabljajo enega izmed najbolj priljubljenih ekosistemov, je uporaba SharePointa logična in razumljiva. Ti uporabniki imajo že sestavljen aktivni imenik in druge sisteme, ki se enostavno integrirajo v SharePoint. Integracija je na splošno v tem primeru najboljša, saj se med seboj povezujejo Microsoft produkti. Na primer, urejanje in iskanje Office dokumenta, ki je shranjen na SharePoint strežniku, lahko z Microsoftovo intranet rešitvijo poteka hitreje in znotraj samega brskalnika.

Brezhibna integracija je zagotovo ena izmed bolj pomembnih prednosti SharePointa. Potrebno je izpostaviti tudi odlično razširljivost, enostavno uporabniško izkušnjo in bogato paleto rešitev za nadgradnjo poslovnih tokov.

Je Microsoft ekosistem pomemben dejavnik pri odločitvi strank za SharePoint?

Microsoft je ustvaril bogat ekosistem in je zagotovo pomemben dejavnik za stranke kot tudi za nas, kot ponudnik SharePoint intranet rešitve. Podatki ne lažejo, večina poslovnih uporabnikov je že v neki obliki na Microsoftovi platformi. To pomeni, da imajo glavne storitve že vzpostavljene – strežnik za baze, SQL strežnik in aktivni imenik, ki je pomemben za avtentikacijo in avtorizacijo. S tem si stranka prihrani večji delež dela in izpolni tudi vse pogoje za integracijo intranet sistema SharePoint.

V nasprotnem primeru, torej ko ima podjetje aktivni imenik in strežniško opremo na kateri drugi rešitvi, je lahko prehod na SharePoint kar velik zalogaj. Vprašanje, ki se poraja, je, ali je zanje smiselno vzpostaviti celotno Windows Server infrastrukturo, kar pa je pogoj za uporabo SharePointa.

Kaj je razlika med SharePoint in SharePoint Online? Komu bi priporočali eno ali drugo rešitev?

Nekateri uporabniki stremijo k oblaku, nekateri ostajajo na on-prem rešitvah in temu primerno obstajata tudi dve zelo različni platformi: SharePoint in SharePoint Online. Slednja v svojem ekosistemu hrani Microsoft Office 365, ki že sam po sebi vključuje SharePoint, podjetje ga mora le začeti uporabljati. Ponovno je prisotna tudi odlična integracija z vsemi produkti znotraj te programske opreme, kot na primer Microsoft Teams, Stream in podobno.

Pri novo nastajajočih portalih je velika verjetnost, da so v uporabi določene oblačne rešitve, kar pomeni, da je v tem primeru bolj logična izbira SharePoint Online. Za podjetja, ki pa namesto oblaka vztrajajo pri on-prem rešitvah ali pa imajo celo izdelane rešitve po meri, pa je on-prem SharePoint bolj prepričljiva izbira.

Kako poteka vzpostavitev SharePoint sistema?

Ko se podjetje odloči za vzpostavitev intranet sistema, vedno želimo najprej izvedeti, katere izzive želijo rešiti. Če ni natančnega načrta ali bolje rečeno predstave, kaj bi želeli na koncu doseči z intranet sistemom, se lahko zgodi, da namesto celovitega sistema podjetje na koncu dobi le del funkcionalnosti, kot bi jo lahko dobil z dobro izdelanim načrtom.

Kadar se vzpostavlja intranet portal, je zelo pomembno, da so v proces vključeni različni oddelki (PR, marketing, kadrovska …), ki so v stiku z zaposlenimi in razumejo njihove preference in kaj potrebujejo za opravljanje dela.

Če do nas pristopi podjetje, ki želi vzpostaviti centralno vozlišče za pošiljanje obvestil, novic in postaviti na primer centralno točko, kjer lahko obiskovalci in zaposleni dostopajo do vseh potrebnih informacij, je to idealen primer, zakaj izbrati SharePoint. Če pa ideja ni razvita oziroma podjetje želi samo določeno funkcijo, za katero mislijo, da bi bila priročna, pa gre za primer, kjer SharePoint ni smiseln.

SharePoint je dejansko platforma, ki vključuje sisteme DMS, CMS in ostale podobne sisteme. Podjetje pa lahko platformo še nadgradi s povezavo zunanjih sistemov, kot so na primer registracija delovnega časa, rezervacije, tečajni listi in podobno.

Za še več informacij o intranet rešitvi SharePoint obiščite spletno stran www.kompas-xnet.si. (P.R.)